الملخص التنفيذي Executive Summary

ما الملخص التنفيذي؟

الملخص التنفيذي (Executive Summary): يعد أهم أجزاء خطط العمل، وهو وثيقة قصيرة تلخص مقترحاً أو تقريراً مطوّلاً، بما يسمح للمدراء فهم محتوى هذا المقترح أو التقرير دون الحاجة لقراءة التفاصيل، وبالتالي مساعدتهم على اتخاذ القرارات.

يعمل الملخص التنفيذي على تحليل المشكلة، واستخلاص النتائج، ووضع التوصيات اللازمة لتحسين مسار العمل، وتقديمها بطريقة مختصرة توفر وقت المدراء وتجذب انتباههم.

أهمية الملخص التنفيذي

يعد الملخص التنفيذي الجزء الأكثر أهمية في خطة العمل، حيث يوفر نسخة مختصرة من المستند الرئيسي، ويساعد القارئ على تنمية فهم المستند ككل قبل أن يبدأ في القراءة بتعمق أكبر، الأمر الذي يوفر الوقت على المستثمرين والمديرين التنفيذين ويجذب انتباههم لقراءة بقية الخطة والعمل على تحقيق أهداف العمل.

مكونات الملخص التنفيذي

تختلف مكونات الملخص التنفيذي اعتماداً على تفاصيل المستند الرئيسي، وتشمل المكونات الرئيسية عادةً ما يلي:

• الموضوع: يتضمن معلومات حول الموضوع أو القضية قيد التحليل، ما يساعد على فهم محور خطة العمل، ويقدم لمحة موجزة عما تقدمه ومن سيستفيد منها.
• المشاكل والحلول: هي توسيع للموضوع، وتوفر المزيد من التفاصيل حوله، وبالتالي توضح سبب تقرير الأعمال، وتتيح للقارئ معرفة الإجراءات والأحداث التي تدفع إلى التغييرات في عمليات الشركة أو القسم، وتحديد الحلول التي تعالج المشكلات المختلفة، وتتضمن تسمية أعضاء الفريق ودورهم داخل الشركة.
• أبحاث السوق والميزة التنافسية: يسلط الضوء على الأبحاث والمعرفة بالقطاع الذي ينتمي إليه العمل، وكيفية اختلافه عن الآخرين على مختلف المستويات المحلية منها والوطنية، ومن الممكن أن يتضمن نقاط ضعف الشركة وخطط التغلب عليها.
• المعلومات المالية والتوقعات والتمويل: يوضح احتياجات الميزانية لإكمال المشروع بنجاح.
• التوصيات: تلخص الطريقة الملائمة لتأقلم الشركة مع التغييرات بناءً على المبادرات أو السياسات أو الهيكل التنظيمي الجديد.

كيفية كتابة الملخص التنفيذي

ينبغي كتابة الملخص التنفيذي عبر أربع خطوات رئيسية وهي:

1. البدء بالمشكلة: أي شرح سبب أهمية الملخص التنفيذي والمشروع الذي يمثله، وتحديد ماهية المشكلة، وأهمية حلّها وارتباط هذه المشكلة بالعملاء.
2. تحديد أهداف المشروع أو الحل الموصى به: ينبغي توصيف الخطوط العريضة لأحداث المشروع، والنتائج الرئيسية والجدول الزمني الخاص به، أو شرح الحل بطريقة توجيهية، تقنع القارئ بأن الحل المُقدّم هو الحل الأنسب.
3. شرح قيمة الحل: الدخول في مزيد من التفاصيل حول الحل وتأثيره في المشكلة المطروحة، وتوقعات النتائج، وكذلك توضيح كيف يساهم المشروع بتحقيق أهداف الشركة، والإشارة إلى أي معلومات مالية وفوائد محتملة ومخاطر مرتبطة بالمشروع.
4. الاختتام باستنتاجات حول أهمية العمل: توجيه فهم أصحاب المصلحة التنفيذيين نحو تأثير وأهمية هذا العمل في الشركة، وأي استنتاجات يجب الأخذ بها من الملخص التنفيذي.

نصائح لكتابة الملخص التنفيذي

يهدف الملخص التنفيذي لتقديم نظرة عامة ومحايدة عن مسار العمل، لذا عليك اتباع ما يلي:

• كتابة الملخص ضمن صفحتين إلى أربع صفحات.
• استخدام لغة مناسبة للجمهور المستهدف.
• الابتعاد عن المصطلحات التقنية التخصصية.
• اعتماد ترتيب التقرير الرئيسي نفسه.
• اعتماد صياغة تساعد على قراءة الملخص بمعزل عن التقرير الرئيسي.

   اقرأ أيضاً:

•    تقرير رسمي.