شارك
الرئيسيةما هي الخطة الإدارية؟
الخطة الإدارية (Management Plan): هي الخطة التي تستخدمُها الشركة لتوضيح الهيكل التنظيمي، وتحديد عدد الموظفين المطلوبين، ومتطلبات الموارد البشرية الداخلية والخارجية؛ في ظل أنشطتها التجارية المسُستهدفة.
توضح الخطة الإدارية عدد الموظفين أو المهنيين المراد العمل معهم، إضافة لتحديد مستحقاتهم المالية والمكافآت التي يستحقونها، كما تتضمن معلومات عن أعضاء المجلس الاستشاري في حالات معينة؛ مثل رغبتها بالاستثمار.
يُساعد كتابة الخطة الإدارية في حصر جميع الموارد البشرية التي ستدخل بالأنشطة التجارية في صفحة واحدة، وذلك إلى جانب الأهداف المراد تحقيقها.
كيفية إعداد خطة عمل إدارية
يمكن اتباع الخطوات الرئيسية التالية في إعداد خطة عمل إدارية:
- كتابة الملخص التنفيذي: يقدم لمحة موجزة عن جميع المكونات الرئيسية لخطة العمل الإدارية، وأن يكون الملخص قابلاً للفهم بسهولة؛
- ذكر بيان الرؤية: يهدف بيان الرؤية إلى أن يكون دليلاً لمساعدة الشركة على اتخاذ قرارات تتماشى مع فلسفتها ومجموعة الأهداف المعلنة، ويخدم أغراضاً طويلة المدى؛
- كتابة بيان المهمة: بيان واضح لما تفعله الشركة وكيف ستُدار؛ إذ يصف الغرض من الشركة، وسبب وجودها، وماذا تقدم من منتجات أو خدمات، ومن سيستخدم هذه المنتجات أو الخدمات من الجمهور.
- تحديد الأهداف: تحديد الأهداف التي ستساعد في تحقيق مهمةالشركة، إذ تعكس الأهداف ما تهدف الشركة إلى تحقيقه وتعطيها التوجيه، وتكون الأهداف عادة عبارات عامة دون إطار زمني؛
- تحديد مجالات الأداء الرئيسية: تركز على المجالات العامة للعملية داخل الشركة، حيث تكون النتيجة المرجوة مطلوبة خلال فترة تنفيذ خطة العمل الإدارية. ومن بعض هذه المجالات نذكر التسويق والتمويل والموارد البشرية؛
- ذكر السياسات والإجراءات: يضفى ذكر السياسات والإجراءات المطبقة الطابع الرسمي على العمليات داخل الشركة، ما يساعد على خلق التناسق وبيئة عمل متماسكة؛
- الاعتبارات المستقبلية: تنطوي جميع الأعمال على مخاطر حدوث مشاكل مفاجئة، ما يحتّم ضرورة بناء جميع التوقعات المستقبلية المحددة على هذه المشاكل غير المعروفة، مثل تحديد ملحقات المبنى أو تعديلاته أو ترقياته التي ستكون مطلوبة في المستقبل؛
- إعادة النظر في الخطة: التحقق من الخطة، والطلب من أشخاص آخرين الاطلاع عليها، مع إرسال نسخة إلى كل مالك لإتاحة الفرصة أمامه في حال وجود أي تعديلات مقترحة.
أهداف خطة العمل الإدارية
يتجلى جوهر جميع خطط العمل الإدارية في توفير التوجيه لإدارة أحداث العمل، وتتجلى أبرز الأهداف من وضع خطة عمل إدارية فيما يلي:
- تحديد أهداف العمل، وكيفية توزيع الشركة لمواردها المالية والبشرية، وفصل خطوط المساءلة والسلطة، وتحديد أصحاب المصلحة، واستراتيجيات التواصل؛
- تحسين المساءلة، من خلال توفير إرشادات واضحة لمن هم في المناصب الرئيسية، ودورهم في تحقيق الأهداف لدعم مهمة الشركة، والغرض من السلطة الممنوحة للموظفين ودورهم؛
- تحديد مدى توافر الموارد المختلفة، وتصنيفها إلى موارد يمكن للشركة التحكم فيها، وأخرى خارجة عن السيطرة المباشرة للمؤسسة؛
- تخطيط التعاقب، وتوفير الخصائص الرئيسية للاستبدال المثالي في حال وفاة أو استقالة أو تقاعد الموظفين الرئيسيين، للمساعدة في الحفاظ على استمرارية الأعمال؛
- ضمان استمرارية الأعمال؛ إذ توفر خطة العمل الإدارية مبادئ توجيهية للتعافي من الكوارث، وتركز في جوهرها على تقليل تأثير الكوارث عن طريق إعادة الشركة بسرعة إلى حالة التشغيل والسماح بمواصلة الأنشطة التجارية.
أهمية خطة العمل الإدارية
تتجلى أهمية خطة العمل الإدارية فيما يلي:
- المساعدة في الحصول على تمويل لمشروع؛
- تخصيص المهام؛ أي تقسيم العمل ضمن الشركة بطريقة منطقية وقابلة للتحقيق؛
- زيادة المساءلة؛ إذ يتيح تحديد المهام والواجبات محاسبة الأشخاص بسهولة في حال عدم إنجاز المهمة في الوقت المخصص لها.
- إنشاء جدول زمني فعال، يضمن دفع الفواتير في الوقت المحدد، والتعامل مع المشكلات بسرعة.
اقرأ أيضاً: