التخطيط للتنفيذ Implementation Planning

2 دقيقة

ما المقصود بالتخطيط للتنفيذ؟

تخطيط التنفيذ (Implementation Planning): مصطلح يستخدم في مجال إدارة المشاريع ويشير إلى عملية وضع ما يسمى بخطة التنفيذ (Implementation Plan)، التي تتضمن مجموعة الخطوات التي يجب على أفراد الفريق اتباعها من أجل تحقيق أهداف المشروع المشترك بينهم.

الهدف من خطة التنفيذ 

يتمثل الهدف من إنشاء خطة التنفيذ في منح كل عضو من أعضاء الفريق فكرة واضحة عن الخطوات والإجراءات التي يجب عليه تنفيذها حتى يصلوا إلى الأهداف المسطرة أمامهم، وعلى هذا الأساس فإن خطة التنفيذ الناجحة تقود إلى مشروع ناجح. كما أنها تشكل وثيقة واضحة ومرجعاً للتأكد من كل مهمة تسلمها أحد أعضاء الفريق بما يعزز المساءلة والشفافية.

خطوات التخطيط للتنفيذ

تتكون عملية التخطيط للتنفيذ من مجموعة خطوات تتمثل في الآتي:

  • الخطوة الأولى: تحديد النتائج النهائية المراد تحقيقها وما الأهداف التي يحققها المشروع بعد الانتهاء منه، وتمثل هذه المعلومات الخطوط العريضة التي تساعد على تحديد الإجراءات الأخرى.
  • الخطوة الثانية: تحديد التوقعات والنتائج المنتظرة من الإجراءات المنفذة في إطار المشروع.
  • الخطوة الثالثة: إجراء تقييم للمخاطر التي يتعرض لها سير العمل تجاه تنفيذ المشروع وتحديد طريقة التعامل معها أو الخطوات الممكنة لتفاديها.
  • الخطوة الرابعة: تقسيم المشروع إلى مجموعة من المهام التي يساعد تنفيذها في الوصول إلى النتيجة النهائية مع تحديد التواريخ النهائية التي يجب خلالها تنفيذ المهام.
  • الخطوة الخامسة: منح كل عضو من أعضاء الفريق الدور الذي يناسب خبرته ومهاراته.

نصائح بخصوص وضع خطة التنفيذ

بصفة عام توجد مجموعة من النصائح التي تفيد في تحسين عملية التخطيط للتنفيذ وتتمثل في الآتي:

  • الاستعانة بطرف خارجي في تقييم مدى وضوح الخطة، فإذا كانت الخطة واضحة وكيفية تطبيق المشروع مفهومة فذلك دليل على أن الخطة ستكون واضحة لأعضاء الفريق.
  • إتقان طرح الأسئلة التي تساعد على تحديد النتائج النهائية المراد تحقيقها.
  • مراعاة حدوث تأخيرات في تسليم المهام ووضع حيز أمان.
  • توضيح مدى ارتباط بعض المهام ببعض حتى يكون بمقدور أعضاء الفريق فهم مدى تأثير تأديتهم لمهامهم على مهام الآخرين.
  • تعزيز التواصل بين أعضاء الفريق بما يساعد على رصد أي مشكلات قبل أن تظهر أو بمجرد حدوثها وتلافي حدوث أي سوء فهم.

عناصر خطة التنفيذ

تتكون خطة التنفيذ من مجموعة عناصر تتمثل في الآتي:

  • أهداف المشروع. يجب مراعاة أن تكون هذه الأهداف ذكية أي أن تكون محدّدة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية ومحكومة بموعد زمني محدّد.
  • بيان نطاق المشروع: يتضمن الأعمال التي يجب إنجازها لتحقيق أهداف المشروع، أي أنه هو عملية تحديد الأهداف والنتائج والإرشادات والمهمّات والتكاليف والجدول الزمني لتنفيذ أعمال المشروع وتوثيقها.
  • تحليل المخاطر.
  • قائمة الموارد المتاحة  والأدوات.
  • الخطوط العريضة للتسليمات المراد الحصول عليها من المهام المنفذة.
  • الجدول الزمني لمواعيد تقديم التسليمات من الموظفين والتواريخ الرئيسية لتقدم المشروع.
  • أدوار الفريق ومسؤولياته.
  • المقاييس التي ستُستخدم لقياس التقدم في تنفيذ خطة المشروع.

اقرأ أيضاً: