الإدارة بالاستثناء Management By Exception. MBE

ما هي الإدارة بالاستثناء؟

الإدارة بالاستثناء (Management By Exception. MBE): طريقة إدارية تُمكّن الإدارة العليا من التركيز على المهام الرئيسية والاطلاع على المشاكل الجوهرية المتعلقة بخطط الشركة أو ميزانيتها.

مكونات الإدارة بالاستثناء

تتكون الإدارة بالاستثناء من ستة عناصر، هي:

  1. القياس: قياس الأداء السابق والحالي للتعرف بسهولة على الأمور الاستثنائية.
  2. الإسقاط: ربط قياس الأداء بالأهداف التنظيمية وعلاقته بالتوقعات المستقبلية.
  3. الاختيار: تحديد العناصر التي تستخدمها الإدارة لمتابعة الأهداف التنظيمية.
  4. الملاحظة: وصف الواقع الحالي للشركة حتى يتسنى للإدارة معرفته واتخاذ القرارات بناءً عليه.
  5. المقارنة: مقارنة الأداء الفعلي بالأداء المتوقع مع الإشارة إلى الاستثناء الذي يحتاج إلى إجراء إداري.
  6. اتخاذ القرار: وصف الإجراءات التي يجب اتخاذها لضمان عودة الأداء إلى المسار الصحيح.

تهدف الإدارة بالاستثناء إلى عدم تدخل الإدارة العليا بكل تفاصيل العمل إذا كان يسير وفق ما هو مخطط له، وإنما تتدخل فقط إذا كان يوجد اختلاف بين النتائج المتوقعة والفعلية، على سبيل المثال، إذا حددت سياسات الشركة زيادة النفقات العامة بحد أقصى نسبته 3%، فالإدارة العليا لن تتدخل إلا إذا تجاوزت النسبة هذا الحد.

أهمية الإدارة بالاستثناء

تتمثل أهمية الإدارة بالاستثناء في النقاط التالية:

  • استخدام الإدارة لوقتها بكفاءة أعلى من خلال توجيه انتباهها إلى المسائل الجوهرية التي تتطلب خبرة إدارية وقرار استراتيجي.
  • تحديد التناقضات في الأداء وأسبابها في الوقت المناسب.
  • اتخاذ قرار سريع للعمل.
  • تنمية الشركة وتحسين أدائها.
  • الاستخدام الأمثل لموارد الشركة.
  • تفويض أفضل للسلطة.
  • تحديد الأزمات بدقة.
  • تعزيز مستوى الاتصال داخل الشركة.

خطوات تطبيق الإدارة بالاستثناء

يمكن تطبيق الإدارة بالأهداف من خلال تنفيذ عدة خطوات:

  • تحديد الأهداف المرجوة.
  • تقييم الأداء من خلال مقارنة الأداء الفعلي بالأداء المتوقع.
  • تحليل بيانات الأداء من أجل معرفة الاستثناء الذي يحتاج إلى إجراء إداري.
  • التحقيق في الاستثناءات من القاعدة واتخاذ القرارات الخاصة بها.

إيجابيات الإدارة بالاستثناء وسلبياتها

تتمثل إيجابيات الإدارة بالاستثناء في أنها تقلل من متطلبات تدخل المدراء في الأداء بما يوفر لها الوقت لأداء مهام أخرى ويوفر للموظفين الحرية والإحساس بالثقة بالنفس، كما أنه يمكن أن يستجيب إلى الانحرافات بالأداء بسرعة في حال رصدها.

على الرغم من إيجابيات الإدارة بالاستثناء فإنها تنطوي على سلبيات تتمثل في أن معايير انحراف الأداء قد لا تكون بالدقة المطلوبة مما يسبب نتائج قد تكون كارثية ولا يمكن معرفتها إلا بعد مضي فترة زمنية، كما أنها تحتاج إلى أنظمة مراقبة آلية وفي حال عدم توافرها تتطلب متابعة يدوية للنتائج بما يجعلها تتطلب تخصيص المزيد من الوقت والمال.

أنواع أخرى من الإدارة

  • الإدارة بالأهداف: نظام إداري يهدف إلى تحسين أداء الشركة من خلال تحديد الأهداف التي يتفق عليها كل من المدراء والموظفين بشكل واضح ومفصل.
  • الإدارة بالمعاينة: يُقصد بالمصطلح تخصيص المدراء بعض الوقت لمعاينة العمل ميدانياً بالتجول بين أقسام الشركة أو المصنع الذي يديرونه، وإجراء نقاشات ارتجالية بالاستماع إلى مشاكل الموظفين أو العمال ووجهات نظرهم.
  • الإدارة المسندة بالدليل: مصطلح يشير إلى أسلوب في إدارة الشركات يعتمد على أفضل الأدلة. 
  • القيادة بالقدوة: أسلوب قيادي يستخدمه المدراء في توجيه أعضاء الفريق إلى السلوك المرغوب من خلال تبنيه.

   اقرأ أيضاً: