الأعمال التحضيرية Pre-Work

ما المقصود بالأعمال التحضيرية؟

الأعمال التحضيرية (Pre-Work): مصطلح يشير إلى العمل المنجز الذي يكون تمهيداً لأنشطة أخرى، على سبيل المثال الأعمال التحضيرية قبل اجتماع أو ورشة.

تنطوي الأعمال التحضيرية على توزيع جدول الأعمال على المشاركين بالاجتماع أو الورشة وطلب التعليقات منهم من أجل إدخال تحسينات للجدول.

نصائح للأعمال التحضيرية

يقترح مقال “كيف يُرسي القادة ثقافة العمل التحضيري قُبيل الاجتماعات؟” المنشور في هارفارد بزنس ريفيو، أن يخصص القادة وقتاً محدَّداً خلال الاجتماع لمطالبة المشاركين بمراجعة الأعمال التحضيرية المطلوبة، ويقدم مجموعة من النصائح حول كيفية إعداد مذكرة العمل التحضيري التي تتمثل بالآتي:

  • تدريب الموظفين على إعداد المذكرات ويمكن إعداد دليل إرشادي لها.
  • الحرص على تضمين عنصر تفاعلي.
  • شرح سبب تضمين مذكرة الأعمال التحضيرية للموظفين.
  • تشكيل مجموعات ثنائية.
  • طبع المذكرات التحضيرية في الاجتماعات الحضورية.

وحتى يتضمن جدول الأعمال أفضل المعلومات يحدد مقال “6 نصائح لإدارة اجتماعات خارجية موفرة للوقت” المنشور في هارفارد بزنس ريفيو العناصر التي يجب أن يتضمنها الجدول، وهي كالآتي:

  • مواضيع للنقاش (مثل: عرض رؤية القائد، وتحليل نقاط القوة والضعف والفرص والأخطار، وترتيب الأهداف حسب الأولوية، ونقاش أداء الفريق).
  • أهداف محددة لكل موضوع (مثل: فهم توجّه القائد، الموافقة على تحليل “سوات” لنقاط القوة والضعف والفرص والأخطار، والالتزام بـ 3 أهداف استراتيجية، وسرد 3 جوانب يمكن للفريق التحسّن فيها).
  • أنواع الأنشطة أو أساليب التقديم التي تريد استخدامها (مثل: جلسات عمل للمجموعات الصغيرة، ونقاشات ميسرة للمجموعات الكبيرة، وعصف ذهني، وعروض تقديمية معرفية، وحلقات نقاش، وجلسات أسئلة وإجابات، وألعاب).
  • المدة التي تريد تخصيصها لكل موضوع.
  • خطة للأعمال التحضيرية التي لا بد من إنجازها مسبّقاً، سواء أنجزتها أنت أو الجهة المنظمة أو الفريق.

وتشير النتائج التي توصلنا إليها إلى أن الفِرق العالية الأداء تتجنب المخاطر الشائعة للاجتماعات المدارة بطريقة سيئة من خلال تطبيق الممارسات التي تَبين أنها تجعل الاجتماعات مثمرة على نحو أكبر. على وجه التحديد، هذه الفِرق أكثر ميلاً إلى تكليف المشاركين بأعمال تحضيرية (أكثر بنسبة 39%)، وإعداد جداول أعمال للاجتماعات (أكثر بنسبة 26%)، وبدء الاجتماعات بمراجعة التقدم المحرز لكي يبقى أعضاء الفريق على علم بالتقدم الذي أحرزه كل منهم (أكثر بنسبة 55%).

ما هي الفِرَق العالية الأداء؟

يشير مصطلح الفِرق العالية الأداء إلى فرق العمل التي تفوق جميع التوقعات المعقولة وتحقق نتائج استثنائية، إذ يركز أفرادها على التآزر وبلوغ نتائج قابلة للقياس مع مواءمة جميع الموارد.

فوائد الأعمال التحضيرية

يحقق تنفيذ الأعمال التحضيرية مجموعة من الفوائد التي تتمثل بالآتي:

  • تساعد على تحقيق الفهم المشترك للمعلومات التي ستُطرح خلال الاجتماع.
  • تمنح المشاركين الوقت الكافي للتفكير في المستقبل وتقبّل المعلومات والتفكير فيها.
  • تتيح للمشاركين الوقت الكافي للتفاعل مع المواضيع التي ستطرح خلال الاجتماع.

اقرأ أيضاً: