إدارة المواد

ما مفهوم إدارة المواد؟

إدارة المواد (Materials Management): وهي عملية تقوم بها الشركة من خلال وضع استراتيجيات خاصة بتدفق المواد الأولية والمواد التي لها علاقة بعملية التصنيع، وترتيب ومراقبة جميع الأنشطة المرتبطة بالحصول على المواد وكميتها وجودتها.

أهداف إدارة المواد

تهدف إدارة المواد عموماً إلى توفير سلسلة غير منقطعة من المكونات للإنتاج لتصنيع البضائع في الوقت المحدد للعملاء. ويمكن تصنيف أهداف إدارة المواد إلى فئتين؛ الأهداف الأولية والأهداف الثانوية. حيث تشمل الأهداف الرئيسية:

• تحصيل الأسعار المنخفضة للعناصر للمساهمة في تقليل تكاليف التشغيل وزيادة الأرباح.
• الحفاظ على المخزونات منخفضة فيما يتعلق بالمبيعات لضمان أقل تقييد لرأس المال وزيادة كفاءة استخدامه.
• توفير إمدادات منتظمة من المواد، مع ضمان الحصول على أفضل جودة من الموردين، وتوفير الكفاءة في التعامل مع المواد.

أما الأهداف الثانوية فتتلخص في:

• خدمة الغرض المزدوج المتمثل في زيادة الشراء والمبيعات.
• اتخاذ القرارات المناسبة فيما إذا كان سيتم شراء المواد أو تطويرها في الشركة نفسها بأمان.
• التعاون مع الإدارات الأخرى على نحو فعال.
• توفير بعض التصورات المستقبلية للأسعار والتكلفة والنشاط التجاري العام.

أنواع إدارة المواد

يمكن تقسيم العمل الذي يقوم به خبراء إدارة المواد إلى خمسة أنواع مختلفة، على النحو التالي:

• تخطيط متطلبات المواد: تؤثر هذه الخطوة المهمة في إدارة المواد مباشرة على الأرباح، فكلما انخفضت كمية المواد المستخدمة، انخفضت تكلفة الإنتاج وزاد الربح المُحقق.
• الشراء: ينبغي أن يحري الشراء على نحو اقتصادي وفي الوقت المحدد للحفاظ على إمدادات المواد وزيادة الأرباح النهائية عن طريق خفض النفقات.
• مراقبة المخزون: تعد المخزونات مطلوبة للتحكم في تدفق المواد الخام والسلع المشتراة والأجزاء والمكونات النهائية. وتحاول العديد من الصناعات شراء الوقت حتى تدخل المواد إلى المتاجر قبل الإنتاج مباشرة، وهناك أيضاً حاجة لقياس مستويات الموردين بحيث يمكن تخزين العناصر قبل أن تصبح غير متوفرة.
• إدارة توريد المواد: يمكن أن تتطلب إدارة سلسلة التوريد توزيع المواد على مواقع أو مراكز إنتاج مختلفة، يحتاج كل منها إلى الإمداد المستمر. ويجب أن تكون فرق إدارة المواد قادرة على التخفيف من المواقف الصعبة مثل سوء التخزين، ونقص المخزون باستخدام أنظمة التوريد البديلة.
• مراقبة الجودة: تكون عوامل مثل المتانة ودقة الأبعاد والاعتمادية والأداء والموثوقية والقيمة الجمالية عوامل جودة مهمة لإدارة المواد، اعتمادًا على التطبيقات.

مهام إدارة المواد

تعد إدارة المواد مسؤولة عن كافة الأمور المتعلقة بالمواد الخام وجودتها وكميتها وتكاليفها، ومن مهامها الرئيسية:

• الحصول على المواد الأولية بالجودة المناسبة؛
• ضمان الحصول على كميات مناسبة من المواد الخام التي تغطي حاجات الإنتاج؛
• توفر المواد الخام في الوقت المناسب دون أي تأخير؛
• شراء المواد من مصادر موثوقة؛
• السعي للحصول على المواد بأنسب الأسعار مع مراعاة الجودة.

ما الذي يساعد على نجاح إدارة المواد؟

هناك خمسة عوامل رئيسية تساهم في نجاح عملية إدارة المواد وهي:

• القيادة القوية والتواصل: ينبغي أن يكون القادة على استعداد للعمل جنباً إلى جنب مع فريقهم، وليس الإملاء فقط من وراء المكتب، كما يجب أن يكون الفريق قادراً على الوثوق بقائده وأن يكون مدفوعاً لتنفيذ المهام نيابة عنه. حيث أن القيادة القوية للمواد تسهم في جعلها أقل عرضة لمواجهة مشاكل مادية.
• النظام المناسب وتوجيه فاتورة المواد: يعد ضمان النظام المناسب وتوجيه قائمة المواد أمراً حيوياً لنجاح البرنامج والمواد. إذ أن الهدف الرئيسي هو وجود نظام موثوق به بين جميع أعضاء الفريق. لتصبح الخطوة التالية هي توجيه قائمة المواد على نحو صحيح إلى حيث يُنفّذ كل شيئ بطريقة صحيحة.
• إدارة المخزون: يضمن وجود نظام إدارة مخزون قوي يسمح بفهم فئات المخزون المختلفة بدقة، تواجد ما يكفي من المواد في متناول اليد على نحو دائم.
• تقارير الإنتاج: التأكد من حصول جميع أعضاء الفريق على التدريب المناسب حول كيفية إعداد تقرير الإنتاج في كل محطة توقف للمادة طوال العملية الإنتاجية، وينبغي مراعاة التوجيه الصحيح للأجزاء في فاتورة المواد (البيانات التي تحدد العناصر أو المواد الخام المستخدمة لإنتاج أي شيء مادي)، وذلك لضمان عدم إنحراف أرقام المخزون، وتجنب عمليات الجرد المادي المستمرة ولجعل الإطلاق الكلي للمنتج أكثر نجاحاً.
• تنظيم تدفق المواد: وضع مخطط أو نظام يسلط الضوء على تدفق المواد، إذ أن فهم كيفية ارتباط كل مادة ومكون هو أساس التدفق المناسب للمواد، والتأكد من أن تدفق المواد مصمم هندسياً للتحكم في الطريقة التي تتحرك بها الأشياء بسلاسة، وما الذي يجعلها تتحرك وما يحدث من عملية إلى أخرى. يساعد هذا النظام الأشخاص في تنظيم عملهم والاستجابة بشكل أفضل للتغييرات غير المتوقعة أو مساعدتهم في حل المشكلات.

كيف يمكن تحسين عمليات الشراء والتوريد للمواد؟

يمكن لاتباع بعض النصائح أن يساعد على تحسين عمليات الشراء والتوريد؛ وأهمها:

• مراعاة ذكر التفاصيل الخاصة بالطلب حتى يتنسى للموردين الفهم الجيد لاحتياجات العمل.
• تحديد الشركات للموارد المراد شراؤها بدقة من خلال التشاور مع الموظفين حتى تُرتَّب السلع والخدمات حسب الأولوية.
• أتمتة المهمات المتكررة التي تتطلب وقتاً طويلاً.
• تتبُّع أداء الموردين وتقييمهم بالاعتماد على تحليل البيانات الخاصة بأدائهم.

كيف يمكن تطبيق التكنولوجيا الحديثة في إدارة المواد؟

يمكن تطبيق التكنولوجيا الحديثة في إدارة الموارد من خلال الاستفادة منها في أتمتة المهمات والاستفادة من البيانات التي يمكن جمعها عبر برامج إدارة المهمات في تحليل سير العمل وإدخال التحسينات.

مفاهيم ذات صلة:

• إدارة القدرات.
• إطار الموارد.