إدارة المكتب

ما معنى إدارة المكتب؟

إدارة المكتب (Office Management): مصطلح يشير إلى فن التخطيط والتنظيم والتحكم في الموظفين وتصميم تنفيذ أنشطة العمل؛ بهدف زيادة تركيز واهتمام موظفي المكتب بواجباتهم ومسؤولياتهم، بما يتماشى مع مهمة الشركة ورؤيتها وأهدافها، والسعي إلى تحسين الكفاءة والفعالية والإنتاجية، والحفاظ عليها.

فهم وظيفة إدارة المكتب

عادة ما يكون مجال العمل لوظيفة إدارة المكتب موجّهاً للداخل، مما يعني أن الجمهور المستهدف إرضاءه هو الشركة نفسها بما يضمن رفاهية موظفيها. إذ تركز على تحسين الإنتاجية والكفاءة وظروف العمل وتطوير بيئة عمل مريحة، وهي قابلة للتطبيق على كافة المستويات الإدارية؛ بما في ذلك الاستراتيجية والتكتيكية والتشغيلية.

أهم مهام إدارة المكتب الفعالة

• تحفيز وإلهام الموظفين وتشجيعهم على الالتزام بالمواعيد النهائية لتسليم المهام المطلوبة.
• التحكم في وظائف المكتب المختلفة، وتسهيل التنسيق والتعاون الفعال بين الموظفين لتحقيق الأهداف المرجوة على نحو ملموس.
• تنظيم وجدولة ومتابعة تنفيذ الاجتماعات والمواعيد وإدارة جميع المراسلات.
• متابعة شكوى العمل الإداري والتواصل مع مختلف أصحاب المصلحة لضمان حلها.

اقرأ أيضاً:

• إدارة علاقات الموظفين. 
• استقرار الموظفين في العمل.