كيف تحث الموظفين على المشاركة الفاعلة في الاجتماعات الافتراضية؟

يُمثل جذب انتباه الحضور في الاجتماعات المنعقدة داخل الغرفة ذاتها مهمة شاقة، فما بالك بجذب انتباههم وهم جلوس في بقاع شتى، لا شك أن الأمر سيكون أكثر صعوبة. وما يثير الانزعاج حقاً أن تناقش أمراً لتسع دقائق ثم تتوقف منتظراً إجابة من أحدهم وإذ به يجيبك بقوله: "أعتقد أنني لم أتابع ما تقول" بينما هو يقصد: "كنت أغسل شعر قطتي بالشامبو ولم أظن أنني قد أُسأل في موضوع الاجتماع".انضم إلى شبكة عالمية من المبتكرين. رشح نفسك الآن إلى جائزة مبتكرون دون 35 من إم آي تي تكنولوجي ريفيو..
دعونا نصارح أنفسنا، لطالما كانت معظم الاجتماعات سيئة المردود بسبب ضعف روح تحمّل المسؤولية تجاه التفاعل أو غيابها تماماً، فعندما نجتمع في الغرفة نفسها، غالباً ما يكون التواصل بالعين، لذلك يشعر المشاركون بضرورة إظهار الاهتمام (حتى وإن كانوا يحدقون في هواتفهم)، أما في المواقف التي تعجز فيها عن جذب الانتباه بنظرة حادة، فيجب أن تتعلم ما كان يجب أن نتقنه منذ زمن طويل، ألا وهو تشجيع التفاعل الطوعي، أو بعبارة أخرى، يجب عليك خلق فرص منظمة تتيح أمام الحاضرين التفاعل بكل حواسهم.
ثمة أربعة أسباب رئيسية لعقد اجتماع: إما التأثير في الآخرين أو اتخاذ القرارات أو حل المشكلات أو تعزيز العلاقات. ونظراً لأنها جميعاً عمليات تستلزم التفاعل الإيجابي، فنادراً ما يقدم الحاضرون السلبيون إسهامات مفيدة، لذلك كان التفاعل الطوعي شرطاً مسبقاً لعقد اجتماعات فاعلة، سواء أكانت