كيف تحسّن ظهورك في الاجتماعات الافتراضية؟

حتى قبل أن تبدأ أزمة مرض "كوفيد-19″، 5.3% من الأميركيين، أي ما يعادل أكثر من 8.2 مليون شخص، كانوا يعملون من المنزل، وهذا وفقاً لتقرير أصدره مكتب تعداد الولايات المتحدة عام 2018 . ومع تفشي المرض، انتقل الكثير من العاملين إلى العمل من المنزل، وأصبح عقد الاجتماعات عبر الفيديو أمراً عادياً بشكل متزايد في الكثير من الأغراض المتعلقة بالعمل، كاجتماعات الموظفين وجلسات العصف الذهني والإعلانات الهامة.

إلا أن أساليب التواصل التي كانت تعمل بشكل جيد فيما بين الزملاء في غرفة الاجتماعات، قد لا تعمل بسلاسة عند التواصل معاً عبر شاشة الكمبيوتر. يوصي آندي مولينسكي، الأستاذ في السلوك التنظيمي، بالنظر إلى الاجتماعات الافتراضية على أنها "سياق مختلف تماماً، وليس مجرد اجتماع شخصي أو درس معروض على شاشة".

إن تعزيز آرائك وحضورك في الاجتماعات الافتراضية عبر برنامج "زوم" (Zoom) أو "سكايب" (Skype) أو غيرها من البرامج، لا يتطلب استخدام أساليب ملائمة لطبيعة الاجتماعات التي تُعقد عبر الفيديو فحسب، ولكن يتطلب الأمر أيضاً تحرير نفسك من المفاهيم الخاطئة حول هذا المجال والتي من الممكن أن تكون ضارة بالنسبة لك.

لكي يكون لك تأثير فعلي عندما يكون حضورك افتراضياً، ضع هذه التوصيات الستة في اعتبارك:

1. ركّز على كاميرتك وليس على وجوه زملائك

سيقول لك أي مدرب على العروض التقديمية أن التواصل البصري المباشر يُعد من الوسائل الفعالة لتعزيز رأيك. وفي الاجتماعات التي تُعقد عبر الفيديو هذا يعني النظر إلى الكاميرا وليس النظر إلى وجوه زملائك المبتسمة. بالطبع لن يبعث النظر إلى دائرة سوداء معتمة على الشعور بالراحة، لأننا مجبولون على النظر إلى الأشخاص الذين نتحدث إليهم، ولكن يجب أن تعلم أن الفنانين والسياسيين كانوا يفعلون ذلك لعقود.

من الصعب التركيز على كاميرتك طوال الاجتماع، لاسيما بينما يتحدث الآخرون، ولكن اعلم أنك تزيد من تأثير وجهة نظرك عندما تنظر بعمق إلى الكاميرا.

تدرّب على النظر إلى الكاميرا أثناء حديثك في الاجتماعات التي تُعقد عبر الفيديو، حتى ولو للحظات. وكلما تدربت أكثر، أصبحت أكثر شعوراً بالراحة.

2. تحدّث بصوت مرتفع

أنصح طلابي وعملائي دائماً بالتحدث بصوت أعلى من صوتهم المعتاد لأنه بالإضافة إلى أن ذلك يجعل الصوت مسموعاً بشكل أفضل فإن الأصوات القوية تدل على السلطة والمصداقية والثقة. وتنطبق هذه الفكرة على الاجتماعات الافتراضية أيضاً. لذا حتى إن كنت تستخدم ميكروفوناً خارجياً أو داخلياً، وبالتالي قد تميل إلى الحديث بصوتك العادي، حاول أن تتحدث بصوت قوي وواضح وكأنك في قاعة مؤتمرات كبيرة.

كما أن الحديث بصوت مرتفع يمنعك من الغمغمة ومن الحديث بسرعة كبيرة بسبب كمية الهواء المتنفس اللازمة له.

3. تأكد من ظهورك بشكل مناسب أمام الكاميرا

يلعب القرب من الكاميرا دوراً كبيراً في أن ينظر الحضور إليك على أنك متواصل فعال. وكلما ابتعدت عن الكاميرا أو أصبحت صورتك غير واضحة، أصبحت أقل تفاعلاً واندماجاً. لذا في الاجتماعات التي تُعقد عبر الفيديو يجب أن تجعل رأسك وأعلى كتفيك ظاهرين بوضوح.

فإذا كان هناك جزء غير ظاهر من رأسك سواء من الأعلى أو من الأسفل، فأنت بذلك قريب للغاية من الكاميرا. وإذا كان جذعك ظاهراً بالكامل، فأنت بذلك بعيد للغاية عن الكاميرا. وإذا كان نصف رأسك فقط مرئياً، اضبط كاميرتك.

وأيضاً يجب أن تنتبه لما يظهر في خلفيتك. فالغرف الفوضوية تجعل التواصل مشوشاً. كما أن الأشياء المشتتة للانتباه ستحوّل الأنظار بعيداً عنك. لذا يجب أن تجلس في مكان ذي خلفية بسيطة، وهو ما سيعكس مهنيتك.

للاستعداد أهمية بالغة، لذا خصص بعض الوقت قبل الاجتماع لاختيار المكان الذي ستجلس فيه وتأكد أن وجهك يظهر كاملاً وبشكل جيد.

4. كن منتبهاً وحاضر الذهن

في الاجتماعات التقليدية، عادة ما يهتم المشاركون للغاية بإظهار أنهم منتبهون وحاضرون بشكل كامل. ولكن في الاجتماعات الافتراضية حيثما قد تكتم صوت ميكروفونك أحياناً (وربما ستكون مرتدياً بعض من ملابسك المناسبة للمنزل)، من السهل أن تنسى أنك ما زلت مرئياً عبر الكاميرا. فربما يستهويك تفقُّد بريدك الإلكتروني أو أداء أعمال أخرى، ولكن اعلم أن أداء مهام متعددة أثناء حضور الاجتماعات محفوف بالمخاطر، فأنت بالتأكيد لن ترغب في مباغتتك بسؤال مفاجئ وأنت غير مستعد ومنتبه.

حتى إن لم تكن تحتاج إلى المشاركة بشكل كامل في الاجتماع، إذا بدا أنك غير منتبه فإن ذلك قد يضر بسمعتك المهنية. لذا أغلق أي نوافذ أخرى وكذلك هاتفك، وذكّر نفسك دائماً أنك أمام كاميرا مفتوحة.

نظراً إلى أنك لا تعرف الدلالات الاجتماعية في الاجتماعات الافتراضية بشكل جيد بعد، من المهم أن تنتبه جيداً إلى مدة وعدد مرات حديثك، وأن تحرص على ألا تقاطع زملائك وألا تكتب تعليقاً قد يسيء إلى زميل حاضر ولكنه لن يراه. لذا أنصحك بألا تعتبر نفسك "في المنزل"، بل اعتبر نفسك "في الشركة"، ما سيجعلك تتصرف وفقاً لذلك.

5. لا تكن مصدراً لتشتيت الانتباه

في الاجتماعات التقليدية لا داع لأن تقلق من التحدث والصوت مغلق ولا من الأصوات المحيطة المزعجة ولا من ظهور الحيوانات الأليفة والأطفال. ولكن جميع هذه الأشياء من المآزق شائعة الحدوث في الاجتماعات الافتراضية، ويمكن أن تؤثر سلباً بشكل سريع على حضورك وإبدائك لرأيك. مهمتك هي أن تحرص على أن يتذكرك الناس بما أحسنت فعله وليس بما جرى بشكل خاطئ، لذا كن واعياً بمدى سيطرتك على كل من بيئتك الافتراضية وبيئتك المادية.

ابدأ بتدريب نفسك على كتم الصوت طالما أنك لا تتحدث وإلغاء كتمه فقط عندما تتحدث. فكتم الصوت يحجب الأصوات المفاجئة والأصوات العادية أيضاً التي قد لا تكون واعياً بسماع الآخرين لها مثل دقات الساعة أو صوت كتابتك على لوحة المفاتيح أو حتى صوت تنفسك. إلغاء كتم الصوت يمكّنك من الحديث ولكن الأهم من ذلك أنه ينقذك من الموقف المحرج عندما يخبرك زملاؤك أنك على وضع كتم الصوت بعد أن تكون قد بدأت في الكلام بالفعل.

تأكد من إغلاق الكاميرا أثناء فعلك أي شيء مُشتت للانتباه مثل الذهاب إلى غرفة أخرى أو تناول الطعام. (الشرب لا يشتت الانتباه بدرجة كبيرة، على عكس المضغ).

وأخيراً، إذا أراد الأطفال الصاخبون (أو الحيوانات الأليفة كثيرة الضجيج) المشاركة في المكالمة، على الأرجح سيضحك زملاؤك وسيتفهمون موقفك، لذا لا تقلق بشأن تلك المشتتات العفوية ولا تشعر بالإحراج. ولكن إذا كنت مكلَّفاً بتقديم عرض تقديمي رئيسي، حاول أن تجعل شخصاً آخر يراقبهم في غرفة أخرى بعيدة عنك، أو على الأقل أبقهم منشغلين في نشاط شائق للغاية. لا يمكن رعاية الأبناء وتقديم عرض تقديمي في آن واحد، فإيصال الرسائل الهامة لا يتطلب فقط انتباه زملائك الكامل، ولكن انتباهك أنت أيضاً.

6. استفد من نافذة الدردشة

ضع في اعتبارك أن نافذة الدردشة ليست للمناقشة فحسب، ولكنها بمثابة ملحق للعرض التقديمي. فعندما تشير إلى مقالة أو مستند مشترك، ضع روابطها في نافذة الدردشة. وإذا كنت تدير الاجتماع، ضع رابط جدول أعمال الاجتماع في النافذة أيضاً. وعندما يتحدث الآخرون، تجاوب معهم بتقديم الدعم أو بطرح الأسئلة في نافذة الدردشة أيضاً. ففي الاجتماعات الافتراضية تُعد نافذة الدردشة بمثابة فرصة فريدة لتعزيز حضورك وإضافة أبعاد إلى أفكارك وإظهار أنك حاضر ومنتبه بالكامل.

سواء كنت تشارك في اجتماعات افتراضية منذ سنوات أو بدأت للتو الشهر الماضي، من المهم أن تدرك أن الاجتماعات الافتراضية ليست مجرد اجتماعات تُعقد عبر الفيديو ولكنها تجربة تفاعلية جديدة تماماً تتطلب تكييف منظورك وعاداتك وأساليبك لتصبح ملائمة وفعالة بالنسبة إليك.