ما هي الخرافة الأكبر في إدارة الوقت؟

يُعتبر مالك موظفاً مجتهداً. إنه ليس شخصاً كثير المشاغل فحسب، بل إنه يتحلى أيضاً بتركيز عميق على إنجاز الأشياء الصحيحة. وقد أفاده ذلك كثيراً، فهو أكثر من يحقق الإيرادات في شركة الخدمات المعروفة التي يعمل فيها. فما هي خرافات إدارة الوقت التي وجدها؟

قبل أيام قليلة من العيد، سافر مالك من الكويت إلى دبي مع عائلته. كان سيعمل للأيام القليلة الأولى، ثم سيستريح برفقة عائلته. قرر أثناء الرحلة ألا يستخدم الإنترنت في الطائرة، وبدلاً من ذلك يقضي الوقت في التحدث واللعب مع أولاده. (إجازة لساعتين تقريباً بعيداً عن التقنية). عندما هبطوا، شغّل مالك جهاز بلاكبيري الخاص به واكتشف تطور أزمة بينما هو في الجو، تاركاً ما يقرب من 500 رسالة في انتظاره.

خرافات إدارة الوقت

نحن في الحقيقة غير قادرين على الابتعاد عن التقنية. إذ لا مهرب لنا من فيضان البريد الإلكتروني والبريد الصوتي والرسائل النصية و"تويتر" و"فيسبوك" و"لينكد إن"، وهذا كله ليس إلا الجانب التقني في هذا الفيضان. فكيف نستطيع مواكبة ما يحصل؟

نحن لا نستطيع

أكبر خرافة حول إدارة الوقت هي أنه يمكننا عمل كل شيء. من المستحيل لمالك أن يكون قادراً على العمل بفعالية على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به تماماً كما يستحيل علينا أن نكون قادرين على تحقيق ما نريد.

اقرأ أيضاً: هل خدعتك إحدى هذه النصائح المتعلقة بإدارة الوقت؟

واجه الحقيقة: أنت مورد محدود

هناك 24 ساعة في اليوم ولا يمكنك العمل طوال هذه الساعات. وهذا أمر يدعو إلى الكآبة. لكن الاعتراف به، يمنحنا القوة. فحالما نعترف أنه ليس بمقدورنا إنجاز كل شيء، سنصبح قادرين أكثر على اتخاذ خيارات واضحة حول ما نريد القيام به. وبدلاً من ترك الأمور مهملة، يمكننا تقصّد دفع الأشياء غير المهمة جانباً وتركيز طاقتنا على الأشياء الأكثر أهمية.

هناك تحديان رئيسيان يقفان في طريق فعل ما هو صحيح: وهما تحديد "الأشياء المهمة فعلاً" و"القيام بها".

يدير معظمنا وقته في شكل ردود أفعال على ما يصلنا أو ما يدور حولنا، ما يجعل خياراتنا تعتمد على ما يهبط علينا من طلبات على المكتب. لتحديد "الأشياء المهمة فعلاً"، نحتاج إلى اتخاذ خيارات مدروسة تنقلنا نحو النتائج التي نتوق لتحقيقها. وهذا بالطبع يعني حاجتنا إلى اتخاذ خيار واعٍ لما نريد القيام به. سيأخذ العالم كل ما يستطيع منا. لذا من المهم اليوم أكثر من أي يوم مضى أن نتمتع بنظرة استراتيجية لما نريد أن نقدمه.

أما فيما يتعلق بالتحدي الثاني "القيام بها" أو "المواظبة"، فنحن بحاجة إلى أدوات وعادات. إننا بحاجة إلى بيئة تزيد من احتمالية قيامنا بالأشياء الصحيحة الأكثر أهمية وتقلل احتمالية تضييع وقتنا في لهو عديم الفائدة، غير منتج وغير مفيد. نحن بحاجة إلى معرفة كيفية ترتيب الأولويات بالشكل الصحيح وكيفية تفويض قائمة المهام وتصنيفها بعناية والحد من تعدد المهام.

كيفية إدارة الوقت بشكل صحيح

لكن ما هي الوسائل الأفضل لذلك؟ وأي الشعائر يمكنها مساعدتنا على الفعل؟ إذا قضيت كل وقتك في اكتشاف واستخدام كل النصائح التي تحصل عليها مني ومن الآخرين، فإن ذلك في حد ذاته كفيل بتشتيتك عن عملك. إليك هنا نظاماً يساعدك على تجنب تحويل إدارة الوقت إلى عذر آخر لتسويف أهم أولوياتك.

• فكر للحظة في مشاكل إدارة الوقت التي تواجهها

هل تغادر المكتب وأنت تشعر بالانزعاج لأنك عملت بجد طوال الوقت دون أن تتمكن من إتمام أهم أعمالك؟ هل تشعر بأنك لا تستفيد من مواهبك وشغفك؟ هل تلهيك المشاغل الصغيرة؟ هل تتجنب المشاريع الكبيرة المتشعبة؟ هل تقاطع نفسك بالبريد الإلكتروني وملهيات أخرى؟ حاول تجريب هذه الأحجية في ثلاث دقائق لاكتشاف النواحي الأكثر تسبباً بتشتيتك.

اقرأ أيضاً: كيف تعالج مشكلة إهدار الوقت في مؤسستك؟

• حالما تكتشف أكبر التحديات في إدارة الوقت، اختر واحدة لمعالجتها

ربما ما يعوزك هو الوضوح حيال "الأشياء الصغيرة"، ربما تستخدم الطقوس الخاطئة. أو ربما تكافح من أجل الكمال. اختر تحدياً يعترض طريقك كثيراً. ثم اختر تقنية إدارة وقت واحدة للتغلب على ذلك التحدي (تقنية واحدة من بين جميع الاقتراحات التي تصادفك هنا وهناك).

• إذا عملت التقنية جيداً، كرر استخدامها مع تحد آخر

وإذا لم تنجح، جرب تقنية أخرى. وتابع معالجة الأمور بهذه الطريقة، حتى تعرف ما الذي ينجح وما لا ينجح.

بالنسبة إلى مالك، الغارق في مئات رسائل البريد الإلكتروني، فقد وضع وضع هاتفه بلاكبيري جانباً ولم يفعل شيئاً حتى وصل إلى غرفته في الفندق. عندها، باستخدام جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص به، فرز الرسائل التي أصبح عددها حينها يتجاوز الـ 500 رسالة بناء على ما يعرف أنها أكبر أولوياته، مجيباً عن تلك التي يحتاج للرد عليها وحاذفاً معظم الرسائل. خلال ساعة كان قد انتهى من الأمر. أغلق جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص به، وترك هاتفه في الغرفة، ليستمتع بعشاء مسل ومثير مع عائلته، لأن ذلك كان حينها أهم ما عليه فعله بعيداً عن خرافات إدارة الوقت.

اقرأ أيضاً:

• طرق مقترحة لشراء الوقت السعيد بالمال
• قصة الصراع على الوقت