سؤال من قارئ: أنا مديرة برنامج طلابي غير ربحي أسسته بنفسي، ولكني أجد صعوبة في تحفيز فريقي وإدارته، وأعاني من مشكلة التعامل مع زميل العمل المستهتر دائماً. ففريق العمل يعدونني دائماً بتحقيق إنجاز ما من أجل الانضمام إلى المجموعة والحصول على خبرة تطوعية للجامعة. ولكنهم في النهاية لا يحققون شيئاً، ويقولون إن عليهم الموازنة بين دراستهم وأنشطتهم الخارجية. حتى أن هناك طالبة في الفريق التنفيذي تقول للجميع إنها شريكة في تأسيس برنامجنا، وهذا كذب، حتى أنها لا تساهم بأي مجهود بما يعادل منصبها، وتريد أن تكون قائدة وتجادلني دائماً حول دورها. أنا أعاني من صعوبة لإبقائها في الفريق، ولكنها تريد البقاء فقط من أجل الحصول على اللقب والخبرة. لا يتقاضى أحد أي أجر مقابل القيام بهذه الأدوار، ولذلك لا يمكنني إجبارهم على فعل أي شيء، ولكني أرغب في إنجاح هذا البرنامج بشدة، ولهذا فسؤالي هو:
ما الذي يجب علي فعله مع هذه الطالبة التي تريد الحصول على الدور المهيمن ولكنها لا يريد القيام بالعمل؟ ما هو حل مشكلة التعامل مع زميل العمل المستهتر دائماً؟
يجيب عن هذا السؤال:
دان ماغين: مقدم برنامج "ديير آتش بي آر" من هارفارد بزنس ريفيو.
أليسون بيرد: مقدمة برنامج "ديير آتش بي آر" من هارفارد بزنس ريفيو.
ريتشارد بوياتزيس: أستاذ الإدارة في جامعة كيس وسترن ريزرف، وشريك في تأليف كتاب "مساعدة الموظفين على التغيير: الإرشاد بالتعاطف من أجل التعلم مدى الحياة والنمو" (Helping People Change: Coaching with Compassion for Lifelong Learning and Growth).
ريتشارد بوياتزيس: نحن لا نساعد الموظفين في تعلم طريقة إدارة الآخرين أو تحفيزهم، ولا نجيد ذلك حتى في كليات الإدارة. نحن نعلمهم طرق التحليل فقط، ويتمثل أحد أكبر المؤشرات التي تدلنا على الموظفين القادرين على تطوير كفاءات مهمة للحياة والوظائف، في المشاركة في الأنشطة التي لا تندرج ضمن المناهج الدراسية، وفي النوادي والمؤسسات المجتمعية والفرق الرياضية. ولذلك، فإن صاحبة السؤال تعمل في المكان المناسب للمساعدة في إضافة القيمة، كما أنه المكان المناسب للمساعدة في تطوير نفسها بصورة كلية.
اقرأ أيضاً: كيف تتعامل مع زميل لئيم في مكان العمل؟
أليسون بيرد: لكن المشكلة الكبيرة هي أنها تدير هذا الفريق من المتطوعين، وهم ليسوا ملزمين بالعمل فيه ولا يتقاضون أجراً مقابل عملهم هذا، وهم يبدون غير مبالين نوعاً ما.
ريتشارد بوياتزيس: يكمن التحدي لقيادتها الآن في التفكير في طريقة بناء الاندماج والتفاعل. والطريقة الوحيدة والأقوى للقيام بذلك هي بالتحدث معهم عن الاندماج والسعي لتحقيقه، ومن ثم تأكيد الهدف والرؤية المشتركين من جديد.
دان ماغين: هناك دائماً تحد ما في إدارة المتطوعين.
دان ماغين: يجب عليك استخدام القوة الناعمة، لا يمكنك أن تمارس دور المدير عليهم كما تمارسه على الموظفين الذين يتقاضون أجوراً. ويجب أن يشكل الهدف جزءاً من إدارتك هذه، ويجب أن تشكل العلاقات أيضاً جزءاً منها، وحتى إذا انضم شخص إلى الفريق لأن صديقته أحضرته، يمكن أن يدخل ويشعر بالحماس ويصبح أحد المؤمنين بهذا البرنامج ويحب العلاقات التي تبنى ضمنه، وعندئذ سيكون متطوعاً رائعاً.
أليسون بيرد: فلنفترض أن هؤلاء الموظفين مهتمون بالقضية، كيف ستتمكن من زيادة نشاطهم للعمل في سبيلها؟
ريتشارد بوياتزيس: من المحتمل أن يكون المتطوعون قد انضموا إلى الفريق لأن الفكرة بدت لهم جيدة، وما يجب عليهم فعله الآن هو التفكير في حوار والمشاركة فيه، وتحديد هدف الفريق وقيمه وسبب وجوده وطريقة مشاركتهم فيه. ثم تقوم صاحبة السؤال بتذكيرهم بكل ذلك طوال الوقت، يجب ألا تدع أي اجتماع يمر دون أن تقول شيئاً عن سبب وجودهم في الفريق، فكلما زاد معنى العمل بالنسبة للمشاركين فيه قل شعورهم بأنه عمل آلي، وكلما زاد شغفهم وما يسمى "المواطنة في المؤسسة"، سيقوم الموظفون بأكثر مما تفرضه عليهم وظائفهم.
اقرأ أيضاً: إيجابيات وسلبيات المنافسة بين الموظفين
دان ماغين: ولاسيما في سياق المتطوعين مثل هذه الحالة. كما يجب على القائد أن يدخل نوعاً من المرح في البرنامج أيضاً.
دان ماغين: هذا ما نراه في المؤسسات الناجحة التي يتمتع موظفوها بالاندماج والتفاعل.
ريتشارد بوياتزيس: وبالعودة إلى الأبحاث الطبية، نعلم أن المرح هو واحد من الأمور الأربعة الرئيسية التي تنشط عملية الشفاء والتجديد الذاتي في الجسم. أضف إلى ذلك أن أفراد الفريق طلاب جامعيين، لذلك، ليس واجباً عليهم العمل لمدة 90 أسبوعاً كما لو كانوا شركاء جدد في شركة محاماة.
أليسون بيرد: يجب ألا يكون العمل في هذا البرنامج نوعاً من العمليات المتجهة من القمة إلى القاعدة. بل يجب على المديرة إجراء المزيد من المحادثات الفردية والمحادثات الجماعية مع المجموعة بطريقة مرحة ممتعة، كي تتمكن من جذب المتطوعين وتحفيز تفاعلهم، وكي تُشعرهم بأن هذه المؤسسة لهم أيضاً وليست لها وحدها.
دان ماغين: هل رأيت قائداً وجد طريقة مبتكرة لجعل الموظفين يتذكرون هدف المؤسسة أو يدركونه على نحو يومي أو أسبوعي؟
ريتشارد بوياتزيس: كان توم ستراوس رئيساً تنفيذياً رائعاً لمؤسسة "سوما هيلث سيستم" (Summa Health System). بدأت المؤسسة بمستشفى واحد، وبحلول موعد تقاعده منذ أربعة أو خمسة أعوام مضت، كان لديه تسعة مستشفيات وسبع عيادات خارجية. كان توم يعقد اجتماعاً لرؤساء كل المستشفيات والعيادات مرة في الأسبوع في مكتبه لمدة 60 دقيقة. وعند مغادرتهم كان يختار اثنين منهم ويقول: "عودا إلي في اجتماع الأسبوع القادم بقصص عن بعض المرضى الذين تلقوا المساعدة في وحدتكما أثناء هذا الأسبوع". ثم يأتي في الأسبوع التالي ويبدأ الاجتماع، ويخصص ما بين خمس إلى عشر دقائق من وقت الاجتماع لهؤلاء المدراء ليرووا قصصهم. هذا الرجل غاية في الذكاء، لأن ما يفعله هو تذكير للجميع بأن هدفهم الحقيقي هو شفاء المرضى.
دان ماغين: تعاني صاحبة السؤال من صعوبة في تحفيز التفاعل في المؤسسة بأكملها، ولكن يبدو أنها تعاني من صعوبة حقيقية على وجه الخصوص مع المتطوعة التي كذبت بشأن مشاركتها في تأسيس البرنامج، دون أن تساهم بما يتكافأ مع منصبها، بالإضافة إلى أنها تسعى من وجودها للحصول على لقب وملء سيرتها الذاتية فقط. كيف ينبغي لها أن تتعامل مع هذه الموظفة تحديداً، والتي يبدو أنها في صميم المشكلة التي تعاني منها؟
اقرأ أيضاً: كيف تتعامل مع الشخص الذي يدّعي معرفة كل شيء؟
ريتشارد بوياتزيس: أقترح التحدث معها مباشرة إذا لم توقظها مناقشة الهدف والرؤية المشتركين. ولكن من الضروري معرفة ما إذا كانت صديقتنا تعرف حقاً هدف هذه المتطوعة من الوجود في الفريق. لقد استنتجت السبب الذي يدفع المتطوعة للبقاء في الفريق بنفسها، ولكن يجب أن تسألها عنه. يمكن أن تفاجئها الإجابة، وما أن تسمع وجهة نظرها، يمكنها تصميم دور يلائمها.
أليسون بيرد: وما الذي ينبغي عليها فعله حيال مشكلة إدارة الوقت التي يعاني منها الجميع؟ فهم يشعرون أنهم لا يملكون ما يكفي من الوقت لهذه المؤسسة التطوعية غير الربحية في خضم جداولهم المزدحمة.
ريتشارد بوياتزيس: إذا كان العمل ممتعاً ويحفز على التفاعل والاندماج سيتمكن من جذبهم إليه، وسيمنحونه مزيداً من الوقت.
ريتشارد بوياتزيس: النقطة الهامة هنا هي أن معظم التعلم الحقيقي الذي يساعد المرء على أن يكون موظفاً أفضل ومواطناً أفضل وفرداً أفضل في العائلة، هو ما يتعلمه في النشاطات التي لا صلة لها بالمناهج الدراسية في الكلية.
ريتشارد بوياتزيس: وكل منا وجد شيئاً يستخدمه اليوم من هذه النشاطات.
أليسون بيرد: نريد أولاً أن تدرك صاحبة السؤال أن هذه فرصة جيدة حقاً لتعلم الإدارة. نريدها أن تبدأ بالبحث عن الأسباب والدوافع، وعن طريقة لتحديد دوافع الأشخاص الذين تعمل معهم، ومعرفة ما يجذب الجميع إلى هذه المؤسسة. نعتقد أنه ينبغي عليها أن تخوض مناقشات مع موظفيها حول ما ينبغي أن تكون عليه المؤسسة وعملها وأهدافها، نريدها أيضاً أن تحرص على أن يحظى الجميع بالمتعة، فالمرح والهدف هما مفتاحا المشاركة جنباً إلى جنب. وفيما يتعلق بالمتطوعة في الفريق التنفيذي التي تسبب لها مشكلة، إذا لم تغير المحادثة بشأن الهدف المشترك سلوكها، فستكون المحادثة الفردية بشأن دوافعها الشخصية أمراً جديراً بالمحاولة بالتأكيد، وربما كان هناك مشروع خاص أو عمل آخر يجب أن تعمل عليه في منصبها. وإذا قامت بكل هذه الأمور على نحو جيد، فسينتهي قلق الموظفين بشأن جداولهم المزدحمة، وسيرغبون حقاً في العمل لتحقيق الرسالة التي حددتها في سبيل معرفة كيفية التعامل مع زميل العمل المستهتر دائماً.
اقرأ أيضاً:
تمت عملية الاشتراك بنجاح
عذراً،
أنت مشترك مسبقاً بالنشرة البريدية
