كل موظف جديد يحتاج إلى زميل تأهيلي عند الالتحاق بالعمل

تُعد عملية توجيه الموظف الجديد أمراً شيقاً وعصيباً في الوقت نفسه. وبينما يمارس المدراء دوراً حاسماً في تشكيل الأسابيع والأشهر الأولى للموظفين من التعيينات الجديدة، تستطيع جهود الفريق عموماً أن تترك أثراً إيجابياً وبنّاءً على الموظفين الجدد.

خلال السنوات القليلة الماضية عملت "مايكروسوفت" على تحسين عملية إعداد موظفيها الجدد. في مستهل الأمر، علمنا أن إجراء بسيطاً في الظاهر، كلقاء المدراء بالموظفين الجدد في اجتماعات فردية خلال الأسبوع الأول للعمل، يحقق فوائد كبيرة جداً. وعن طريق بحوثنا المستمرة توصلنا إلى استنتاج آخر: يؤدي الزملاء التأهيليون دوراً مهماً في نجاح تلك التجربة. ورغم أن هذا قد يبدو بديهياً مثل نتائج بحوثنا عن الاجتماعات الفردية، فغالباً ما يغيب عن عملية تعريف الموظفين الجدد بالشركة لدى التحاقهم بها. بعد تجربة برنامج الزمالة الذين يتضمن 600 موظف عبر المؤسسة، اكتشفنا أن الزملاء التأهيليين يساعدون الموظفين الجدد في 3 نواحٍ أساسية:

المجالات الأساسية لتوجيه الموظف الجديد

يشرحون سياق وطبيعة العمل

بالنسبة إلى الموظفين المثبَّتين يظهر السياق المحيط بعملهم بوضوح في كل رسالة إلكترونية مكتوبة وكل اجتماع يحضرونه وكل برنامج عرض تقديمي "باوربوينت" (PowerPoint) يعدونه. بالنسبة إلى الموظفين الجدد يعتبر السياق سلعة ثمينة. ودونه غالباً ما يواجه الموظفون الجدد صعوبة في فهم الأدوار المنوطة بمناصبهم أو كيفية الإسهام في نجاح الفريق فهماً كاملاً. يستطيع الزملاء التأهيليون توفير نوعية السياق التي لن تجدها في دليل الموظفين. على سبيل المثال، يستطيع الزملاء التأهيليون الخبراء مساعدة الموظفين الجدد في تحديد هوية الأطراف المعنية، وكيفية التعامل مع الهياكل التنظيمية لمختلف المؤسسات، والتفكير بطريقة استراتيجية عند حل المشكلات. ويستطيعون أيضاً إلقاء الضوء على المعايير الثقافية والقواعد المعروفة ضمناً بما يؤدي إلى الاندماج أكثر سلاسة في المؤسسة.

يعززون الإنتاجية

غالباً ما يكون الإسراع في عملية الإنتاج أمراً تهتم به الشركة والموظف الجديد على حد سواء. ومن خلال شغل المنصب الخالي، تلبي الشركة الحاجة إلى مجموعة معينة من المهارات، وتريد الآن رؤية عائد سريع على استثمارها. في تلك الأثناء، قد يشعر الموظف الجديد بالتشتت بين الرغبة في زيادة الإنتاج بسرعة وضرورة أخذ الوقت اللازم لتعلم مهمات عمله. في شركة "مايكروسوفت"، اكتشفنا أنه كلما التقى الزملاء التأهيليين بالموظفين الجدد، ازدادت قدرة الموظفين الجدد على الوصول إلى سرعتهم الإنتاجية: أشار 56% من الموظفين الجدد، الذين قابلوا الزملاء التأهيليين مرة واحدة على الأقل خلال أول 90 يوماً، إلى أن هؤلاء الزملاء ساعدوهم في أن يصبحوا منتجين في منصبهم الوظيفي. وارتفعت هذه النسبة إلى 73% مع الموظفين الجدد الذين قابلوا زميلاً تأهيلياً مرتين أو 3 مرات، وإلى 86% مع الذين قابلوه من 4 إلى 8 مرات، وإلى 97% مع الذين قابلوه أكثر من 8 مرات خلال أول 90 يوماً. من الواضح أن هذا المستوى الإضافي للدعم مهم لنجاح أي موظف جديد.

يساعد الزملاء التأهيليون في زيادة مستوى شعور الموظفين الجدد بالسعادة

مع أكثر من 120 ألف موظف من الصعب تخيل التحديات الكبيرة التي ربما يواجهها الموظف الجديد عند الالتحاق بمثل هذه المؤسسة الكبيرة والمعقدة. ومن أجل فهم قيمة الزملاء التأهيليين، درسنا الفروقات بين الموظفين الذين التحقوا ببرنامج الزملاء التأهيليين مقارنة بالموظفين الذين لم يلتحقوا به. وتوصلت بحوثنا، إلى أن الموظفين الجدد الذين رافقهم زملاء تأهيليون خلال عملية الإعداد كانوا بعد أسبوعهم الأول في العمل أكثر رضا عن تلك التجربة من الذين لم يرافقهم زملاء تأهيليون بنسبة 23%. استمر هذا التوجه خلال أول 90 يوماً وارتفع الفارق إلى 36%. وأفاد الموظفون الجدد الذين رافقهم زملاء تأهيليون، أنهم حصلوا على دعم أكثر فاعلية من الدعم الذي تلقوه من المدير والفريق بشكل عام.

بعد الفحص الدقيق لبياناتنا، قررنا توسيع برنامجنا التجريبي للزمالة التأهيلية للموظفين الجدد، عن طريق إنشاء موقع داخلي لمدراء التوظيف، من أجل اختيار الزميل التأهيلي المناسب لمرافقة الموظفين الجدد خلال عملية الإعداد إلى جانب توفير الإرشادات التي تتعلق باختيار الزميل المناسب. على سبيل المثال يجب أن يمتلك الزملاء معرفة كافية بدور الموظف الجديد أو طبيعة العمل، فضلاً عن سجل حافل من حيث الأداء الوظيفي، بالإضافة إلى امتلاكه الوقت المناسب لمساعدة الموظف الجديد. في حالة اختيار الزميل المناسب، تُرسَل رسائل تذكير آلية إلى الموظف الجديد والمدير والزميل التأهيلي من أجل تشجيع المشاركة الفاعلة خاصة خلال أول 90 يوماً في العمل.

كيفية توجيه الموظف الجديد

لا يزال أمامنا الكثير لنتعلمه خلال استمرارنا في تعديل برنامجنا وتوسعة نطاقه، ولكن فيما يلي بعض آرائنا ونصائحنا الأولية:

رتّب أعباء العمل من حيث الأولوية

عند اختيار زميل تأهيلي لمرافقة الموظف الجديد، يجب مراعاة أعباء العمل الحالية التي يتحملها ذلك الزميل التأهيلي. في بعض الحالات، ربما عليك المساعدة في إعادة تكليف الآخرين بالأعمال، أو تغيير ترتيبها من حيث الأولوية حتى يجد الزميل التأهيلي الوقت الكافي لدعم احتياجات الموظف الجديد.

إبلاغ الطرفين بالتوقيت

يجب إبلاغ الموظف الجديد والزميل التأهيلي بأن هذه شراكة مؤقتة، لأن الزملاء يصبحون أكثر ميلاً لعرض خدماتهم لو كانت مدة المشاركة محددة مسبقاً.

الهياكل الإدارية مهمة

أثبتت بحوثنا أن الزملاء التأهيليين الذين يتبعون المدير نفسه يتلقون تقييمات أفضل من الذين يتبعون مدراء مختلفين. لماذا؟ نعتقد أن هذا يرجع إلى أن الزملاء الذين يتبعون المدير نفسه ربما يكونون أكثر دراية بدور الموظف الجديد ومسؤولياته. إذا كان الزميل التأهيلي يفتقر إلى فهم دور الموظف الجديد فقد يتسبب هذا في شعور كلا الطرفين بالإحباط.

ممارسة الزميل لهذا الدور تعود عليه بالفائدة أيضاً

فلا تقتصر الفائدة على الموظف الجديد الذي يستطيع الاستفادة من هذه العلاقة. ذلك أن عمل الموظف بصفته مرافقاً تأهيلياً يقدم له فرصة لإظهار المهارات الإدارية والقيادية وتنميتها. قبل بضع سنوات استطلعنا آراء موظفينا لمعرفة سمات المدير الناجح. واتضح أن اثنتين من السمات الخمس الأولى، ممثلة في التواصل والدعم، تعتبران من مكونات علاقة الزمالة الناجحة. علاوة على ذلك، قد يساعد تعليم الآخرين في تقوية الأساس المعرفي لدى الزملاء وتمكينهم من اكتساب المزيد من الخبرة.

وفي النهاية، اكتشفنا أن عملية توجيه الموظف الجديد وعملية الإعداد والتأهيل الناجحة لا تتطلب دليلاً إرشادياً مفرط التعقيد. من المهم أن تكون هناك خطة متعددة المحاور لعملية الإعداد والتأهيل، ولكن تذكر أن الدعم هو أهم ما يحتاج إليه الموظف الجديد من أجل النجاح. كل ما يتطلبه الأمر هو مدير واسع الحيلة وزميل تأهيلي مخلص، لضمان أن يكون الموظف الجديد عضواً إيجابياً وبنّاء خلال الأشهر الأولى في العمل.

اقرأ أيضاً: 

• ماذا تفعل عندما يتخطاك زميلك في العمل ويلجأ إلى مديرك؟
• أسئلة القراء: كيف أتصرف إذا تقدم زملائي في العمل بشكوى ضدي؟
• 10 مقالات عن أفضل الطرق للتعامل مع الأشخاص ذوي الطباع الصعبة
• أسئلة القراء: كيف أتصرف مع زميل يظن أنه أعلى من مسؤولياته؟