كيف تتعامل مع قائمة أعمالك الطويلة جداً؟

أصبحت مشكلة التسويف والإنتاجية صعبة جداً هذه الأيام، خصوصاً مع قائمة أعمالك الطويلة جداً، إذ يعمل كثير منا من منازلهم بتنظيم أقل من المعتاد. والآن، أصبح انشغالك طوال اليوم من دون إحراز أي تقدم في العمل الضروري أسهل من أي وقت مضى، فتتساءل: "كيف قضيت يومي كله؟".

سألتني زوجتي إليانور في إحدى الليالي: "كيف كان يومك؟".

فأجبتها: "رائع" وحدثتها عن أبرز الأحداث فيه. ثم أضفت: "لكنه كان يوماً محبطاً أيضاً لأني لم أتمكن من فعل كل ما خططت له".

فتبسمت تعاطفاً، وقالت: "تقول ذلك كل يوم".

كانت محقة، فأنا أقول ذلك كل يوم بالفعل، وكان ذلك محبطاً.

وعلى الرغم من شعوري بالإحراج للاعتراف بذلك، (أنا مؤلف كتاب "18 دقيقة" 18 Minutes الذي يتحدث عن إدارة الوقت)، فإن الاعتراف بالمشكلة هو خطوة حاسمة نحو معالجتها.

لذا، بدلاً من الاستمرار بالتذمر لإليانور، بدأت بتغيير الأمور، وبحثت عن طرق لإنهاء يومي وأنا أشعر أني حققت إنجازاً لأنني تمكنت من إنهاء أهم الأعمال.

الأفكار الخاطئة في إدارة قائمة الأعمال اليومية

فكرت ببضعة حلول شهيرة، ودحضتها:

بذل جهد أكبر. إذا كنت محبطاً بسبب النمط المتكرر، قد لا يكون ذلك بسبب عدم كفاءتك أو عدم بذلك جهداً كافياً. وإنما يمكن أن يكون السبب أنك تواجه عوائق لا يمكن التغلب عليها ببساطة عن طريق زيادة جهدك وانضباطك.

العمل وفق قائمة طويلة من الأعمال الواجب إنجازها. يمكن أن يؤدي عدد الخيارات الكبير جداً إلى التسويف. وقد أجرى كل من شينا إينغار ومارك ليبر بحثاً رائعاً حول هذا الموضوع، وتوصلا إلى أنه إذا واجه المتسوقون خيارات كثيرة جداً، فعلى الأرجح أنهم لن يشتروا أياً منها.

تحميل نفسك ما لا تطيق. يجعل موقع "إنستغرام" الجميع يبدون وكأنهم يعيشون حياة رائعة، ويجعل موقع "لينكد إن" الجميع يبدون وكأنهم يملكون كل ما يرغبون فيه. لكن الواقع ليس كذلك، فلا تهدر طاقتك في مقارنة نفسك بالآخرين.

هذه الطرق لم تفدني، وعلى الأرجح أنها لن تفيدك أيضاً.

لكن، برز حل واحد وتميز عن الحلول الأخرى. ونجح معي في كل مرة، ويمكن أن ينجح معك أنت أيضاً.

الحل الأمثل لإنجاز مهامك اليومية

ما هو هذا الحل؟ فكر بالأمور من منظور "العمل الواحد".

هذا ما يجب أن تفعله:

1- ابدأ بالقائمة الطويلة من الأعمال التي يجب إنجازها. لا تتردد، فقائمتي كانت تضم أكثر من 50 بنداً.

2- خذ ورقة بيضاء ودوّن عليها الأمر الوحيد الذي ترغب بإنجازه أكثر من البقية في القائمة، (الأمر الوحيد). إذا اخترت عملاً ضخماً، (فلنقل، تأليف كتابك التالي)، فاعمل على تقسيمه، وحدد مهمة واحدة يمكنك إنجازها في جلسة واحدة (مثلاً، كتابة الصفحة الأولى من مقدمة الكتاب).

3- ضع قائمتك الطويلة جانباً، ولا تنظر إليها ثانية إلى أن تنهي تلك المهمة الوحيدة.

ما أن تنتهي منها، اشطبها من القائمة وانظر إلى القائمة الطويلة مجدداً واختر عملاً وحيداً جديداً لتضعه في قائمة العمل الواحد.

عندما أفعل ذلك، أجد استخدام الورقة والقلم مرضياً بدرجة كبيرة، ويساعدني ذلك على تنظيم أفكاري حول مهماتي. لكن يمكنك أيضاً كتابة المهمة الواحدة على ورقة ملاحظات صغيرة وإلصاقها على شاشة جهاز الكمبيوتر، أو استخدام تطبيق ذكي لتتبع مهمتك الواحدة أو قائمتك الطويلة، اتبع الطريقة التي تجدها نافعة مهما كانت.

القائمة الطويلة هي موجز لكل ما يجب عليك فعله. وهذا الموجز ليس قائمة عمل، بل هو قائمة تذكير. يمكنك إضافة بنود جديدة بحرية وإزالة البنود التي لم تعد مهمة، فالهدف منها هو عدم نسيان أي شيء مهم، وأنت لن تبدأ العمل انطلاقاً من تلك القائمة قطّ.

قائمة المهمة الواحدة

تعكس قائمة المهمة الواحدة خياراً استراتيجياً ومدروساً للعمل الذي ستنجزه تالياً وستستمر بالتركيز عليه إلى أن تنتهي منه. قد يبدو ذلك أمراً سخيفاً، لكن كتابة ذاك العمل الوحيد في قائمته الخاصة هو أمر أساسي، فذلك يجعله التزاماً ويزيد احتمالات أن تسعى لإنجازه بدرجة كبيرة.

ساعدتني هذه الطريقة في كتابة عدة مقالات لمجلة هارفارد بزنس ريفيو، وتصميم برنامج قيادي يستمر مدة أسبوع، وتعيين موظف تسويق جديد، وتنقيح اقتراح كتاب أعمل على تأليفه، وكتابة رسالة إخبارية لقائمة بريدي الإلكتروني، وتجهيز خطاب، وإنجاز عدد من المهام الإدارية والمهام المتعلقة بالعملاء. كل ذلك في أسبوع واحد.

وأنجزت هذه الأعمال بوضع واحد تلو الآخر في قائمة العمل الواحد الخاصة به.

قد تتساءل عما يلي: أيّ عمل، من بين نحو 50 عملاً ذا أولوية، يجب عليّ اختياره ليكون عملي الواحد؟

إذا منحت نفسك لحظة للتفكير، ستتمكن من معرفة هذا العمل. وإذا لم تكن واثقاً، فانظر إلى قائمتك واسأل نفسك عن العمل الذي تتفادى القيام به، لربما كان هو أهم عمل، والعمل الواحد التالي.

ويكمن السر في نجاح اختيار العمل الواحد في صعوبة ارتكاب خطأ فيه. إذ سيدفعك تعمد القيام بعمل واحد إلى الاستمرار به إلى أن تنجز أمراً مهماً بحق. حتى إذا شعرت بعدم القدرة على التقدم، تابع العمل. إذا كنت تؤلف شيئاً ما، استمر بالكتابة حتى وإن لم يعجبك ما تنتجه. تابع حتى وإن كنت تشعر بضغط الرسائل الإلكترونية التي تنتظرك كي ترد عليها، أو ضغط الأمور الأخرى التي لم تنجزها بعد. فالانخراط بالعمل هو ما يؤدي إلى إنجازه. قد يساعدك ترك العمل الصعب من أجل القيام بما هو أسهل في شطب بعض البنود من القائمة الطويلة للأعمال التي يجب إنجازها، لكنه سيتركك مع شعور بالإنجاز أجوف.

اختر عملاً واحداً، وخبئ قائمتك الطويلة، وابدأ العمل.

عندئذ، عندما يسألك أحدهم عن يومك، سيكون جوابك: "رائع! هل تذكر ذاك العمل الذي كنت أسوفه؟ لقد أنجزته".