كيف تتصدى لزميل عمل يهدر وقتك باستمرار؟

لا أحد يرغب في أن يكون تواصله مع الآخرين عبئاً عليهم. والأفراد لا يتركون رسائل البريد الصوتي لصرف انتباهك عن عملك الأهم من رسائلهم. ولكن في كثير من الأحيان تكون هذه هي النتيجة. إذ ستستقبل رسائلهم بشعور من القلق لأن كل رسالة تحتاج إلى استهلاك المزيد من وقتك وتتضمن التزامات جديدة عليك.

كيف أتعامل مع زميلي الذي يهدر وقتي؟

إنها ليست رغبة متعمدة من بعض الأشخاص لتكديس صندوق البريد الوارد الخاص بك أو إهدار وقتك. من المؤكد أن الشركات تختلف عندما يتعلق الأمر بالافتراضات حول متى وكم مرة ينبغي الإشارة إلى الزملاء في رسائل البريد الإلكتروني أو دعوتهم إلى حضور الاجتماعات، على سبيل المثال. لكن ربما يكون بعض زملائك أقل انشغالاً -أو أقل كفاءة- منك، ويمكن أن يؤدي إصرارهم على الوقوف بجانب مكتبك للدردشة أو إزعاجك بالمعلومات غير الضرورية عن المشروعات التي تعملون بها معاً إلى إضعاف إنتاجيتك بسرعة.

إذا كان لديك زملاء يضيعون الكثير من وقتك دون داع، إليك 4 أفكار يمكنك استخدامها لتتجاهل -بأدب- هذه الممارسات التي تقلل إنتاجيتك.

توضيح الغرض من طلبه

لنفترض أن زميلك أرسل إليك رسالة قصيرة قائلاً: ما رأيك في أن نتناول الغداء معاً يوم الخميس. هناك الكثير من الأمور التي أريد إخبارك بها. كيف ترد على طلبه؟ إذا كان صديقك وتود رؤيته، فإنه أمر رائع. لكن قبل أن توافق، وخاصة إذا كنت تظن أنه يعتبر وقتك غير محدود، من المهم أن تفهم الغرض الحقيقي من طلبه. قد تفترض أنه يريد مناقشة حالة مشروع تتعاونان فيه معاً. لكن ربما تكون لديه بعض الأغراض الاجتماعية البحتة، أو يريد نصيحتك بشأن مسألة غير متعلقة بالعمل. يمكنك أن ترد عليه قائلاً: "أريد التأكد من بعض الأعمال المقررة يوم الخميس. سأرد عليك في أقرب وقت ممكن. فقط لكي تتضح الصورة بالنسبة لي. ما الذي تريد التحدث عنه؟" ستساعدك إجابته في اتخاذ قرار مناسب بشأن ما إذا كنت تريد حقاً تخصيص وقتك له، بدلاً من الشعور بالتضليل بعد ذلك إذا أخطأت فهم نيته.

لا تلجأ للمكالمات الهاتفية دون داع

إذا كنت تحاول أداء عمل استراتيجي مهم، فإن مكالمة هاتفية إضافية (أو اجتماعاً) يمكن أن يكون لها تأثير ضار بشكل كبير. ولهذا السبب من المهم أن نسأل بأدب عن الغرض من التواصل (وهو ما لا يعيره الكثيرون أي أهمية). عندما حجزت إحدى الزبائن موعداً معي لإلقاء محاضرة، طلبت مني إجراء مكالمة هاتفية لمناقشة الخدمات اللوجستية، على الرغم من أن معظم التفاصيل قد جرت مناقشتها عبر البريد الإلكتروني سابقاً.

لكنني رفضت طلبها بطريقة لطيفة. إذ أرسلت إليها رسالة لتأكيد مشاركتي وأضفت قائلاً: "جدول مواعيد مكالماتي الهاتفية في الأسبوعين القادمين مزدحم قليلاً لأنني منشغل بإجراء مقابلات شخصية بخصوص كتابي القادم... أود أن أسألكِ ما إذا كان بإمكاننا مناقشة الخدمات اللوجستية عبر البريد الإلكتروني بدلاً من ذلك حتى أضمن لكِ سرعة الرد؟ في انتظار ردكِ وشكراً لكِ". لم أغلق الباب تماماً أمام إجراء مكالمة هاتفية، إذا كان هذا مهماً حقاً، ولكني أجبرتها على التفكير في الطلب. أرسلت إليّ رسالة مرة أخرى وقالت لي إنه سيكون من الجيد مناقشة بقية التفاصيل عبر البريد الإلكتروني، وبالتالي نجحت في توفير نصف ساعة من وقتي على الأقل، أو ربما أكثر.

أخِر ردودك على الرسائل بشكل استراتيجي

من الأشياء الأخرى التي تهدر الوقت بالتأكيد هي الرسائل المتبادلة السريعة. يشعر بعض الأشخاص -إذا لم تكن لديهم أولويات أهم- بالحماس تجاه تبادل سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني السريعة. ما لم تكن المسألة عاجلة حقاً، قد يكون من المفيد أن ترد على رسائل صندوق الوارد الخاص بك في الحال، لكن استخدم أداة مثل "بوميرانغ" (Boomerang) لجدولة إرسالها بعد بضع ساعات أو بضعة أيام حتى بناء على الموضوع قيد المناقشة. غالباً ما يهدئ تأخير وقت الرد حماس الطرف الآخر ويسمح له بالتركيز على أشياء أخرى مؤقتاً.

احرص على إجراء محادثة

قد يكون من المحرج إجراء محادثة "شاملة" مع زميلك في العمل حول الطريقة التي تعملان بها معاً، ولكن إذا كان سلوكه مستمراً، فإنك ستتضايق -ومن المرجح أن يتحول إحباطك إلى أساليب عدوانية وغير مفيدة. بدلاً من ذلك، أظهر إحباطك مباشرة وتحمل مسؤولية خياراتك، وتذكر أن الأمر في الواقع يتعلق بما يساعدك على العمل بشكل أفضل، بدلاً من فعل شيء خاطئ. (قد لا يكون تعريفك للإنتاجية هو نفسه بالنسبة للجميع).

يمكنك أن تقول شيئاً مثل: آدم، لقد اقترحت عقد اجتماعات شخصية للتحقق من سير العمل مرات عدة الآن، وأردت أن أسألك عن ذلك. عادة ما أنحاز إلى تقليل الاجتماعات ومحاولة إنجاز أكبر قدر ممكن من العمل عبر البريد الإلكتروني، لكن ربما يمكنك أن تخبرني بالمزيد عن المعلومات التي تريد مشاركتها. هل هناك طريقة مناسبة لكلينا لإنجاح الأمر؟" قد يتحدث عن أهمية بناء علاقة شخصية بينكما وجهاً لوجه، وفي هذه الحالة، قد تكون قادراً على تسوية الأمر من خلال مشاركة المستجدات عبر البريد الإلكتروني، ولكن مع حضور ساعة المكتب الشهرية السعيدة معاً، حيث يمكنكما التواصل مع العديد من الزملاء في الوقت نفسه. فكر في الطريقة التي يمكنك بها احترام رغباته دون الخضوع لخياراته الغريزية المهدرة للوقت.

عندما يتعلق الأمر بالترقيات، أو زيادة المرتبات، أو نجاح مشروعاتنا الريادية، فلن يتم مكافأتنا أبداً مقابل عدد رسائل البريد الإلكتروني التي أُرسِلَّت أو المكالمات الهاتفية التي أُجريَّت. ما يهم هو مدى نجاحنا في إنجاز أهم المهام، وهذا لا يمكن فعله إذا كنَّا نتصدى باستمرار للزملاء الذين لا يمنحون أولوية لإدارة أوقاتهم، ومن ثم وقتك. إن توفير ساعة أو ساعتين في الأسبوع للتركيز على أهم أهدافنا يمكن أن يحدث فرقاً هائلاً في نجاحنا على المدى الطويل من أجل التخلص من عبارة "زميلي يهدر وقتي".