كيف تحافظ على تركيزك خلال اجتماعات منصة "زووم"؟

تخيّل أنك انضممت إلى مكالمة مؤتمر عبر الفيديو، وكنت أحد المشاركين التسعة في الاجتماع. لكن بعد مضي حوالي 10 دقائق من بدء المكالمة، بدأ عقلك يتشتت وأدركت جهلك بالنقطة التي ذكرها آخر شخص. إلا أنك تتظاهر بمواصلة الاستماع وتتحقق من بريدك الوارد في الوقت نفسه. وفي نهاية الاجتماع، تكون قد تلقّيت بعض رسائل البريد الإلكتروني التي تظن أنها إضاعة للوقت أيضاً. قد يبدو هذا السيناريو مألوفاً للغاية بالنسبة للعديد منا، فكيف يمكن التركيز خلال الاجتماعات أونلاين بشكل صحيح؟

ويوجد العديد من النصائح المفيدة التي تتيح للقادة إدارة اجتماعات افتراضية بفاعلية أكبر. وعلى الرغم من أهمية تلك النصائح، غالباً ما يجري تجاهل دور المستمعين في ضمان نجاح الاجتماعات.

وضع المهندس المعماري الفرنسي ماكسيميليان (ماكس) رينغلمان عام 1913 فرضية شرح فيها سبب فشل الاجتماعات الافتراضية في بعض الأحيان. طلب رينغلمان من مجموعة من الأفراد شد حبل؛ ثم طلب من الأفراد شدّ الحبل نفسه بشكل فردي. ولاحظ أنه عندما قام الأفراد بشدّ الحبل بشكل فردي، بذلوا جهداً كبيراً أكثر من الجهد الذي بذلوه مع فريقهم. وأُطلق على هذه الاختبار اسم "تأثير ريغلمان". فكلما كانت المجموعة أكبر، قلّ شعور الأفراد بالمسؤولية لضمان تحقيق النجاح. وإذا لم يُدرك الأفراد مدى أهميتهم لضمان نجاح مهمة ما، فمن السهل عليهم أن يفقدوا تركيزهم أو أن يبذلوا جهداً أقل. ولن يلحظ أحد تشتت انتباههم على أي حال.

ويتعاظم تأثير "رينغلمان" في الاجتماعات الافتراضية، وخاصة خلال المكالمات عبر مؤتمرات الفيديو. فعندما لا تكون في وضع يؤهلك للمساعدة في نجاح اجتماع ما، قد تشعر أنك أقل حماساً للإصغاء والمشاركة. وكلما شعرت أنك غير مفيد في الاجتماع، ازداد تشتّت فكرك، وقلّت مساهماتك فيه؛ وكلما قلّت مساهماتك، فشل الاجتماع في تحقيق غايته.

لسوء الحظ، قد يُسفر تشتت الفكر عن نتائج سيئة ويجعل تجربة حضور الاجتماع غير مرضية بالنسبة لك أيضاً كمستمع. وقد أظهرت دراسة أجراها علماء النفس عام 2010 في جامعة هارفارد أن تشتت الفكر عن الوقت الحاضر يزيد من شعور الأفراد بعدم الرضا. وعلى الرغم من أنه من السهل والمغري أن يتشتّت فكرك خلال الاجتماعات، تكون نتيجة الاجتماع في النهاية غير مرضية.

التركيز خلال الاجتماعات أونلاين

كيف يمكنك تقليل تأثير رينغلمان وأن تُحقّق الفائدة من الاجتماعات الافتراضية وتُفيدها على حدّ سواء؟ لا يتعلّق الأمر بزيادة المشاركة أو الإصرار على فكرة ما، بل ينطوي سر المشاركة الفاعلة على الإصغاء بعمق وتركيز. ومن الضروري في السياق الافتراضي اتباع نهج الإصغاء الفاعل والقائم على المشاركة والمفيد. وفيما يلي خمس استراتيجيات تمكّنك من الإصغاء إلى الآخرين بشكل أكثر فاعلية في اجتماعك الافتراضي المُقبل:

1. حدّد قيمتك مسبقاً

اغتنم بضع لحظات قبل أن يبدأ الاجتماع في تحديد هدف الاجتماع وتحديد قيمتك. ما هي أهم المعلومات التي بين يديك؟ علام تنطوي مساهمتك؟ كن مستعداً للإجابة عن هذه الأسئلة. إذا لم يكن لديك دور حاسم تؤديه ولست بحاجة إلى تقديم أي معلومات، فحدّد بعض الأهداف التي تنوي تحقيقها من خلال المكالمة، فقد يساعدك تحديد ذلك مسبقاً في الإصغاء بعناية أكبر لما يقال وتعزيز قدرتك على الإصغاء في الاجتماعات المستقبلية.

2. أدرك ما فاتك من معلومات

قد يسارع المشاركون أحياناً إلى إبداء وجهات نظرهم دون الإصغاء إلى ما قاله زملاؤهم أو دون وعي حتى. رداً على ذلك، قد يكرّر زملاؤهم نقاطاً سابقة أو يعيدوا صياغتها خوفاً من أن يكون المستمعون أساؤوا فهمهم أو فشلوا في الإصغاء إليهم، وهو ما يبطئ الاجتماع ويقود إلى محادثة غير مترابطة ومخيّبة للآمال. وقد تتعاظم هذه المشكلة في الاجتماعات الافتراضية، خاصة عندما يتحدث الأفراد مع بعضهم البعض. لذلك، قد يكون الإصغاء الفاعل مفيداً، كرّر ما سمعته أو كرر النقطة التي تود التركيز عليها قبل أن تطرح موضوعاً جديداً، واسأل المتحدث عما إذا كنت قد لخّصت وجهة نظره على نحو صحيح، فذلك يعزز المحادثة ويزيد من احتمال أن يُصغي الآخرون إلى ما تود قوله. باختصار، أصغِ يُصغى إليك.

3. ضع النقاط على الحروف

إن إدارة اجتماع افتراضي هي مهمة صعبة جداً، إذ غالباً ما يقدم المشاركون تعليقات غير مترابطة، ومن الصعب على القائد متابعة سير المحادثة بسلاسة. إلا أن قدرتك على الإصغاء مفيدة جداً، أصغ بعناية إلى مساهمات المشاركين ثم فكر في كيفية الرد على ما سمعته للمساعدة في إثراء المحادثة. على سبيل المثال، لنقل أنك سمعت من عدة مشاركين على مدار الاجتماع أن العميل يشعر بالإحباط. يمكنك أن تقول: "لقد سمعت العديد من زملائي يذكرون أن العميل يشعر بالإحباط. أتساءل عما إذا كان لديكم أي أفكار حول سبب شعور العملاء بالإحباط؟" لاحظ أنك لم تقدم أي معلومات جديدة بالفعل، لكن يمكنك من خلال الإصغاء أولاً وربط الأحداث ثانياً مساعدة المشاركين الآخرين في فهم الصورة الأكبر وتوجيه المحادثة في اتجاه مثمر. ويتجلى الإصغاء الفاعل في التحدث والتفكير فيما سمعته.

4. أعد تركيزك وانتباهك

من الطبيعي أن يتشتّت عقلك أثناء المكالمة على الرغم من بذلك قصارى جهدك للإصغاء. وقد يحدث ذلك مع أفضل المستمعين حتى. حاول أن تدوّن الأفكار التي تسبب لك تشتت الفكر بدقة وأن تعيد تركيز انتباهك على المكالمة وكأنك تمارس التأمل. وقد يكون من الجيد أن تضع حزمة من الأوراق بجانبك، فتدوين الأفكار التي تُشتّت فكرك يُتيح لك العودة إلى تلك الأفكار لاحقاً، أي بعد انتهاء الاجتماع. يمكنك أيضاً كتابة أي أفكار تُسبّب لك تشتّت الفكر قبل بدء الاجتماع، فذلك يساعدك في أن تكون أكثر حضوراً واستعداداً للإصغاء.

5. لا تخشَ طرح الأسئلة

يمكن أن يتشتّت فكرك وتُعيد التركيز على الاجتماع بعد لحظات عدة، فتجد نفسك ضائعاً لأن الحديث انتقل في مسار جديد وفاتتك عملية الانتقال. امنح نفسك بضع دقائق للعودة إلى مسار المحادثة الصحيح، ولا تخشَ طرح سؤال يوضّح لك مسألة ما. يمكنك أن تقول: "أعتذر، لقد فقدت مسار المحادثة للحظة؛ هل يمكن لأحد ما أن يساعدني في فهم سبب تركيزنا على هذه القضية الآن". ومن المحتمل أن يكون طرح ذلك السؤال مفيداً للمشاركين الآخرين في المكالمة أيضاً، إذ من المحتمل ألا تكون أنت وحدك من يشعر بالارتباك.

وفي نهاية الحديث عن التركيز خلال الاجتماعات أونلاين بطريقة صحيحة، جميعنا نعمل اليوم في أحلك الأوقات التي تمر بها الشركات. وفي عزلة العالم الافتراضي، غالباً ما نحتاج إلى أحد يُصغي إلينا لئلّا نضلّ الطريق. والإصغاء هو دليلنا في هذا المسعى. ومن المفارقات أن إحدى أفضل الطرق لتوصل صوتك إلى الآخرين هي أن تكون مستمعاً جيداً. فالإصغاء الفاعل والمركّز في المحادثة يزيد من رغبة الآخرين في الجلوس والإصغاء إليك. والأهم من ذلك، يُعتبر الإصغاء الفاعل والمركّز هدية ثمينة لزملائك، فهو يوفر تواصلاً مفيداً خلال وقت أصبح فيه الإصغاء أكثر ما يحتاج إليه الأفراد.

اقرأ أيضاً: 

• هل يجب أن تعتمد استراتيجية تقنيات الصوت في شركتك على منصات مثل أليكسا؟
• يمكن إنشاء منصات الإعلام الاجتماعي بناء على الجودة لا الحجم
• دراسة لأكثر من 250 منصة تكشف لماذا فشل معظمها
• العناصر الثلاثة لاستراتيجية المنصات الناجحة