كيف ترحب بالموظف العائد من إجازة مرضية؟

يأخذ الموظفون إجازات لأسباب مختلفة، والتي تتنوع من التعامل مع تشخيص بمرض السرطان إلى الاعتناء بطفل مريض. أفاد 13% من موظفي الولايات المتحدة في أحد الاستبيانات أخذهم لإجازات تحت قانون الإجازات الأسرية والطبية (Family and Medical Leave Act) خلال السنة الماضية.

عندما يعود الموظف إلى المكتب غالباً ما تشعر بالراحة لكون زميلك عاد من تجربة صعبة ولأنه يمكن إعادة العمل الإضافي الذي انهمك به زملاؤه إلى الموظف المسؤول عنه. ولكن أحياناً ينسى القادة أنّ هنالك عدة خطوات يجب القيام بها قبل عودة الموظف إلى كامل طاقته. هنا بعض الإجراءات المحددة التي ستساعد في ضمان عودة سلسة لك ولموظفك.

تذكر تفقده أثناء الإجازة

يجتمع المدراء مع فرقهم خلال الأسبوع العادي بهدف تفقد سير العمل. بشكل مشابه، خطّط للقيام بهذا التفقد دورياً مع الموظف الذي ذهب في إجازة؛ بإنشاء جدول فردي مناسب لك وله. من البديهي أنه عندما يكون الموظف في خضم الأوقات العصيبة فلن تكون لجلسات التفقد أولوية بالنسبة له، ولكن بإمكانك أن توسعها بما يتناسب مع استقرار الحالة. قد يكون التفقد الشهري بداية جيدة، ولكن هذا يعتمد بالطبع على مدة الإجازة. كما أنّ المواظبة على التواصل العرَضي ستساعد في إشعار الموظف بقيمته وارتباطه بالعمل عندما يكون خارج الشركة وستظهر ثقتك في عمله ودعمك له.

يمكنك أن تتحدث مع موظفك لإيجاد طريقة التواصل الأنسب له؛ سواء كانت رسائل إلكترونية سريعة أو مكالمات هاتفية أو قد تكون اجتماعات مباشرة من حين إلى آخر في حال كانت الإجازة طويلة وظروفه تسمح له بذلك. على سبيل المثال، يمكن أن تتمثل عملية التفقد في إرسال البريد الإلكتروني التالي: “مرحباً سامر، فكرت في تفقدك وإلقاء التحية عليك اليوم. هل بإمكاني مساعدتك في إعداد وجبة الطعام أو إيصال معاملة ورقية ما؟ كل التوفيق، كامل”.

قد يرغب عضو آخر في الفريق بالدردشة وسماع الأخبار التي تتعلق بالعمل. على سبيل المثال، عندما كنت في إجازة بسبب رحلة العلاج من السرطان، سُررت بمفاجأة لطيفة وداعمة عندما تفقد مسؤول تنفيذي كنت أعمل معه تطورَ حالتي.

تواصل تواصلاً مناسباً قبيل العودة

ربما قمت بتفقد لمرة واحدة أو مرتين خلال إجازة الموظف، ولكن الأهم من القيام بتفقد سريع هو التواصل مع الموظف قبيل عودته إلى الشركة. ذكره أولاً بضرورة تحدثه مع قسم الموارد البشرية بشأن عودته إلى العمل. ثانياً، من الضروري أن تسأله عن الكيفية التي يرغب أن يُعلن بها خبر عودته. قد يرغب الموظف أحياناً  بالعودة دون الكثير من الضجة. ومن الضروري أيضاً احترام الخصوصية من حيث ما يرغب الموظف بكشفه. لذلك عليك أن تحضّر لمحادثة مختصرة معه. على سبيل المثال، إذا لم يوجهك الموظف للقيام بغير ذلك، من الجيد أن تتجنب التصريحات التي تتعلق بصحته (مثل التصريح بنجاح علاجه أو أنه تعافى من المرض). أحد الأمثلة على إعلان العودة: “يسعدنا إعلان أنّ هناء ستعود من إجازتها في السادس من شهر مايو/أيار”، على الرغم من أنه بسيط ولكنه يؤدي الغرض المطلوب.

فكر في التفاصيل الدقيقة لعودته

كخطوة أولى فكر في طريقة خلق نقاط تواصل هادفة لخلق تجربة ترحيبية. على سبيل المثال، يمكنك مقابلة الموظف أمام الباب عند عودته إلى الشركة، أو إحضار ورود أو عناصر ترحيبية أخرى ووضعها على مكتبه.

فكر في نقاط تواصل إيجابية أخرى لليوم الأول- على سبيل المثال، يمكنك أن تطلب إحضار غداء إلى المكتب أو أخذ الموظف في جولة لإلقاء التحية على زملائه مرة أخرى. حدد موعداً مع رئيس الفريق للترحيب بالموظف. وأخيراً، يمكنك اعتبار اليوم الأول مبكراً لسهولة عودته إلى مسار العمل.

لتكن عودة تدريجية

في الأسابيع الأولى لعودة الموظف، ركز على توفير خلفية عن المشاريع والنتائج. سيساعد الوقت والجهد الإضافيان في توجيه الموظف وإعداده للنجاح لاحقاً.

يتوجب عليك إدراك أنه بسبب المواعيد الطبية أو الإرهاق، قد يختلف الجدول الزمني للموظف عما كان عليه سباقاً. على سبيل المثال، قد يكون الموظف اعتاد دائماً قبل الإجازة المرضية على بدء يوم عمله في تمام الساعة الثامنة صباحاً، ولكن الآن ومع التغيّرات الطبية قد يحتاج إلى البدء عند الساعة العاشرة صباحاً.

مع أخذ هذه العوامل بعين الاعتبار، ركز على بعض المشاريع الصغيرة سريعة المردود لتوفير انطلاقة سريعة لعمل الموظف. على سبيل المثال، بعد إجازتي الطبية لم أستلم مشاريعاً تتطلب استهلاك الكثير من الطاقة مثل العروض التقديمية الطويلة. ركزت بدلاً من ذلك على مهام يمكن إدارتها بطاقة أقل مثل إرسال رسائل البريد الإلكترونية بهدف المتابعة وإجراء بحث لأحد العملاء وإجراء المكالمات.

تفقد الموظف بتواتر أكثر

فكر في إظهار اهتمام إضافي لموظفك العائد من الإجازة كما لو أنك عيّنت موظفاً جديداً في الفريق؛ إذ عادة ما يتلقى الموظف الجديد دعماً إضافياً في المشاريع والمعلومات المرجعية لضمان نجاح مرحلته الانتقالية، ويتوجب عليك أن تفعل هذا أيضاً مع الزميل العائد من الإجازة. الثلاثون يوماً الأولى هي المحطة الأهم. أعدّ جدولاً لجلسات تفقد مع الأقران وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الآخرين ضمن خطة الثلاثين يوماً لمشاركة المبادرات المهمة والتغييرات التي حصلت أثناء فترة غيابه. يمكن القول أنّ أهم الاجتماعات هي تلك التي تسهل على الموظف عملية تولي مهام زميله أثناء فترة غيابه؛ إذ يجب ترتيب لقاء يومي مختصر للاجتماع مع الطرفين لتسهيل عملية إعادة المسؤوليات تدريجياً إلى الموظف المسؤول عنها.

بعد الشهر الأول يمكن تقليص جدول الاجتماعات لتعود إلى كونها نصف شهرية أو ما شابه إلى حين انتقال جميع المسؤوليات بنجاح. ولكن تذكر أنه يجب أن يكون جدول المرحلة الانتقالية مرناً بما أنّ كل موظف لديه تجربة فريدة ووضع خاص عند عودته إلى مكان العمل.

مع القليل من العمل والتعاطف والخطوات المحددة، يمكنك تسهيل عودة موظف عائد من إجازة مرضية. ولكن الأكثر الأهمية أن تتذكر أنّ التفاصيل الصغيرة- مثل الترحيب الشخصي به عند عودته أو إحاطته إحاطة مختصرة وشاملة بحيث يستطيع الانطلاق إلى العمل بقوة- تشكّل فارقاً متفاوتاً في تحفيز الموظف وتمكينه.