التحديد الصارم للوقت سيجعلك أكثر إنتاجية

قبل 5 سنوات، قرأت الحجة التي ساقها دانيال ماركوفيتز لصالح نقل قوائم المهام إلى تقويم العمل اليومي. ومنذ ذلك الحين، تضاعف الإنتاج الخاص بي مرتين على الأقل.

وكان هذا كافياً بالنسبة لي. فقد انتقلت من قائمة المهام التي أقدّسها (خطة العمل اليومية) إلى نظام التقاويم هذا، المعروف أيضاً باسم "timeboxing" (التحديد الصارم للوقت، وهو مصطلح مستعار من إدارة المشاريع السريعة). وتجلت أمامي كل الانتقادات الخمسة التي ساقها ماركوفيتز عن قوائم المهام. وفي دراسة أجريناها على 100 اختراق في مجال الإنتاجية، صنفنا التحديد الصارم للوقت بأنه الأكثر فائدة. وعلى مدى السنوات القليلة الماضية، اكتشفت أيضاً العديد من المزايا الإضافية للتحديد الصارم للوقت، وأود مشاركتها معكم.

أولاً، يمكّن التحديد الصارم للوقت ضمن التقويم من تحديد الموضع النسبي للعمل. إذا كنت تعلم أنه يجب تشغيل مقطع فيديو ترويجي في يوم الثلاثاء وأن فريق الإنتاج يحتاج إلى 72 ساعة للعمل على تعديلات النسخ، تعرف إذاً متى تضع الوقت المحدد بصرامة (timebox). في الواقع، أنت تعرف أين تضع الوقت المحدد بصرامة: فالأمر بصري وبديهي وواضح. ولا يمثل العمل الجاد ومحاولة بذل أفضل ما لديك في بعض الأحيان ما هو مطلوب في الواقع؛ ويشكل البديل – الحصول على الشيء الصحيح في الوقت المناسب – نتيجة أفضل للجميع.

ثانياً، تمكّنك هذه الممارسة من التواصل والتعاون بشكل أكثر فعالية. وإذا كانت كل أعمالك المهمة (وربما كل عملك) موجودة في تقويمك، فيمكن للزملاء رؤيتها. لذلك، لا يكون من المرجح فقط أن تخطط لعملك في شكل يستوعب جداول أعمال الآخرين (الفقرة أعلاه)، فالبعض الآخر سيتمكن من التحقق من أن جدول أعمالك يعمل لصالحهم. وتعتبر التقاويم المشتركة (مع خيارات الخصوصية المرافقة) القاعدة في عالم الشركات الآن، بقيادة "مايكروسوفت" و"جوجل".

ثالثاً، تمنحك هذه الممارسة سجلاً شاملاً لما قمت به خلال فترة من الزمن. هل قد تحصل في النهاية على أسبوع ملتهب وأنت لست متأكداً حتى مما حدث؟ إنه في التقويم الخاص بك. أو هل تلوح في الأفق مراجعة للأداء – ما هي الإيجابيات والسلبيات في الأشهر الستة الماضية؟ إنها في التقويم الخاص بك. أو إذا كنت تحرص على استخدام ساعة للتخطيط للأسبوع التالي وتحتاج إلى معرفة ما يلوح في الأفق. إنه في التقويم الخاص بك. تأكد فقط من أن لديك نسخة شخصية (أي ليست مملوكة لأصحاب العمل حصراً) من هذه البيانات، وإلا فلن تجدها في التقويم الخاص بك يوماً ما.

رابعاً، ستشعر بتحكم أكبر. هذا أمر مهم بشكل خاص، لأن التحكم (أي الإرادة، الاستقلالية، الخ) قد يكون المحرك الأكبر للسعادة في العمل. فالانقطاعات المستمرة تجعلنا أقل سعادة وأقل إنتاجية. ويعتبر التحديد الصارم للوقت الترياق المناسب لهذا الأمر. عليك أن تقرر ما يجب فعله ومتى تقوم به، وتحجب كل الانحرافات عن تلك الفترة الزمنية، وتستكمل كل المطلوب، مع تكرار الأمر. تبعث السيطرة المتسقة والإنجاز الذي يمكن إثباته على الارتياح بشكل كبير، بل إنهما يسببان الإدمان. وهذا لا يتعلق فقط بالإنتاجية (الخارجية إلى حد كبير)، بل أيضاً بالنية (الداخلية، الباطنية) وكيف نشعر بها.

خامساً، ستكون أكثر إنتاجية. ينص "قانون باركنسون" في شكل متأنق، على أن العمل يتوسع ليملأ الوقت المتاح لإنجازه. وعلى الرغم من أنه ليس قانوناً حقاً (إنه مجرد ملاحظة ساخرة)، فقد يقر معظمنا أن هناك بعض الحقيقة في ذلك (ولا سيما أنه أمر يتعلق بالاجتماعات). والنتيجة الطبيعية لهذه الملاحظة في الممارسة هي أننا كثيراً ما نقضي وقتاً أطول في مهمة ما، متأثرين بالوقت المتاح (ظرفياً) بدلاً من المدة التي ينبغي أن يستغرقها العمل (موضوعياً). ويحررنا التحديد الصارم للوقت من "قانون باركنسون" من خلال فرض وقت معقول ومحدود للقيام بمهمة والتشبث بذلك. وعلى الرغم من صعوبة تحديد فوائد أي إجراءات إدارية أو إنتاجية بدقة، فمن الواضح أن هذا أمر هائل. لنأخذ مثالاً شائعاً: هل تستغرق عادة ساعتين (تراكمياً، محتسبتان غالباً في جلسات متعددة) لإكمال مهمة كان يمكن فعلها فعلاً في ساعة واحدة، مركزة، ومحددة الوقت بشكل صارم؟ إذا كانت الإجابة بـ "نعم"، فقد تكون إنتاجيتك الشخصية ضعفي ما هي عليه الآن.

إن فوائد التحديد الصارم للوقت تكون في تقاويم كثيرة ومتنوعة، وذات أثر كبير. فهذه الممارسة تحسن من شعورنا (السيطرة)، وكم نحقق كأفراد (الإنتاجية الشخصية)، وكم نحقق في الفرق التي نعمل فيها (التعاون المعزز). وقد يكون هذا الأمر أهم مهارة أو ممارسة يمكن تطويرها كمحترف حديث العهد، لأنه يشتري لك كثيراً من الوقت لإنجاز أي شيء آخر. كما أنه يُطبق في شكل مباشر ومن دون أي تكلفة. والآن، حدد بشكل صارم بعض الوقت لتطبيق نسخة مفيدة لك مما سلف.