كيف يمكن التخلص من الاجتماعات المرهقة؟

تُعد الاجتماعات من بين الأنشطة الأكثر إرهاقاً وإحباطاً في أية شركة. فهي تُكلف الشركات الأميركية أكثر من 37 مليار دولار سنوياً، وتستحوذ على أكثر من ثلث وقت الموظفين. علاوة على ذلك، فهي غير منتجة بنظر 71 في المئة من كبار المدراء.
كشف تقييم أجرته شركة عالمية للمنتجات الاستهلاكية عملت معها، عن درجة عالية من الاستياء بشأن الوقت الذي تستغرقه "الاجتماعات الخاصة واجتماعات الفريق المتعاقبة"، بحيث "لا يتسنى سوى وقت المساء لأداء العمل المطلوب إنجازه خلال النهار"، وذلك وفق ما قال أحدهم خلال مقابلة معه. وخلال عملية جرد دقيقة، حسبنا الساعات التي تستغرقها اجتماعات المدراء وأصحاب المناصب العليا عبر أقسام الشركة (أي نحو 500 موظف)، إذ تبيّن أنهم يصرفون أكثر من 57,000 ساعة سنوياً في الاجتماعات الروتينية المتكررة. ويضاهي هذا 6 أعوام ونصف! هناك العديد من الجهود الصادقة الرامية الى تحسين طريقة عقد الاجتماعات اعتماداً على ممارسات مثل توزيع جدول الأعمال، وعقد اجتماعات سريعة "وقوفاً" (stand-up meetings) أو تطبيق سياسة منع استخدام الهواتف والأجهزة الجوالة، ولكن لن ينجح أي منها في إصلاح حال اجتماع كان ينبغي أن يعقد في الأصل.
تثمر الاجتماعات وتحقق المغزى المراد منها عندما يكون لدى المشاركين فيها سبب واضح لحضورها، ويعرفون بالتحديد ما هي المساهمة المتوقعة منهم أو التي يمكن أن يقدموها، ويمكنهم من خلالها إنجاز الأولويات الاستراتيجية بصورة جماعية.
إلى جانب ذلك، ينبغي تصميم أي اجتماع دائم متكرر وربطه بخطة حوكمة أوسع، سواء كان اجتماعاً