كيف تستبعد بلباقة زملاء العمل من الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني والمشاريع؟

تجلس مع نحو عشرين من زملائك في العمل حول طاولة اجتماعات مزدحمة لمناقشة تفاصيل بعض المشاريع. وفيما يحاول البعض جعل الآخرين يستمعون لما يقولونه، يتحدث آخرون دون توقف، بينما ينشغل الباقون بأجهزة الكمبيوتر المحمولة أو بهواتفهم بعيداً عما يجري. وفي النهاية، يخرج هذا الاجتماع بنتيجة وحيدة فعلية، ألا وهي اتخاذ قرار بتحديد موعد لعقد اجتماع متابعة مع مجموعة أصغر، مجموعة يمكنها بالفعل اتخاذ بعض القرارات وتنفيذها.
لماذا يحدث هذا؟ يبغض الناس استبعادهم، لهذا غالباً ما يدعو منظمو الاجتماعات أي شخص قد تكون هناك حاجة لحضوره لتجنب إيذاء مشاعره. ونتيجة لذلك، معظم حاضري الاجتماع لا يفعلون شيئاً سوى إضاعة الوقت، حتى أن البعض منهم لا يعرفون حقاً سبب وجودهم فيه.
سواء تعلق الأمر باجتماع ما أو بإحدى سلاسل رسائل البريد الإلكتروني أو بفريق عمل أحد المشاريع، يجب استبعاد بعض الأشخاص من وقت لآخر. حيث يسمح اختيار الحاضرين بتوفير مزيد من الوقت لأولئك المعفيين من الحضور  للاهتمام بمسائل اكثر إلحاحاً وإنجاز الأعمال الخلاقة والتركيز على مهامهم الأهم. كيف يمكن إذن للقادة أن يفعلوا ذلك بلباقة؟
نوصي هنا بثلاث خطوات.
التركيز على الموظفين الرئيسيين كي لا يتحملوا المزيد من أعباء العمل. يحاول معظم القادة تقليص قائمة المشاركين في اجتماع ما أو في سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني من خلال استبعاد الموظفين الذين لا حاجة لهم للحضور أو المشاركة. لكننا نقترح اتباع النهج المعاكس. حدّد مَن هي الموظفة القيّمة والمتعاونة التي ترغب في دعوتها؟ ثم اسأل نفسك: هل حضورها ضروري حقاً؟
نطرح هذا السؤال لأن أحد المفاهيم الأساسية للاستبعاد المدروس هو ما يُعرف باسم "العبء التعاوني