4 طرق لإدارة المواعيد النهائية في الفرق متعددة الثقافات

تحبّ صديقتي أن تروي قصة ما حدث عندما قررت أن تجتمع مع مجموعة متعددة الثقافات للذهاب إلى بحيرة عندما كانوا في إجازة في أوروبا. كما تقول، وصل الألمان قبل عشر دقائق من الموعد، فيما وصل البلجيكيون في الموعد بالضبط، بينما وصل الأميركان متأخرين بضع دقائق، لكن اللبنانيين تأخروا قرابة الساعة بعد وصول الجميع. وهذا ما يحصل عند اختلاف مفهوم المواعيد النهائية في الفرق متعددة الثقافات.

يعتقد هؤلاء الأشخاص جميعاً أنهم وصلوا في الموعد المناسب، ولم يشعر أحد منهم بتوتر مما فعل، باستثناء الألمان الذين اعتادوا الوصول أولاً. فقد شعر الذين وصلوا قبل الآخرين بذهول من تأخر الآخرين الذين بدوا أنهم يعملون في منطقة زمنية مختلفة.

قد تبدو هذه قصة طريفة وبسيطة عن الإجازة، لكن عندما تصل المفاهيم الثقافية لـ"في الموعد المحدد" إلى المشروعات العملية، لن تكون انفعالات الآخرين لطيفة. بصفتي مدربة لإدارة الوقت، فقد عملت مع عملاء من جميع أنحاء العالم، رأيت طرقاً مختلفة لتصور المواعيد النهائية والجداول الزمية في ثقافات مختلفة. لكن عدم الفهم أو الإدارة غير الفعالة لهذه الطرق المختلفة في العمل قد يؤدي إلى الإحباط والتوتر وعدم الوفاء بالمواعيد النهائية. علاوة على ذلك، قد يؤدي سوء التواصل بشأن الوقت في النهاية إلى تدمير الثقة في العلاقات العملية بسبب عدم استيفاء التوقعات باستمرار.

هناك عدة أسباب لهذه التضاربات. بعض الثقافات لا تتحدث عن المشكلات مباشرة، وبعضها لا تحبذ عدم الوفاء بوعد، إلا أن هناك ثقافات لا تدرك أن المواعيد النهائية لها معنى واحد ولا تقبل الجدل. زملاؤنا من الثقافات الأخرى ليسوا بعديمي الأمانة أو يحاولون تضليلنا، لكن كيف يواجه مدير الفريق متعدد الثقافات هذا التعارض بين المفاهيم والشك الذي يحيط بتقدم الأعمال.

إذا كنت مديراً وترغب في تجنب عدم الوفاء بالمواعيد النهائية والإحباط، أقدم إليك هنا أربع نصائح للعمل بفاعلية مع فرق من ثقافات مختلفة.

نصائح لإدارة المواعيد النهائية أثناء العمل مع الفرق متعددة الثقافات

أولاً: افترض حُسن النية. إذا كنت مديراً لفريق متعدد الثقافات، لا تفترض أن أفراد الفريق سيشاركونك وجهة نظرك أو حتى يفهمون ما تطلبه بالطريقة التي تعنيها. فقد لا يستوعبون أهمية منجزات محددة تقع في وقت محدد أو يفهمون ما تطلبه تماماً. وقد لا يتواصلون معك مباشرة عندما تخرج الأمور عن الخطة.

فافترض حُسن النية في دوافع الآخرين. وعندما تشعر بالإحباط أو تبدأ في الحكم على أقرانك من ثقافات أخرى، توقف. وبدلاً من ذلك، تواصل معهم كفرصة لاستكشاف مع يحدث فعلاً. على سبيل المثال، إذا طلبت من فريقك إخبارك بالجديد وقدموا لك ما طلبته متأخراً، استخدم نموذج "المحادثات الحاسمة" (Crucial Conversations) لاكتشاف المزيد من المعلومات. اذكر الحقائق وقل ما لديك، واطلب من الآخرين أن يقولوا ما لديهم:

عندما أخبرتكم أهمية أن أعرف الجديد يوم الجمعة ظهراً، توقعت منكم أن ترسلوا لي كل ما لديكم في ذلك الوقت ليكون أمامي ساعتان لمراجعته قبل الاجتماع مع الفريق التنفيذي. لكنكم أرسلتموه لي الساعة 1:50 مساء بعد أن تواصلت معكم عدة مرات، فشعرت بضغط شديد حيث لم يتبقّ لدي إلا وقت قليل لمراجعته وتنظيمه. فماذا واجهتم وأدى إلى تأخركم في إرسال الجديد بعد الموعد المطلوب؟

قد تكتشف أن العمل تم ولكن الشخص خَشِي أن يرسله دون موافقة رئيسه المباشر الذي كان في اجتماع في ذلك الوقت. أو قد تكتشف أنهم يرون أن الأهم من التسليم في الموعد هو إحراز أقصى قدر من التقدم. بطرح الأسئلة، ستفهم قيم ومنظورات أفراد فريقك، مما سيساعدك في تكييف طلباتك في المستقبل وفقاً لذلك، سيساعد هذا أيضاً فريقك في فهم احتياجاتك بطريقة أفضل.

ثانياً: وضح الإطار الزمني. عندما أسمع شخصاً يقول: "سأكون هنا خلال خمس دقائق"، أترجمها على أنه سيصل "خلال خمس دقائق تقريباً". وعندما يكتب شخص: "سأوافيك بالرد غداً"، أفهم ذلك على أنه اليوم التالي بالضبط. لكن، لا يفكر الجميع بهذه الطريقة. بالنسبة إلى البعض "خمس دقائق" قد تعني أي مدة بين عشرين دقيقة وساعة، و"غداً" قد تعني أي وقت في المستقبل ربما.

لا يخضع التفسير الحرفي أو التقريبي للخطأ والصواب، فالثقافات المختلفة تتبع سلوكيات مختلفة. ولكن عند إدارة فرق متعددة الثقافات، يجب عليك إدراك هذه الاختلافات. وضّح المعنى قبل أن تنتقل إلى نقطة أخرى. تحقق مما يعنيه شخص حول موعد نهائي قبل أن تفترض أنك تفهم ما يعنيه.

إذا كانت هناك مهمة يجب أن تتم خلال موعد نهائي لا يقبل التغيير، وضح صراحة الموعد الذي تتوقع إنهاءها فيه وأنك ستتابع المهمة إذا لم تستلمها في الموعد المحدد. "في اجتماعنا يوم الإثنين، قلت إنه يمكنك أن تسلمني هذه المهمة بنهاية الأسبوع، وقد فهمت أنك سترسل لي ملف العرض التقديمي على "باور بوينت" بحلول السادسة من مساء يوم الجمعة. فهل هذا ما عنيته بالتزامك؟"

استمع بحرص إلى الرد. إذا لم تكن الإجابة "نعم" صريحة ولا لبس فيها، اطلب مزيداً من المعلومات. قد تحتاج إلى طرح سؤال يتطلب الإجابة بـ "نعم" مثل: "هل سيساعدك في تسليم العرض مدّ الوقت حتى صباح الإثنين؟"

ثالثاً: أضف فترة للوقت الضائع بين الثقافات المختلفة. عندما تعمل على مستوى العالم، ستتعرض لتأخير طبيعي قد يعرقل الوفاء بالموعد النهائي المستهدف، إلا أن هناك عوامل أخرى يجب عليك أيضاً مراعاتها. في بعض الأحيان يمكن أن تواجه مشكلات تقنية أو حتى مشكلات في المرافق -مثل انقطاع الكهرباء- مما قد يعيق عملك. وفي أوقات أخرى قد تجد إجازات عامة غير متوقعة، وقد يحصل الأشخاص على إجازات تمتد إلى أشهر.

في الواقع، الأشخاص في معظم الدول يحصلون على إجازات أطول من الأشخاص في الولايات المتحدة، مما قد يجعل بعض أفراد الفريق متعدد الثقافات غير متاحين دائماً خلال مدة العمل على مشروع. يجب أن تأخذ في اعتبارك الإجازات والمناطق الزمنية المختلفة والمفاهيم الثقافية المختلفة للوقت وتخطط على هذا الأساس.

ومدّ المواعيد النهائية فكرة جيدة مهما كانت الثقافة. لكن عندما تعمل بين ثقافات مختلفة، خطط لما هو أكثر. وبدلاً من أن تطلب شيئاً قبل الموعد النهائي بأربعة وعشرين ساعة فقط، اطلبه قبل الموعد بثمانية وأربعين ساعة أو اثنين وسبعين ساعة. هذا يمنحك مزيداً من الوقت للمتابعة قبل طلب المنجز. وكلما زاد حجم المنجزات، احتاجت إلى مدة أطول.

رابعاً: انظر إلى العمل عدة مرات. من أفضل الطرق لتجاوز حواجز التواصل وضمان التقدم والوفاء بالمواعيد النهائية أن تنظر إلى العمل الذي أنجز فعلاً أكثر من مرة. بدلاً من أن تسأل عن جديد العمل وتحصل على إجابة قد لا تكون واضحة تماماً، اطلب أن تتطلع على العمل الذي أنجز فعلاً، سواء أكان هذا العمل جدولاً أو عرضاً تقديمياً أو تقريراً عن حالة العمل أو أي إشارة أخرى للتقدم الملموس في العمل.

وفي المواقف التي تصعب فيها مراجعة العمل، ضع نظاماً تفصيلياً تتابع فيه العمل عن طريق مستندات تغطي خطوات يمكن قياسها كمياً، مثل قائمة من العملاء تحتاج إلى التواصل معهم والتواريخ والأوقات التي يتصلون فيها أو عدد الساعات التي تقضيها في معالجة مشكلات محددة، وهذا لتتمكن من معرفة الوضع الحالي وطريق إتمام العمل.

لا شك أن الوفاء بالمواعيد النهائية في أي فريق يُعد تحدياً، إلا أن التحدي يزداد صعوبة مع إدارة المواعيد النهائية في الفرق متعددة الثقافات. لكل دولة وشركة وفريق وفرد ما يميزهم، فلا يوجد حل يناسب الجميع، إلا أن فهم المفاهيم الثقافية وأساليب العمل بطريقة أفضل يجعل فرصتك في الوفاء بالمواعيد النهائية دون تجاوز الميزانية أفضل مع فريق عالمي.