شارك
الرئيسية
4 دقائق 
ملخص: مع عودة المؤسسات إلى نظام العمل من المكاتب في أوقات مختلفة، قد نشهد عقد اجتماعات افتراضية وهجينة في المستقبل المنظور. لذلك من المهم إدارة اجتماع افتراضي بطريقة صحيحة. ويعرض المؤلف في هذا المقال 3 نصائح عند الرغبة في المشاركة في نقاشات الاجتماعات الافتراضية، و3 تحذيرات تبّين لنا الأوقات التي يجب علينا أن نلتزم الصمت فيها. جرّب هذه النصيحة القيمة، إذا كنت مضطراً إلى مقاطعة حديث زميل لك، فامدحه أولاً بقولك: "شكراً على ذكرك تلك النقطة الرائعة يا أحمد، وأرغب في التعقيب عليها إن سمحت لي"، ثم وجه الحديث في الاتجاه الذي يحلو لك، فذلك يحفظ ماء وجه المتحدث الحالي ويمنحك فرصة المشاركة في الحديث. لكن إذا كنت تظن أن مداخلتك ستقطع حديث زميلك، وترغب في التعبير عن رأيك على الرغم من ذلك فقل: "أود مقاطعة أحمد هنا والتعقيب على رأيه ... "؛ تُعتبر تلك الخطوة فاعلة في الاجتماعات الهجينة، لاسيما عندما تحضر تلك الاجتماعات عن بُعد ويصعب عليك قراءة لغة جسد زملائك الآخرين.
مع تخبّط الشركات من جميع الأحجام في كيفية مواصلة العمل من المكاتب ووقت العودة إليها، من الواضح أن الاجتماعات الافتراضية ستبقى قائمة على الرغم من كل التحديات والإزعاجات التي تصاحبها. ومع تزايد عدد اللقاءات التي يحضرها الموظفون وجهاً لوجه، سيزداد كذلك عدد الاجتماعات الهجينة التي ستُعقد في تلك المؤسسات.
وبعد أن تغلبنا (في معظم الأحيان) على التحديات التقنية المتمثلة في العثور على زر "كتم الصوت" وتعلم كيفية مشاركة شرائح العروض التقديمية (بدلاً من مشاركة سطح المكتب)، نواجه اليوم تحدياً أكثر صعوبة يتمثل في إدارة اجتماع افتراضي يتسم بالفعالية والكفاءة. في الواقع، وجدنا في نتائج الاستقصاء المعياري الأخير أن الموظفين يقدمون عدداً أقل من العروض التقديمية بسبب الجائحة، لكنهم يتحدثون أكثر من أي وقت مضى في الاجتماعات الافتراضية. من جهة أخرى، وجدنا أنهم يشعرون بالإحباط، وعادة ما يطرح العملاء أسئلة مماثلة في الورشات الافتراضية حول مهارات التواصل القيادي، بغض النظر عما إذا كانوا يعملون في مؤسسات غير ربحية صغيرة أو شركات عالمية مدرجة على قائمة "فورتشن 50" (Fortune 50)، ألا وهي:
"كيف أعبر عن رأيي في اجتماع افتراضي؟ كيف أتجنب مقاطعة أعضاء الفريق؟
قد تضر تلك المشكلة إيرادات شركتك، كما توضح هذه القصة التي رواها أحد عملائنا:
"أواصل وفريقي مقاطعة أحاديث بعضنا البعض، لكني أشعر بالإحراج عند فعل ذلك أمام عملائنا".
وكما كتبتُ في مقال سابق لمجلة هارفارد بزنس ريفيو: يُقاس الاستعداد للقيادة جزئياً في الكثير من المؤسسات باستعدادنا للتعبير عن آرائنا في الاجتماعات. لكن في غياب فرص التواصل وجهاً لوجه، يبقى الأسلوب الذي نتبعه في التفاعل مع الآخرين في بيئة افتراضية المحرك الأساسي لعلاقاتنا المهنية أو الشخصية. ومع وضع ذلك في الاعتبار، نعرض في هذا المقال 3 نصائح عند الرغبة في المشاركة في نقاشات الاجتماعات الافتراضية، و3 تحذيرات تُبيّن لنا الأوقات التي يجب علينا التزام الصمت فيها.
كيف تعبر عن رأيك؟
1. استعد للمشاركة في الحديث مسبقاً. إذا كنت تنوي قول بضع كلمات في الاجتماع القادم، فأخبر ميسّر الاجتماع بذلك مسبقاً حتى يمنحك فرصة التحدث بسهولة دون أن تضطر إلى مقاطعة شخص ما في أثناء حديثه.
ملحوظة: أوصي بتعيين ميسّر أو قائد لأي اجتماع يضم 5 أشخاص أو أكثر. سيتيح لك هذا الشخص الحفاظ على تركيزك دون أن تهدر وقت الاجتماع. كما أنه سيضمن لك في الاجتماعات التي تُعقد مع العملاء وجود جبهة موحدة ومهنية تدعم علامتك التجارية.
2. استخدم كلمات الحشو كاستراتيجية للمشاركة في الحديث. ذكرت في مقال نشرته في مجلة "هارفارد بزنس ريفيو" عام 2019 المواقف التي يكون استخدام كلمات الحشو فيها مثل "هممم" و "آه" مفيداً بالفعل. يتيح استخدام كلمات الحشو في الاجتماعات الافتراضية للآخرين معرفة أنك ترغب في التحدث، مثل "في الواقع" أو "إذاً". استخدم تلك الاستراتيجية عندما تشعر أن زميلك قد انتهى من طرح فكرة ما بحيث تقوم المنصة بتفعيل شاشة الفيديو التي تبث صورتك، وهو ما يمنح المشاركين إشعاراً مسبقاً بأنك ستساهم في الحديث.
ملحوظة: إذا حاول شخص ما اتباع تلك الاستراتيجية عندما تكون أنت المتحدث ولم تنته من التحدث بعد، فيمكنك أن تقول بثقة: " سأمنحك فرصة التعبير عن رأيك وطرح فكرتك في غضون دقيقة".
3. جامل الآخرين وادعم أفكارهم: تنطبق تقنيتي المفضلة في الاجتماعات وجهاً لوجه على الاجتماعات الافتراضية أيضاً. فإذا كنت مضطراً إلى مقاطعة حديث زميل لك، فامدحه أولاً بقولك: "شكراً على ذكرك تلك النقطة الرائعة يا أحمد، وأرغب في التعقيب عليها إن سمحت لي"، ثم وجه الحديث في الاتجاه الذي يحلو لك، فذلك يحفظ ماء وجه المتحدث الحالي ويمنحك فرصة المشاركة في الحديث. لكن إذا كنت تظن أن مداخلتك ستقطع حديث زميلك، وترغب في التعبير عن رأيك على الرغم من ذلك فقل: "أود مقاطعة أحمد هنا والتعقيب على رأيه... "؛ تُعتبر تلك الخطوة فاعلة في الاجتماعات الهجينة، لاسيما عندما تحضر تلك الاجتماعات عن بُعد ويصعب عليك قراءة لغة جسد زملائك الآخرين.
ملحوظة: ماذا يحدث عندما يتحدث شخصان في الوقت نفسه دون وجود ميسّر في الاجتماع؟ بدلاً من أن تبدأ سلسلة الاعتذار بقولك "آسف ... يمكنك مواصلة الحديث" مدة 30 ثانية، جرب تلك الخطوات (مع أخذ الثقافات المحلية والسياسات التنظيمية في الاعتبار):
- إذا كنت قد شاركت بالفعل في هذا الاجتماع، فافسح المجال للشخص الآخر بالتحدث بقولك: "من فضلك، واصل حديثك" ودع الشخص الآخر يتحدث.
- إذا لم تشارك في هذا الاجتماع بعد، فقل: "شكراً لك، سيكون حديثي موجزاً"، ثم تابع.
في المقابل، عادة ما يتولد شعورنا بالإحباط نتيجة قضاء بعض الزملاء وقتاً كثيراً في التحدث في الاجتماعات. إذا كنت تظن أن ذلك الوصف ينطبق عليك، فمتى يجب عليك أن تلتزم الصمت؟
وقت التزام الصمت
عندما كان من المفترض أن ينتهي الاجتماع قبل 5 دقائق. يشعر عملاؤنا بالتعب هذه الأيام من الاجتماعات الافتراضية المتتالية دون حصولهم على دقيقة واحدة للاستراحة بينها. لذلك، إذا كنت تعلم أن الاجتماع على وشك أن ينتهي وأن المعلومات التي ترغب في تقديمها ليست مهمة، فالتزم الصمت.
عندما لا يتطلب ما تود قوله آراء الأشخاص المشاركين في الاجتماع؛ فكر في إرسال مساهمتك عبر البريد الإلكتروني إلى الحاضرين باعتبارها معلومات إضافية بدلاً من التحدث واستخدام وقت الاجتماع الثمين.
إذا كنت قد تحدثت معظم الاجتماع. يقضي بعض الأشخاص وقتاً أكثر من غيرهم في صياغة أفكارهم، فإذا كنت ترغب في المشاركة والتحدث على الفور، فقد تستغل بذلك فرصة زميل آخر قد يمتلك معلومات قيمة يود مشاركتها.
مع عودة المؤسسات إلى نظام العمل من المكاتب في أوقات مختلفة، قد نشهد عقد اجتماعات افتراضية وهجينة في المستقبل المنظور. وسيحتاج المسؤول عن التواصل البارع إلى إدارة اجتماع افتراضي بشكل صحيح والتعامل مع المشكلات التي تواجهه بسلاسة فور ظهورها. استخدم تلك النصائح لتكون مستعداً وفاعلاً بغض النظر عما إذا كنت تحضر اجتماعاً وجهاً لوجه أو اجتماعاً افتراضياً، فإنك بذلك ستوفر الوقت وتقلل من مشاعر الإحباط وتخلق بيئة عمل أكثر إنتاجية.