كيف تطرح موضوعاً حسّاساً في محادثة ثنائية مع مديرك؟

ملخص: إثارة موضوع حساس مع مديرك خيار صعب لأنك لا تعرف كيف سيكون رد فعله أو هل سيدفعه الحديث إلى إساءة الحكم عليك أو معاقبتك بطريقة ما. شارك المؤلفان عملية واضحة تساعد الموظفين على إثارة القضايا الحساسة مع المدراء استناداً إلى علم حل النزاع والتعبير عن الاختلافات وتحسين التواصل التصاعدي، إضافة إلى البحث الذي أجرياه حول الاجتماعات الثنائية. تشمل العملية أولاً إدراك أهمية الاجتماعات الثنائية للمدير وللمرؤوس المباشر؛ ثم فهم الهدف الأساسي الذي يحاول الموظف بلوغه من خلال إثارة القضية. باختصار، ركز جهدك على القضايا التي تستحق المناقشة بالفعل، واستعد جيداً واختر بداية جيدة للحديث وكن هادئاً وأبدِ حبك للاستطلاع واستعدادك للتكيف، وأخيراً أنهِ المحادثة دون أن تفقد طاقتك الإيجابية.

كان جمال يستعر غضباً، إذ إنه رغب في التحدث مع مديرته حول نزاع مستمر مع زميلته في الفريق، آلاء، لكنه لم يعرف كيف يبدأ الموضوع، وعلى الرغم من علاقته الجيدة مع مديرته شعر بالتوتر حيال رد فعلها؛ فقرر إثارة القضية في اجتماعه الثنائي المقبل، لكن عندما حلّ موعد الاجتماع لم يمتلك الشجاعة للحديث، لكنه شعر بأن طرحها في وقت لاحق سيبدو أمراً غير عادي. تجاوزت حالة جمال الغضب، إذ كان يشعر بالتعاسة وعدم الرضا، ما أثر سلباً في مشاركته وإنتاجيته في العمل.

اختبرنا جميعنا المشاعر التي انتابت جمالاً في بعض الأوقات (وهي في الواقع مثال لتجسيد تجارب الموظفين الذين أجرينا دراسة عليهم). الرغبة في إثارة قضية صعبة أو حساسة مع المدير تجربة شائعة، وقد يتعلق الموضوع بصعوبات تواجهها مع زميل في العمل أو بقضايا صحية أو شخصية تؤرقك أو بمعاناتك الاحتراق الوظيفي أو عبء العمل الكبير أو بخطأ ارتكبته، أو حتى ملاحظات مهمة تريد مشاركتها معه.

إليك خطوات التعامل مع هذه المواقف بفعالية. عندما أجرى أحد المؤلفين، ستيفن، بحثاً حول كتابه الجديد الذي يحمل عنوان "سعيد بلقائنا: فن الاجتماعات الثنائية وعلمها" (Glad We Met: The Art and Science of 1:1 Meetings)، استطلع من خلال المقابلات الشخصية آراء الآلاف من الموظفين في مجموعة متنوعة من المؤسسات لفهم ما يجعل الاجتماعات الثنائية بنّاءة. واكتشف أن أنجح الاجتماعات هي التي تُبنى على توضيح احتياجات الموظف والتركيز عليها، وإليك الطريقة المثلى لتحديد أهدافك والحفاظ على مسار محادثتك.

الخطوة 1: ركز على القضايا المهمة

عموماً، من المهم أن تختار القضايا التي تستحق النقاش بحكمة. حدّد أولاً العوامل الرئيسية للمشكلة بدلاً من التركيز على علاماتها الظاهرة؛ وحدد قدرة مديرك على تقديم المساعدة ونوع المساعدة المطلوبة؛ وميّز بين الأمور ذات الأولوية التي تجب مناقشتها حالاً والأمور الثانوية التي تمكن مناقشتها لاحقاً، وقيّم أيضاً إمكانية حل المشكلة تلقائياً دون تدخل. وأخيراً، راعِ بعض العوامل عند النظر في مشاركة معلومات حساسة مع مديرك، مثل التكاليف والفوائد المحتملة لمشاركة تلك المعلومات وكيفية استجابة مديرك للتعليقات أو المحادثات الصعبة.

على سبيل المثال، إذا كانت مشكلة جمال مع زميلته آلاء مزعجة لكنها لا تؤثر في عمله، وسينتهي مشروعهما الذي يعملان عليه قريباً، فمن غير المستحسن أن يُثير القضية مع مديرته، لكن إذا كانت هذه المشكلة تؤثر سلباً في تقدم المشروع أو تشكّل تهديداً لعمله المستقبلي معها، يجب أن يكون مديره على علم بها.

ومن المفيد أيضاً إخبار مديرك مسبّقاً بأنك ستحتاج إلى مساعدته في حل مشكلة ما أو أنك تنوي طرح موضوع مهم أو حساس معه لكيلا يُفاجأ في أثناء الحديث، ما يتيح لك عقد اجتماع بنّاء.

الخطوة 2: استعدّ جيداً

اكتب نقاط الحديث ودرّب نفسك عليها مسبّقاً لتزيد ثقتك وراحتك عند الطرح، وتوقع كيفية استجابة مديرك لتعليقاتك. كيف سيكون رد فعله؟ ما الذي سيقوله؟ تصوّر رد فعله وخطط لحديثك استناداً إلى استجاباته المحتملة في أثناء تدرّبك على نقاط الحديث. يساعدك هذا النوع من التحضير على التحدث بوضوح ويخفف توترك خلال الاجتماع الفعلي، إذ أظهرت البحوث أن تصوّر الأداء يُسهم في تقليل مستوى القلق وتحسين الحوار بالفعل.

الخطوة 3: اختر بداية جيدة للحديث

استهل المحادثة بعبارات لطيفة لتضمن تلقّي المدير تعليقاتك بصدر رحب، وحافظ على مزاج عالٍ، إذ إن الحالة المزاجية معدية. واحرص على إبداء لغة جسد إيجابية، مثل الابتسامة والتواصل البصري، إذ تُسهم في نجاح المحادثة أيضاً.

تأكد من استعداد مديرك للاستماع إلى ملاحظاتك (على سبيل المثال، "هل يمكنني مناقشة الموضوع الفلاني؟")، واشكره على استعداده للاستماع بالفعل (على سبيل المثال، "شكراً لك على الوقت الذي قضيته في الاستماع إلى مخاوفي، أقدّر لك ذلك حقاً"). تُعد هذه التعابير اللطيفة مثالاً على التواضع في أثناء الحديث، وهو ما يؤثر في مدى استعداد مديرك للاستجابة لطلبات المساعدة بحسب الباحثين.

الخطوة 4: كن هادئاً وأبدِ حبك للاستطلاع واستعدادك للتكيف

حافظ على هدوئك في أثناء المحادثة وشارك هدفك الأساسي بصدق وتنظيم لكي يعرف المدير إن كنت تطلب مساعدته أو أنك تُبلغه عن موضوع مهم فقط، وراعِ أسلوبك ونبرتك في الكلام أيضاً.

أصغِ بانتباه إلى رد مديرك بعد أن تشارك ملاحظاتك، وأبدِ حب الاستطلاع وشارك في الحديث من خلال طرح أسئلة توضيحية؛ والطريقة الأبسط لذلك هي أن تقول: "أطلعني على المزيد. لماذا تقترح ذلك؟" يساعدك هذا السؤال في فهم إجابات المدير وتوضيحها أكثر. وأبدِ موافقتك على وجهة نظر مديرك حتى لو لم تتفق معه، فالمشاعر السلبية تؤدي إلى فشل عملية التواصل، لذا حاول الحفاظ على روح إيجابية وركز على التوصل إلى تفاهم.

إذا طرحت قضية تحتاج إلى حل فحضّر الحلول الممكنة قبل الاجتماع، إذ أظهرت البحوث أن المدراء يرون أن موظفيهم يتمتعون بكفاءة أعلى عندما يعدّون حلولاً محتملة قبل طرح المشكلة. ليس من الضروري أن تكون حلولك المقترحة مثالية، لكن إعدادك لها يُظهر استعدادك والتزامك بتجاوز المشكلات المطروحة. يصنف علماء النفس طلب البحث عن مساعدة إلى فئتين رئيسيتين: طلب المساعدة الذاتي وطلب المساعدة التبعي. ينطوي طلب المساعدة التبعي على البحث عن شخص آخر لتقديم حل سريع وسهل بالنيابة عنك، في حين يشير طلب المساعدة الذاتي إلى السعي للحصول على معرفة تمكّنك من التغلب على التحديات باستقلالية والاكتفاء بذاتك؛ وذلك ما يجب أن تطمح إليه بالفعل، إذ أظهرت البحوث أن طلب المساعدة الذاتي ارتبط بتقييمات إيجابية للأداء في الوظيفة، في حين ارتبط طلب المساعدة التبعي بتقييمات سلبية.

إذا اقترح مديرك تعديلات على حلك المقترح، فكن على استعداد لتعديله والتوصل إلى تسويات معقولة معه. وبالصبر والمثابرة ستتوصل مع مديرك إلى تحقيق حل يرضي الجميع.

الخطوة 5: أنهِ المحادثة دون أن تفقد طاقتك الإيجابية

من المهم عند إنهاء الاجتماع أن تحافظ على طاقتك الإيجابية التي أبديتها خلال حديثك. إذا طلبت مساعدة مديرك خلال الاجتماع، فراجع المهام التي كلّفك بها ووضّح خطوات العمل التالية لكل منكما. على سبيل المثال، يمكن لجمال عند اقتراب انتهاء اجتماعه مع مديرته أن يلخص نقاط الحديث بقوله: "سأتواصل مع آلاء باستخدام التقنيات التي ناقشناها، وستتواصلين أنت مع أعضاء الفريق الآخرين لتتقصي عن أي مشكلات إضافية يواجهونها". ولإنهاء الاجتماع بإيجابية، اشكر المدير على وقته واستعداده لسماع ملاحظاتك.

باختصار، إثارة مواضيع حساسة مع مديرك خلال اجتماع ثنائي يتطلب تخطيطاً جيداً وتنفيذاً دقيقاً، وكن على يقين بأن فوائد الاجتماع ستكون قيّمة للغاية مقارنة بالجهد المبذول. ستتيح لك الخطوات أعلاه التغلب على التحديات في عملية التواصل مع تحقيق النتائج المرغوبة؛ وتذكّر أن أثرها لا يقتصر على ذلك فحسب، بل تساعدك هذه الخطوات الخمس على الدفاع عن نفسك والحفاظ على استقلاليتك ونموك في أثناء تقدمك بمسارك المهني.