كيف تستعد لأسئلة الإدارة الصعبة عندما تلقي عرضاً تقديمياً؟

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: غالباً ما نمضي ساعات في التمرين قبل إلقاء أي عرض تقديمي أمام الإدارة العليا لنصاب بالجمود عند مواجهة الأسئلة الصعبة من مدرائنا. فتذهب الساعات التي أمضيناها في تحضير شرائح العرض التقديمي المنسقة بعناية أدراج الرياح. ولا يبقى في عقولنا إلا تلك الإجابات الفاشلة. إذا كنت تقدم عرضاً تقديمياً إلى جمهور من المسؤولين التنفيذيين، فذلك يعني أنك تتمتع بالمصداقية والخبرة وسجل حافل بالإنجازات. صحيح أنك تعرف كيفية التعامل مع الأسئلة المباشرة لقدرتك على الاعتماد على معرفتك وخبرتك، لكن كيف يمكنك التعامل مع الأسئلة الصعبة التي تطرحها الإدارة، تلك التي لا تملك أي إجابة عنها؟ إليك هذه النصائح: أولاً، لا تتسرع في تقديم أي إجابة بعد أن يُمطرك المسؤول التنفيذي بأسئلته، بل توقف عن الحديث برهة من الوقت لتستجمع أفكارك. ثانياً، طور عقلية تمكنك من التغلب على أي مشاعر قلق قد تنتابك. وحاول عندما تتحدث أن تقدم نتيجة عملك أولاً، بدلاً من أن تسرد الخطوات التي اتخذتها للوصول إلى تلك النتيجة. ثم التزم بالإيجاز، إذ يُتيح لك الإيجاز اختيار كلمات واضحة ومباشرة.

لا أفهم. لِم حساباتك خاطئة لهذه الدرجة؟

ما الذي ستفعله إذا واجهت سؤالاً كهذا من قبل الإدارة العليا في اجتماع مراجعة الأداء؟ إذا كنت مثل معظم المسؤولين التنفيذيين الذين أشرف على تدريبهم، فمن المحتمل أن يجعلك ذلك الموقف تتصبب عرقاً وأن تشعر بجفاف في حلقك وأن يتوقف عقلك عن التفكير، فتحدق في الفراغ دون أي دلائل على أنك تفهم ما يجري حولك. قد تفكر في قرارة نفسك: “كانت تلك آخر فرصة لي، أنا على يقين من أنهم سيقولون أنني ضعيف الأداء. وصلت إلى نهاية مسيرتي المهنية لا محالة”!

غالباً ما نمضي ساعات في التمرين قبل إلقاء أي عرض تقديمي أمام الإدارة العليا لنصاب بالجمود عندما نواجه سؤالاً صعباً من مدرائنا. فتذهب الساعات التي أمضيناها في تحضير شرائح العرض التقديمي المنسقة بعناية أدراج الرياح. ولا يبقى في عقولنا إلا تلك الإجابات الفاشلة.

إذا كنت تقدم عرضاً تقديمياً إلى جمهور من المسؤولين التنفيذيين، فذلك يعني أنك تتمتع بالمصداقية والخبرة وسجل حافل بالإنجازات. صحيح أنك تعرف كيفية التعامل مع الأسئلة المباشرة اعتماداً على معرفتك وخبرتك، لكن كيف يمكنك التعامل مع الأسئلة الصعبة التي تطرحها الإدارة، تلك التي لا تملك أي إجابة عنها؟

التعامل مع الأسئلة الصعبة

إليك 4 طرق للتعامل مع أي سؤال لا تعرف إجابته:

خذ وقتك

أولاً، لا تتسرع في تقديم أي إجابة بعد أن يُمطرك المسؤول التنفيذي بأسئلته. تأكد من أنك فهمت السؤال تماماً، وفكّر قليلاً قبل أن تنطق بأي كلمة. إذا كانت إجاباتك مقنعة، فسيزداد إحساسك وإحساس الحضور بالثقة بينما تواصل حديثك. ويوجد في الواقع مجموعة من الطرق لكسب الوقت، مثل شرب رشفة من الماء، أو إعادة صياغة السؤال، أو الصمت برهة من الوقت. ويشعر المسؤولون التنفيذيون بالتقدير في الواقع عندما توليهم جلّ اهتمامك وعندما تأخذ وقتك في التفكير. يمكنك أن تقول: “أود التأكد فقط من أنني فهمت سؤالك تماماً، تود معرفة المزيد عن عملية تحديد الهدف التي أوصلتنا إلى تلك النقطة، أليس كذلك؟” أو امنحهم خياراً، كأن تقول: “ما الذي تود الحديث عنه بالضبط؟ هل تود فهم عملية تحديد الهدف بالتفصيل أم استكشاف طرق تعزيز الأرقام؟” لاحظ في المرة القادمة التي تحضر فيها اجتماعاً ما كيف يستغل الأشخاص الواثقون بأنفسهم أوقاتهم. ستجدهم يناقشون بنود الاجتماع بطريقة تتيح لهم تحقيق قدر أكبر من الكفاءة والتأثير دون تسرع.

ويُتيح لك التفكير قبل التحدث أيضاً تعزيز موقفك الكلامي بشكل أفضل. قد تتعرض لبعض التشنجات الصوتية اللاإرادية أحياناً وتكون قادراً على كبحها معظم الوقت. ومع ذلك، قد تميل تحت الضغط إلى النطق بكلمات مثل “هممم” و”آه” و”كما تعلمون” وغيرها من كلمات الحشو التي تتعارض مع خطابك المهني المنمّق دون وعي. خذ نفساً عميقاً (أو رشفة من الماء) وابق صامتاً حتى تتمكن من النطق بكلمات حقيقية بدلاً من كلمات لا معنى لها. تخيل أن عباراتك تنتهي بفواصل ونقاط، وحاول إبراز علامات الترقيم من خلال التنفس بدلاً من أن تركن إلى استخدام كلمات الحشو التي لا معنى لها. كما يُتيح لك تجنب الكلمات المؤقتة إضفاء ثقة أكبر على قدراتك، في حين توفر لك فترات التوقف المؤقت مزيداً من الوقت للتفكير.

طور عقلية التفكير الموسع

إذا كان تفكيرك مماثلاً لتفكير معظم الناس، فمن المحتمل أن تعتقد عندما لا تعرف الإجابات عن الأسئلة أن مدراءك يعتبرونك شخصاً غير كفؤ وغير قادر على أداء عملك، أو أنك على وشك أن تتعرض للطرد أو الإهانة علناً. تنبع مصائد التفكير الشائعة تلك من القلق، وقد نقع في شراكها عندما نكون تحت الضغط. كما أنها تتأجج عند خوفنا من قصور المعرفة؛ أي عندما يكون أداؤنا النهائي دون المستوى، أو الأسوأ من ذلك، عندما نشعر أن أداءنا غير كاف. تبنى عقلية التفكير الموسع بدلاً من ذلك. ابتكر جملاً تعكس الجمل القائمة على الخوف التي تحوم في عقلك. ذكّر نفسك بمدى خبرتك بقولك: “لا أحد يمتلك خبرة بالعمل على العملية “س” أكثر مني”. وأضف عبارات مدح إضافية بدلاً من أن تركن إلى أدنى تقييم في بطاقة الأداء. على سبيل المثال، “يرغب النائب الأول للرئيس في أن يتكلل هذا المشروع بالنجاح لأنه لم يسبق لأحد أن عمل عليه من قبل”. أو “يريد مديري العام مني أن أنجح، وهو يطرح أسئلة صعبة الآن حتى أقدّم أداءً بارزاً أمام رئيسنا التنفيذي”. تساعدك عقلية التفكير الموسع في تهدئة عقلك لتدعم قدرتك على التفكير التحليلي وتعزز حضورك الذهني.

احرص على تقديم النتيجة أولاً

ابدأ حديثك بطرح نتيجة عملك عندما تكون مستعداً للرد، على عكس التقارير التي تذكر مجريات جريمة قتل غامضة بالتفصيل. من المحتمل أن ترغب الإدارة في معرفة الوضع الحالي فقط، بدلاً من أن تذكر جميع الخطوات التي اتخذتها لتصل إلى تلك النتيجة. لذلك، قدم نتيجة عملك أولاً واعرض مزيداً من التفاصيل إذا طُلب منك ذلك. جرب أن تقول: “لا أملك جميع البيانات للإجابة عن سؤالك حالياً، لذلك سأعاود التواصل معك في ذلك الوقت/التاريخ”. أو “أخشى أننا قد نتخلّف عن تحقيق هدفنا، فالتباين أعلى مما كنا نتوقع، ونحن نعمل على التوصل إلى رقم دقيق”. أو أظهر أنك انتقلت بالفعل إلى الخطوات التالية من العملية: “نحن نتعامل مع ذلك الوضع بجدية بالغة وقد بدأنا بالفعل تفحص إجراءاتنا وعمليات التواصل لنضمن أن نكون في وضع أفضل قبل الربع القادم، وسنرسل لك توصياتنا لاحقاً. ونحن نركز في الوقت الحالي على إيجاد طرق لمعالجة أوجه القصور تلك”.

التزم الإيجاز

كن صريحاً في الاجتماعات الصعبة، لكن دع كلماتك موجزة. إذا كنت تميل إلى الثرثرة عندما تشعر بالقلق، فحاول أن تجيب عن كل سؤال في 3 أو 5 جمل، ولا أعني بذلك أن تختصر 30 جملة مترابطة في 3 جمل. وإليك مثالاً على ذلك، “أتفهم قلقك تماماً، ونحن نأخذ تلك المشكلة على محمل الجد. تشير الدلائل المبكرة إلى قدرتنا على معالجة الموقف؛ ويستلزم ذلك منا إجراء بعض العصف الذهني الإبداعي. وسنحصل على مزيد من البيانات بحلول الساعة 7 صباح يوم غد”. يجبرك الإيجاز أن تكون واضحاً وصريحاً، وأن تحترم وقت جمهورك وأن تحافظ على تركيزك أو أن تنأى عن التطرق إلى الأحاديث الجانبية، وأن تحجم عن الإدارة التفصيلية. قل كلمات كافية تظهر مدى فهمك، وشارك ما تعرفه مع الحضور، وحدد الوقت الذي ستقدم فيه معلومات إضافية.

من غير المرجح أن تقدم عرضاً تقديمياً أمام المسؤولين التنفيذيين دون أن يطرحوا عليك بعض الأسئلة المحيرة، بغض النظر عن مستوى ذكائك وعن مقدار الجهد الذي بذلته في إعداد العرض. قد تساعدك تلك الخطوات في التصرف بهدوء ومهنية في أثناء تلك المواقف. وعلى الرغم من أنه لا يمكنك توقع أسئلة المسؤولين التنفيذيين في أثناء الاجتماعات بالضبط، يمكنك التدرب على ما يجب عليك فعله عندما تواجه أي سؤال صعب.