هل يُطلب منك القيام بمهام إضافية كثيرة؟ إليك أفضل أسلوب للرفض

فريق هارفارد بزنس ريفيو؛ سكاري 20/غيتي إميدجيز/بيكسلز

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

كم عدد المهمات التي تقوم بها في يوم العمل العادي وتتسق تماماً مع الوصف الوظيفي لمنصبك؟

سأبدأ بنفسي.

بصفتي محررة، تشمل مسؤولياتي الأساسية: الكتابة والتحرير، وتحليل البحوث والتوجهات التجارية، والتفكير في استراتيجة المحتوى، وإسناد مهمات الكتابة لمؤلفين جدد من مختلف أنحاء العالم. وماذا أفعل عادة طوال اليوم؟ إلى جانب مهماتي الأساسية، أساعد الزملاء في كتابة رسائل البريد الإلكتروني المهمة للعملاء. وأراجع المواد التسويقية للمشاريع أو الفعاليات القادمة. وأحضر اجتماعات مناقشة الاستراتيجية التنافسية وأوجّه المتدربين. وأعمل أحياناً في الفِرق المتعددة الوظائف التي تحتاج إلى خبرة تحريرية. وأخطط من حين لآخر للقاءات في المكتب أو أنشطة لبناء الفريق. ولا يُعد أيّ من هذه الأشياء جزءاً من الوصف الوظيفي لمنصبي.

في أغلب الأحيان لا أمانع القيام بعمل إضافي، خاصة إذا كان سيُسهم في تحقيق الأهداف المؤسسية بطريقة ملموسة. ولكن، بين الحين والآخر، لا يكون لدي ما يكفي من الوقت والمساحة الذهنية للقيام بذلك العمل، حتى إن كان شائقاً أو يفتح الباب أمام فرص جديدة. هل هذا مألوف لك؟

في هذه المواقف، ثمة طريقة صحيحة وطريقة خاطئة لرفض القيام بالمهمات، سواء كان الشخص الذي يطلبها منك هو مديرك أو زميلك. بدلاً من التراجع أو اتخاذ موقف دفاعي، فكّر ملياً واشرح أسبابك وتجنب صنع أعداء. هذه مهارة بالغة الأهمية، خاصة بالنسبة للعاملين الجدد، الذين قد يفتقرون إلى الخبرة أو الثقة أو المفردات لرفض المهمات الإضافية، وغالباً ما ينتهي بهم الأمر بالإصابة بالاحتراق الوظيفي والإرهاق.

إذا كنت تواجه صعوبة في رفض المهمات الإضافية في العمل، فإليك بعض نماذج الرفض لمساعدتك.

فكّر في الأمر بطريقة منطقية

هل انضممت إلى العمل حديثاً؟ إذا كانت الإجابة هي نعم، فكن حذراً بشأن الطريقة التي ترفض بها طلبات زملائك. إذ لم تُتَح الفرصة لهم للتعرف عليك بعد، وقد يضعون افتراضات سلبية حول شخصيتك أو أخلاقياتك في العمل إذا رفضت طلباتهم بشكل مباشر. لذا، اِحمِ سمعتك من خلال إعطائهم سبباً واضحاً يجعلك تعتقد أنك لا تستطيع إنجاز هذه المهمة.

بدلاً من قول: “كاميليا، طلبتِ مني العمل على مشروع جديد، لكن لدي الكثير من العمل بالفعل. لذلك لا أستطيع العمل على هذا المشروع. أعتذر عن ذلك”.

جرّب أن تقول: “كاميليا، مع عبء العمل الحالي، لا أعتقد أنني سأتمكن من الوفاء بالتوقعات التي وضعتها لهذا المشروع. إذا كنتِ ترين أنني أفضل شخص لهذه المهمة، فيسعدني الاجتماع معكِ وإعادة النظر في جدول أعمالي وأولوياتي الحالية. فهل توافقين على ذلك؟”.

كن لبقاً وصريحاً في الوقت نفسه

في بعض الأحيان نملأ جدول أعمالنا بالكثير من المهمات دون أن ندرك أنه قد يكون هناك تعارض بينها في المستقبل. ربما وافقت على فرصة مثيرة قبل بضعة أشهر، لكنك لم تأخذ في الاعتبار الالتزامات المهنية الأخرى التي قد تحتاج إلى المزيد من وقتك. أو ربما لم تتوقع أن يمتد العمل على مشروع آخر. من الصعب ألا تقدم أي وعود، ولكن يجب أن تقوم بذلك بلباقة. احرص على أن تكون واضحاً وحازماً، والأهم من ذلك أن تكون مراعياً لمشاعر الآخرين.

بدلاً من قول: “زاهر، أعلم أنني وافقت على أن أكون عضواً في اللجنة، لكنني أعتذر؛ لا أعتقد أنني أستطيع القيام بذلك الآن. فأنا مشغول بالكثير من الأشياء الأخرى”.

جرّب أن تقول: “عندما قلت إن بإمكاني الانضمام إلى اللجنة الشهر الماضي، كنت متأكداً من أن وقتي يسمح بأداء عمل رائع. ولكن بعد إلقاء نظرة فاحصة على جدول أعمالي، أدركت أنني تحملت التزامات أكثر مما يمكنني تحملها وأن هناك العديد من الالتزامات المهنية التي لا يمكنني نقلها. وهذا يعني أنني لن أتمكن من المشاركة. لا أزال أعتقد أنها فرصة رائعة وتسعدني المشاركة في المستقبل”.

غيِّر نظرتك إلى الفرصة

في بعض الأحيان لا نتمكن من الحضور إلى العمل لمرضنا أو نحتاج إلى إجازة بسبب حالات طارئة شخصية. وينطبق الشيء نفسه على زملائنا. عندما يحدث ذلك، قد يُطلب منك المساعدة في احتواء الموقف من خلال الاضطلاع ببعض المهمات الإضافية. إذا وجدت نفسك في موقف يُطلب منك فيه أن تنوب عن أحد الزملاء، وليست لديك الخبرة أو المهارات اللازمة للتعامل مع هذا الطلب بسرعة وثقة، فلا ترفض على الفور. إذ يجب أن يقتصر استخدامك للرفض المباشر على الأشياء التي لا يمكن القيام بها تحت أي ظرف من الظروف.

فكّر إذا ما كنت تميل إلى رفض المهمة بدافع الخوف، وإذا كان الأمر كذلك، فحاول النظر إليها على أنها فرصة للتطور.

بدلاً من قول: “عذراً، لا أمتلك المهارات اللازمة للقيام بالمهمة، لذلك لن أتمكن من تحقيق النتائج التي تريدها”.

جرّب أن تقول: “لا يزال هذا النوع من المهمات جديداً بالنسبة لي، ولكن إذا كنت تتقبل أنني سأحتاج إلى بعض الوقت الإضافي للتعامل مع منحنى التعلم، فيسعدني أن أحاول القيام بها”.

اشرح لماذا سيكون الرفض في مصلحة الجميع

في بعض الأحيان قد تُعرض عليك فرصة للعمل مع فِرق أخرى وبذلك فهي يمكن أن تساعدك على اكتساب فهم أفضل لأجزاء أخرى من العمل. إذا كنت تريد أن تصبح مديراً، يمكن أن تساعدك هذه الفرص في بناء المهارات والعلاقات التي قد تساعدك على التقدم في حياتك المهنية. قد يكون من الصعب رفض العمل على هذه المهمة، لكن عليك التفكير في تأثير قبولها عليك وعلى فريقك. وإذا كان تكليفك بمهمة ما سيحدّ من تركيزك على مسؤولياتك الرئيسية أو سيُضعف قدرتك على تقديم عمل ذي جودة عالية بصورة دائمة، ولن تستفيد من المزايا الكبيرة على مستوى التعلّم أو بناء العلاقات، فقد يكون من الأفضل رفضها.

بدلاً من قول: “عذراً، هذا ليس مدرجاً في وصف وظيفتي، ولدي الكثير من المهمات في الوقت الحالي”.

جرّب أن تقول: “تبدو فرصة رائعة، لكننا فريق صغير، وإذا خصصت 5 ساعات أسبوعياً للأنشطة التسويقية، فقد يتعين علينا تكثيف جهودنا لإطلاق منتجاتنا الرئيسية في الوقت المحدد وسيعاني فريقي بسبب ذلك. شكراً لك على ترشيحي لهذه المهمة. يسعدني أن أتعلم المزيد عن التسويق، فآمل أن أكون من المرشحين عندما تظهر فرصة أخرى”.