3 طرق لرفض طلبات مديرك التي تستنزفك دون طائل

فريق هارفارد بزنس ريفيو؛ أولينا كوليزنيك/غيتي إميدجيز

شارك

ملخص: قد تشعر بالضغط للموافقة على كل شيء في بداية حياتك المهنية، وهذا منطقي؛ فأنت موظف جديد، وتحاول بناء سمعة طيبة. لكن تذكّر أن توفير طاقتك للعمل الأكثر أهمية (العمل الذي سيفيدك ويحقق طموحاتك) سيجعلك أكثر نجاحاً من الاضطلاع بمهمات ليس لديك القدرة أو الوقت للقيام بها. إليك كيفية رفض القيام بمهمة أو كيفية رفض طلب مديرك.

• فكّر لمدة يوم إذا ما كانت المهمة ستساعدك أم تضرك. إذ يمكن أن تكون الموافقة على أداء المهمات التي تقع خارج منطقة راحتك مجزية حقاً، ولكن إذا وافقت على جميع المهمات، فأنت في الأساس ترفض القيام بأي مهمة بشكل جيد. فهناك مرحلة يؤدي فيها الانخراط في كثير من المهمات التي لا تستطيع أداء أي منها بشكل جيد إلى تراجع أدائك.
• أخبِر مديرك عن سبب رفضك للمهمة؛ فالرفض دون إبداء أسباب يدفع مديرك إلى افتراض سبب رفضك لمهمة أو مشروع ما.
• ادعم إجابتك بالبيانات. إذا كان لديك الوقت، يمكنك قضاء يوم أو يومين في حساب الوقت الذي تحتاج إليه لكل مهمة في قائمة المهمات الحالية قبل تحديد إذا ما كان لديك الوقت للقيام بمهمة أخرى.

كم مرة سمعت هذه النصيحة المهنية: وافِق على كل شيء. الفكرة هي أنه كلما زاد العمل الذي تقوم به، زاد طموحك وسرعة تقدمك في المؤسسة. اكتسبتُ هذه الحكمة عبر أجيال عديدة من موجهين ومعلمين ومدراء وكبار الزملاء ووالديّ. وقد جعلتهم فخورين بي في بداية حياتي المهنية، فنادراً ما كنت أرفض العمل على مهمة.

كانت لدي قائمة مهمات لا تنتهي وكنت أعمل حتى ساعات متأخرة في المكتب للقيام بالمطلوب مني. مَن يأبه إذا ما كنت منهكة تماماً ولا أعرف ما الذي أستمتع به أو أريد فعله؟ كنت محظوظة بحصولي على “فرص” لا حصر لها. وكنت أمتلك مهارات رائعة، مثل التنظيم والكفاءة. وكنت أيضاً من الأشخاص الذين يوافقون على القيام بأي شيء، بل أفضل نوع من هؤلاء الأشخاص. فماذا يمكن أن يكون أفضل من ذلك؟

بعد سنوات، أصبحت لديّ إجابة عن هذا السؤال: تعلُّم متى يجب رفض العمل على مهمة. تطلّب مني الوصول إلى هذه الإجابة الكثير من التجربة والخطأ، لكن رفض طلبات الآخرين بلطف جعلني أقوم بما هو أكثر بكثير من تولي مهمات “لن تؤدي إلى حصولي على ترقية” خوفاً من تخييب آمال الآخرين. إذ إن رفض الطلبات بطريقة استراتيجية يمكن أن يوفر لك المزيد من الطاقة والوقت ويساعدك على تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية. إنها موهبة: القدرة على إيلاء الأولوية للمهمات التي ستُظهر نقاط قوتك، أو التركيز على المهمات التي ستساعدك على تنمية المهارات التي تحتاج إليها للتقدم إلى المستوى التالي.

قد تشعر بالضغط للموافقة على كل شيء في بداية حياتك المهنية، تماماً كما حدث معي. وهذا منطقي؛ فأنت موظف جديد، وتحاول بناء سمعة طيبة. لكن تذكّر أن توفير طاقتك للعمل الأكثر أهمية (العمل الذي سيفيدك ويحقق طموحاتك) سيجعلك أكثر نجاحاً من الاضطلاع بمهمات ليس لديك القدرة أو الوقت للقيام بها.

ومع ذلك، من الصعب رفض القيام بمهمة ما، لا سيما إذا كان مقدم الطلب هو مديرك. إذاً، كيف يمكنك أن تفعل ذلك؟

طلبت نصيحة من أعضاء فريقي الذين يتمتع كل منهم بقدر كبير من الخبرة في هذا المجال.

إليك كيفية رفض طلب مديرك

1) فكّر لمدة يوم إذا ما كانت المهمة ستساعدك أم تضرك

كنت أواجه صعوبة دائماً في رفض طلب مديري (أو حتى زملائي في العمل). بدأت حياتي المهنية في عالم الشركات الناشئة، وبصفتي عضواً في فريق صغير جداً، تعلمت قيمة الموافقة على كل مهمة تُلقى في طريقي، حتى تلك التي كانت بعيدة للغاية عن نطاق الوصف الوظيفي. لم أتعلم الكثير من خلال القيام بذلك فحسب، بل كسبت أيضاً رضا مديري وحصلت على ترقيات بسرعة نتيجة لذلك. وما زلت أفكر بهذه الطريقة على الرغم من أنني أعمل في شركة أكبر بكثير الآن.

ما زلت أعتقد أن الموافقة على القيام بالمهمات التي تقع خارج منطقة راحتي يمكن أن تكون مجزية حقاً، لكنني الآن أفهم أيضاً التحديات التي يمكن أن تترافق معها. إذا وافقت على القيام بكل شيء يُطلب منك، فأنت في الأساس ترفض القيام بأي شيء بشكل جيد. فهناك مرحلة يؤدي فيها الانخراط في كثير من المهمات التي لا تستطيع أداء أي منها بشكل جيد إلى تراجع أدائك، وكل تلك الشهرة والخبرة التي كنت ستكتسبها من خلال تجربة شيء جديد ستذهب سدى.

الآن، عندما يسألني مديري إذا ما كان بإمكاني تولي مهمة أو مشروع جديد، أحاول أن أتمهل قليلاً في أثناء المحادثة بقول شيء مثل “يبدو هذا مثيراً للاهتمام! هل يمكنني الرد عليك غداً حتى أتمكن من تحديد أولوياتي الأخرى في الوقت الحالي ومقدار الوقت الذي يمكنني تخصيصه للمساعدة في هذه المهمة؟”.

وبعد ذلك، أحاول التفكير في المهمة نفسها وأسأل نفسي بعض الأسئلة:

• هل سأتعلم شيئاً جديداً أو سأكتسب خبرة إذا وافقت على القيام بها؟
• هل تتوافق هذه المهمة مع أهدافي المهنية المستقبلية؟
• ما التجارب التي سأفوتها على نفسي إذا وافقت على القيام بهذه المهمة؟
• هل أنا مثقلة بالمهمات بالفعل؟

تساعدني هذه الأسئلة في تحديد إذا ما كنت مهتمة بالفعل بالمساعدة في المشروع المطروح، أم أنني سأوافق على القيام به فقط لإرضاء مديري.

– كيلسي ألبايو، مساعدة محرر أولى، مبدعو هارفارد بزنس ريفيو

2) لا ترفض فحسب، بل أوضِح سبب رفضك

عندما يطلب منك شخص أعلى منك في المرتبة الوظيفية (مثل مديرك) الاضطلاع بمهمة ما، لا تكون دينامية السلطة متكافئة، ولهذا السبب من المهم تحديد المنطق الكامن وراء إجابتك، لا سيما إذا رفضت الطلب. فالرفض دون إبداء أسباب يدفع مقدم الطلب إلى افتراض سبب رفضك للمهمة أو المشروع. والسياق مهم للغاية.

تتضمن أمثلة أسباب الرفض ما يلي:

• لا يمكنك إنهاء المهمة أو المشروع ضمن الإطار الزمني المطلوب.
• لا تشعر أن لديك الموارد للقيام بالمهمة بنجاح.
• ستضطر إلى إهمال مسؤوليات مُهمة لإنجاز المهمة الجديدة.

بعبارة أخرى، إذا كان رفض الطلب سيؤدي إلى نسخة أكثر كفاءة وتوازناً ونجاحاً منك ومن عملك، فمن المحتمل أن يكون الرفض هو الإجابة الصحيحة. وكما هو الحال مع معظم المحادثات في العمل، من الأفضل أن تكون صريحاً بشأن ما تلاحظه وتشعر به وتؤمن به.

أقترح استخدام عبارات مثل “لا أشعر بالراحة حيال قيامي بهذه المهمة لأن__ (حدد السبب)” أو “مع عبء العمل الحالي، لن أتمكن من إنهاء هذه المهمة في الوقت المحدد”. فمشاركة المنطق الكامن وراء رفضك مع مديرك ستساعد في إظهارك كزميل رصين ومسؤول وصادق وحكيم.

– نيكول سميث، مديرة إدارة التحرير المختصة بتفاعل الجمهور، هارفارد بزنس ريفيو.

3) ادعم أسبابك بالبيانات

إن إثقال كاهلك بالمهمات التي لا يمكنك القيام بها على أفضل وجه لن يؤدي إلا إلى نتائج دون المستوى المطلوب. عندما ترفض طلب مديرك، فمن واجبك أن تجعله يفهم السبب باستخدام البيانات والأدلة لدعم موقفك.

تتمثل الخطوة الأولى في فهم متطلبات المهمة بوضوح وتقدير الجهود اللازمة لإتمامها بنجاح. إذا لم تكن متأكداً، فاسأل مديرك: “ما الموعد الذي يجب إتمام المهمة بحلوله؟ وما تصورك للنتيجة الناجحة؟”.

استناداً إلى هذه البيانات، حدد إذا ما كان بإمكانك إنجازها في الوقت الحالي. وإذا كانت النتيجة الناجحة تبدو غير واقعية، فاسأل نفسك عن السبب. قد يكون أحد الأسباب الأكثر شيوعاً هو أن لديك ببساطة الكثير من المهمات في قائمة مهماتك وبالتالي لن تستطيع إنجاز المشروع في الإطار الزمني المحدد. (إذا كان لديك الوقت، يمكنك قضاء يوم أو يومين في حساب الوقت الذي تحتاج إليه لكل مهمة في قائمة المهمات الحالية قبل الرد على مديرك).

بمجرد تكوين فكرة أفضل عن حجم مهماتك والوقت المتاح، تحدث مع مديرك في وقت مناسب واشرح موقفك بهدوء، باستخدام أي بيانات جمعتها لدعم موقفك. إذا كانت المهمة عاجلة أو في غاية الأهمية ولا يمكنك إنجازها بالسرعة المطلوبة، فاطلب من مديرك مساعدتك في إعادة ترتيب المسؤوليات التي أنت ملتزم بها بالفعل حسب الأولوية. يمكنك أن تقول: “سيسعدني تولي هذه المهمة ولكن لا يمكنني إنجازها في الموعد المحدد نظراً إلى مهماتي الأخرى. هل يمكنك مساعدتي في إعادة ترتيب مهماتي حسب الأولوية لتوفير مساحة أكبر في جدول أعمالي؟”.

وجدت أيضاً أن أدوات التعاون، مثل تريلو (Trello) وإيرتيبل (Airtable)، التي تسمح لك بتتبع مهماتك الحالية، يمكن أن تساعد في أن تجعلك أنت ومديرك على وفاق من خلال توضيح عبء العمل له. أوصي باستخدام هذه الأدوات لتوثيق مجموعة المشاريع التي تعمل عليها، ثم مشاركتها مع مديرك حتى يتمكن من رؤية ما تعمل عليه قبل تكليفك بمشروع جديد.

– دفيويش ميهتا، المدير الإقليمي، جنوب آسيا والشرق الأوسط