ما الذي تكشفه العبارة التي تختِمُ بها بريدك الإلكتروني؟

فرانشيسكو زيريلي/زيريلي ميديا/ساينس فوتو لايبراري

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: كتابة البريد الإلكتروني لها أساسيات متعارف عليها منذ فترة طويلة للغاية. وقد انتقل العديد من المعايير التي اتبعناها في الرسائل المكتوبة بخط اليد إلى وسيلة التواصل الرقمية هذه بسهولة. قد تعتقد أننا أصبحنا جميعاً محترفين في كتابة البريد الإلكتروني الآن، لكن بعض الجوانب، لا سيما الطريقة التي نختتم بها رسائلنا، لا تزال تكتنفها بعض التوترات.

• على الرغم من أن وسيلة التواصل هذه ليست رسمية بشكل كبير، فقد يفسر المستلم الكلمات والنبرات المختلفة بشكل مختلف اعتماداً على مجموعة متنوعة من العوامل تشمل طبيعة العلاقة والخلفيات الثقافية والمناخ السائد في قطاعك.
• ففي بعض الحالات، قد توحي العبارات التي لطالما اعتُبرت مهذبة (مثل المخلص أو مع خالص التحيات) بالجمود واللامبالاة.
• وبسبب “أثر الحداثة”، قد يتذكر المستلمون العناصر أو الأفكار أو الحجج التي ذكرناها في الجزء الأخير من الرسالة بشكل أوضح. لذلك قد تكون العبارات التي تستخدمها في الختام أهم من عبارات الترحيب.
• ونظراً إلى أن الأشخاص يلاحظون العبارات التي استخدمناها لختام رسائلنا، فإنها تمثل فرصة. إذ يمكنك استخدامها للإشارة إلى مكانتك أو تعزيز علامتك التجارية الشخصية. ويمكن استخدامها أيضاً للإعراب عن الاهتمام والقلق وروح الزمالة.

كم مرة كتبت توقيع بريدك الإلكتروني ثم حذفته وأعدت كتابته ودققت فيه مرة أخرى قبل الضغط أخيراً على زر الإرسال؟ أنا متأكدة أن هذا حدث معك، وربما حتى اليوم.

أعمل منذ 15 عاماً، وكانت جميع الوظائف التي شغلتها تقريباً بدوام كامل، وكان العمل في بعضها من المكتب وفي معظمها عن بُعد. خلال هذا الوقت، أرسلت نحو 140 ألف بريد إلكتروني. وفي بعض الأيام أستلم وأرسل نحو 250 بريد إلكتروني (وربما أكثر من ذلك). ومع ذلك، ما زلت أتردد أحياناً قبل كتابة التحية. أحياناً لا أكون متأكدة مما أريده من هذه المحادثة وأحتاج إلى لحظة للتفكير في الكلمات المناسبة. وفي أحيان أخرى، أحاول اكتشاف ما هو الأنسب عند مراسلة شخص في قطاع آخر أو دولة أخرى أو ثقافة شركة مختلفة.

كتابة البريد الإلكتروني لها أساسيات متعارف عليها منذ قرون. هل تتذكر الرسائل المكتوبة بخط اليد؟ انتقل العديد من المعايير التي اتبعناها في هذا النوع من الرسائل إلى الرسائل الرقمية. نظراً إلى أن موظف المكتب العادي يرسل نحو 40 بريداً إلكترونياً يومياً، قد تعتقد أننا جميعاً محترفون في صياغتها الآن. لكن علاقتنا بكتابة البريد الإلكتروني لا تزال متوترة، لا سيما عندما يتعلق الأمر بكيفية ختام الرسالة.

على الرغم من أن وسيلة التواصل هذه ليست رسمية بشكل كبير، فقد يفسر المستلم الكلمات والنبرات المختلفة بشكل مختلف اعتماداً على مجموعة متنوعة من العوامل تشمل طبيعة العلاقة والخلفيات الثقافية والمناخ السائد في قطاعك. في بعض الحالات، قد توحي العبارات التي لطالما اعتُبرت مهذبة (مثل المخلص أو مع خالص التحيات) بالجمود واللامبالاة.

لذلك، في حين أننا ربما أتقنا بعض جوانب هذه المهارة، ففي سياق العمل لا يستطيع معظمنا ختام رسائله. لفهم كيفية تطور العبارات التي نختتم بها رسائلنا على نحو أفضل وما يعنيه ذلك لنا بوصفنا عاملين، بحثت في كيفية تأثير إتيكيت البريد الإلكتروني ومبادئ العلوم السلوكية على الطريقة التي يمكن بها تفسير مثل هذه العبارات. إليك ما علمته حول كيفية ترك الانطباع الذي تريده والحصول على الرد الذي تحتاج إليه عند إرسال بريد إلكتروني.

هل يهتم أي شخص فعلاً بالطريقة التي تختم بها رسالتك؟

نعم، فانظر إلى عمليات البحث عن مصطلحات مثل “عبارات التحية للبريد الإلكتروني” و”عبارات ختام رسائل البريد الإلكتروني”. نتائج مؤشرات جوجل لا تكذب. فقد ازداد الاهتمام بالطريقة التي نختتم بها رسائل البريد الإلكتروني مع توسع القدرات المستندة إلى السحابة في عام 2010، ثم ازداد بشدة خلال الجائحة.

الفكرة هي أن أكثر من 4 مليارات شخص يستخدمون البريد الإلكتروني بصورة نشطة. حتى إن الكثيرين منا يتفقدونه عندما يكونون في الفراش أو في إجازة أو في أثناء “مشاهدة” التلفزيون، حتى في أثناء ذهابهم إلى الحمام. وعندما يقرأ شخص ما بريدك الإلكتروني، سيلاحظ العبارة التي استخدمتها لختام رسالتك.

إذا كنا سنأخذ التحيزات المعرفية في الاعتبار، فإن “أثر الحداثة” (recency effect) له دور هنا: إذ يتذكر الأشخاص العناصر أو الأفكار أو الحجج التي نذكرها في الختام بشكل أوضح من تلك التي نذكرها في البداية. لذلك فإن عبارات الختام أهم من عبارات الترحيب.

تمثل عبارات ختام رسائل البريد الإلكتروني فرصة أيضاً؛ فهي يمكن أن تشير إلى مكانتك أو تعزز علامتك التجارية الشخصية. ويمكن استخدامها للإعراب عن الاهتمام والقلق وروح الزمالة. ويمكنها أيضاً تشجيع السلوكيات الاجتماعية الإيجابية وزيادة تقدير الذات.

من خلال بحثي على شبكة الإنترنت، لاحظت نمطاً وربما انتبهت إليه أنت أيضاً. يمكن أن يندرج معظم عبارات ختام رسائل البريد الإلكتروني في 5 فئات عامة، ولكل منها غرض متميز.

الطرق المختلفة التي نستخدم بها عبارات ختام البريد الإلكتروني

من خلال بحثي على شبكة الإنترنت، لاحظت بعض الأنماط، وربما انتبهت لها أنت أيضاً. يمكن أن يندرج معظم عبارات ختام رسائل البريد الإلكتروني في 5 فئات عامة، ولكل منها غرض متميز.

تعتمد كيفية استخدامك للعبارات الواردة أعلاه إلى حد كبير على نيتك. استناداً إلى تجربتي، إليك بعض الأشياء التي يجب مراعاتها قبل ختام رسائلك، بالإضافة إلى اقتراحات حول كيفية ختام رسالتك في كل ظرف:

1) علاقتك الحالية مع المستلم

• هل أنتم أصدقاء مقربون في العمل؟ اختر ما يناسبك من فئة التعبير عن الود أو ابتكِر عبارة جديدة!
• هل هو زميل تكره التعامل معه؟ استخدم العبارات الدالة على الاحترام أو أغلق المحادثة قبل أن يتأزم الموقف.
• هل هو عميل؟ فكّر في إظهار الامتنان.
• هل هو قائد؟ استخدم العبارات الدالة على الامتنان أو الاحترام.
• هل قابلت هذا الشخص من قبل؟ يعتمد التواصل مع المعارف الجدد على السياق بشكل أساسي؛ فكيف تعرفت عليهم؟ وما الذي تأمل أن يحدث بعد ذلك؟ قد يكون التشديد على إبداء الاحترام أو الامتنان هو أفضل الخيارات.

2) نيتك أو هدفك من إجراء المحادثة

• هل تريد أن يتوقف هذا الشخص عن إزعاجك؟ لا تترك مجالاً لاختيار الخطوات التالية عن طريق إغلاق المحادثة.
• هل تريده أن يبدي رأيه؟ هذا هو الوقت الذي يمكنك فيه طرح سؤال مباشر عن الخطوة التالية.
• هل تقدّر حجم إسهاماته؟ أظهِر الامتنان!

3) الهدف المنشود من الرسالة

• هل أنت حريص على التعاون مع هذا الشخص أو جعله من العملاء المحتملين؟ اجعل الأمر واضحاً من خلال اتباع “نهج الخطوة التالية” مثل “دعنا نبقى على اتصال” أو “شاركني أفكارك”.
• هل تريده أن يوجّهك؟ فكّر فيما تريد اقتراحه للخطوة التالية أو اشكره على تخصيص جزء من وقته لك.
• هل تريد بناء صداقة في العمل؟ استخدم العبارات الدالة على الود في هذه الحالة، أو اطلب منه احتساء القهوة أو الشاي باعتبار ذلك هو الخطوة التالية.

4) الثقافة المؤسسية

• هل تعمل لدى علامة تجارية يسودها المرح أو شركة يتسم التواصل فيها بأنه غير رسمي بشكل أكبر؟ جرب “نهج التعبير عن الود”.
• إذا كنت تعمل في شركة ناشئة طَموحة وتمضي قدماً باستمرار، فسلِّط الضوء على الخطوات التالية.
• أما إذا كنت تعمل في شركة كبرى تقليدية أو هيئة حكومية، فربما ترغب في التصرف بحذر من خلال “نهج إظهار الاحترام”.

5) الثقافة (الثقافات) التي تعمل فيها أنت والمستلم

• هل يتواصل الأشخاص بأريحية عادة؟ اختر شيئاً غير رسمي أو استخدم أي خيار من الخيارات التي تُظهِر الود.
• هل يشددون على التراتبية الهرمية وإظهار الاحترام؟ اختر عبارات الختام المهذبة.

6) تأثيرك ونفوذك

• هل تقدم الدعم؟ سيكون إظهار الاحترام هو الطريقة المناسبة.
• هل تدير جهوداً أو فريقاً؟ أعرِب عن تقديرك.

7) المناخ السائد في قطاعك

• هل سيحدث تسريح للعاملين عما قريب؟ تجنب استخدام أي شيء يدل على البهجة. وفي حالة التركيز على الخطوات التالية، ضع في اعتبارك أن الخطط قد تتغير. أو يمكنك تفادي الاستفسارات غير المرغوب فيها أو عروض المبيعات من خلال الإشارة إلى إغلاق المحادثة.
• هل الأعمال في حالة ازدهار؟ هذا هو الوقت الذي يمكن فيه إظهار الامتنان أو التشديد على الخطوات التالية بسهولة أكبر.

8) الظروف الخارجية التي ربما تكون مؤثرة عليك أو على المستلم

• قائمة التحديات التي نواجهها اليوم طويلة على نحو مؤسف: حرب أو جائحة أو عنف عنصري أو اضطرابات أهلية أو خلافات سياسية، وغيرها. في حالة الأحداث الحساسة، يجب أن تتجنب عموماً النبرة المرحة للغاية؛ إذ يمكن أن يُنظَر إليك على أنك تتجاهل الأحداث أو غير مبالٍ بها. وعند مناقشة الأحداث المتعلقة بالعمل، التزم بشيء أكثر حيادية، مثل الخطوات التالية أو إظهار الاحترام، بغض النظر عن السياق.

لا تتضمن القائمة أعلاه العبارات الختامية الطريفة، على الرغم من أنني اكتشفت خلال بحثي بعض الأشياء التي تجدر الإشارة إليها. من العبارات المفضلة (التي تعلمتها من أحد مستخدمي تيك توك): “لم تبهجني رسالتك” و“سرك في بئر“. ومع ذلك، استخدم هذه العبارات بحذر. فالأشخاص الذين يعرفونك جيداً سيقرؤون كلامك ويفهمون المعنى المقصود بدقة أكبر بكثير من شخص تعرفت عليه حديثاً.

تجنب ختام رسائل البريد الإلكتروني بهذه الطريقة

على الرغم من أن عبارات ختام رسائل البريد الإلكتروني ستختلف بناءً على المستلم والهدف منها، فإن ثمة أشياء معينة يجب أن نسعى جميعاً إلى تجنبها.

1) قد يكون هذا غني عن القول، ولكن لا يزال يجدر التحذير منه! تجنب وضع أي افتراضات حول:

• عبء العمل الحالي
• مستوى الأقدمية
• الحالة الاجتماعية
• الهوية الشخصية
• العلاقات الشخصية

إذا وقعت في هذا الخطأ، فقد يؤدي إلى تدمير العلاقة، أو على الأقل سيجعلك تبدو ساذجاً. على سبيل المثال، قول “شكراً لك مقدماً!” يعني أن الشخص الذي تكتب إليه قادر على القيام بهذا الشيء من أجلك ومستعد لذلك. وبالمثل، فإن قول عبارة “أتمنى التوفيق لك ولعائلتك” أو “أتمنى لك ولزوجك/زوجتك عطلة سعيدة” لشخص لا تربطك به علاقة قوية، تضع افتراضات حول علاقاته وحياته الشخصية وحتى معتقداته الدينية التي قد تكون غير صحيحة أو مسيئة.

2) تذكر أنك قد تكون في مزاج رائق، ولكن قد لا يكون المستلم كذلك.

ثمة فترات يشعر فيها الأشخاص بالحزن أو يتعافون من شيء ما أو يواجهون تحديات مجهولة، ولا يزال عليهم أداء وظائفهم. لذا، استخدم علامات التعجب باعتدال إذا كنت لا ترغب في أن يُنظَر إليك على أنك تتصرف بعفوية مفرطة، لا سيما في العصر الذي نعيشه.

3) “بناءً على آخر نقطة ذكرتها”، هذا مثال لعبارة ختام سلبية.

تجنب الملاحظات التي تبدو كأنها أوامر غير مباشرة مثل “يُرجى الإفادة”، أو عبارات التحية الجوفاء مثل “تحياتي”. عند الشك، اقرأها بصوت عالٍ.

العبارة التي تختتم بها رسائلك تترك انطباعاً عنك، وتكشف أشياء عن شخصيتك ومكانتك ونهجك ونيتك. ويمكن أيضاً أن تساعدك على بناء علاقات أقوى أو إنهاء علاقات لا ترغب فيها. تُعد عبارات التحية تصرفاً افتراضياً مؤثراً يعبر المرسل عنه بعبارة موجزة. إذا كنت لا تفكر ملياً في الأمر، فأعتقد أنك ستبدأ ذلك بعد هذه المقالة.

آمل أن تكون هذه المقالة قد أبهجتك!