6 نصائح لتلقّي ردود فورية على رسائل المتابعة على البريد الإلكتروني

shutterstock.com/Eny Setiyowati

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: قد يكون إرسال رسالة متابعة عبر البريد الإلكتروني أمراً محرجاً، لا سيّما إذا اضطررت إلى إرسالها عدة مرات. لكن عندما لا يستجيب شخص ما لطلبك الأولي، فليس من الضروري أن تفترض أن إجابته هي الرفض. وفيما يلي ست نصائح لمساعدتك في الحصول على الإجابة التي تود سماعها.

• اكتب عنواناً يُبيّن مدى إلحاح الرسالة، لكن تذكر أن معظم الأشخاص يقرؤون رسائل البريد الإلكتروني عبر هواتفهم، لذا اجعل العنوان قصيراً.
• راعِ اللغة التي تستخدمها، إذ يجب أن تبدو شخصاً ودوداً ومهذباً.
• اجعل رسالتك موجزة وسهلة القراءة.
• اطرح سؤالاً واضحاً حتى يعرف المستلم ما تريده بالضبط.
• التمس العذر للمستلم، إذ سيظهر ذلك مدى تواضعك ويخفف من وطأة أي إزعاج محتمل.
• كن دؤوباً، بمعنى أن تُبدي الجدية مع الوعي بشأن الخطوة التالية.

مررنا جميعاً بتجربة أن نرسل بريداً إلكترونياً إلى شخص ما نطلب فيه إجراء محادثة معه أو نلتمس معلومات أو مساهمات أو توصية منه دون أن نحصل على أي رد. لكن لن يستجيب الجميع لرسالتك وفق جدولك الزمني، هذا إن تلقيت أي رد في الأساس، سواء كنت تتواصل مع زميلك في العمل أو عميل مهم أو وكيل توظيف أو زميلك في الدراسة أو حتى صديق قديم لك.

لكن عدم تلقيك إجابة لا يعني أنهم يتجاهلونك، بغض النظر عن أن الموقف ذلك محبط ومخيّب للآمال. لذلك، من المهم أن تفكر بمنطقية في تلك الحالات، إذ غالباً ما يكون الأفراد منهمكين بالعمل على سلسلة من المهام المهمة والمسؤوليات الشخصية. وقد لا يندرج الرد على رسالتك ضمن المهام العشرة الأولى في قائمة أولوياتهم. وقد يساعدك تذكر ذلك في إدراك سبب عدم تلقيك أي رد، ويجعلك أقل تردداً في إرسال رسالة متابعة.

ومع ذلك، قد تشعر بالإحراج أحياناً من إرسال تلك الرسائل، لا سيما إذا اضطررت إلى إرسالها أكثر من مرة. وإليكم بعض الأمور الأساسية التي يجب وضعها في الاعتبار عند التواصل مع شخص ما للمرة الثانية (أو الثالثة أو الرابعة).

اكتب عنواناً يُبيّن مدى إلحاح الرسالة

يفتح الأفراد نسبة 47% من رسائل البريد الإلكتروني أو يتجاهلونها بناءً على العنوان وحده. وتظهر البحوث أن العناوين القصيرة المكونة من أربع كلمات فقط تتمتع بمعدلات فتح أعلى، وهو أمر منطقي نظراً لأن ثلثي رسائل البريد الإلكتروني تتم قراءتها من الهواتف المحمولة.

على سبيل المثال، احتاج بلال، وهو أحد عملائي، إلى توقيع زميله على خطة تواصل بشأن الإعلان عن انتقاله إلى مجموعة جديدة، لكنه لم يتلق أي رد على بريده الإلكتروني الأول الذي يحمل عنوان “خطة تواصل الفريق قبل إعلان الشركة”. ثم أرسل بريداً إلكترونياً إلى زميله مرة أخرى، وغيّر العنوان إلى “عاجل: خطة التواصل”، وحصل على رد فوري.

وعلى الرغم من أن رسائل البريد إلكتروني العاجلة محدودة، مثل رسالة بلال، من الضروري التفكير ملياً في عنوان الرسالة. تجنب العبارات العامة مثل “رسالة متابعة” أو “تذكير”، فهي عبارات غامضة وقد تجعل المستلم يشعر بالسوء لبطء الاستجابة (وقد تدفعه إلى تأخير الرد أكثر). بدلاً من ذلك، استخدم العنوان لمنح المستلم ملخصاً موجزاً عن طلبك، كأن تقول، “الخطوات التالية للمشروع أكس” أو “سؤال حول طلب التوظيف”.

راعِ اللغة التي تستخدمها

كثيراً ما يسيئ مستلمو الرسائل فهم أسلوب التواصل المستخدم عبر البريد الإلكتروني، لذا احرص على صياغة رسالتك بلغة ودية ومهذبة. وتظهر البحوث أن رسائل البريد الإلكتروني ذات الأسلوب الخطابي الإيجابي نوعاً ما تتمتع بمعدلات استجابة أعلى بنسبة 10-15% من الرسائل الحيادية.

لذلك، اعتبر رسالتك بمثابة تذكير لطيف. تخيّل تلقيك رسالة بريد إلكتروني يرد فيها: “أرجو أن تُرسل ملاحظاتك على مشروعي بحلول يوم الخميس”، مقارنة بـ “أتطلع إلى الحصول على ملاحظاتك بشأن العمل الذي أنجزته حتى الآن بحكم خبرتك في هذه المشاريع. إن هذا المشروع مهم جداً لي ولفريقي، وسنكون ممتنين لتلقّي أي أفكار منك بحلول نهاية يوم الخميس”. تُعتبر الرسالة الأولى محايدة وقد تفسّر من منظور فرض الأوامر، في حين تُعتبر الرسالة الثانية أكثر تفاؤلاً وتقديراً ومجاملة للمستلم. وفي الواقع، يُعتبر الإطراء الخفي، دون المبالغة، مفيداً للغاية.

اجعل رسالتك موجزة واستخدم لغة بسيطة

لا أحد يحب تلقي بريد إلكتروني طويل أو معقد، بل تتسّم أكثر الرسائل فعالية بأنها قصيرة وسهلة القراءة. وتظهر البحوث أن الرسائل المثالية هي تلك التي تشتمل على ما بين 75 و100 كلمة، فهي توفر أعلى معدل استجابة بنسبة 51%. فإذا كنت تعيد توجيه بريدك الإلكتروني الأولي، فيجب أن تكون رسالة المتابعة أقصر منه.

يظهر البحث نفسه أيضاً أن استخدام لغة بسيطة (في مستوى طالب في الصف الثالث) يؤدي إلى معدل استجابة أعلى (53%). وفي الواقع، غالباً ما يتجاهل الأفراد رسائل البريد الإلكتروني الطويلة ليعيدوا النظر فيها لاحقاً، أي عندما يكون لديهم وقت للتركيز عليها. وذلك يعني أنه من المرجح أن ينسى الأفراد قراءة رسائل البريد الإلكتروني الأطول.

اجعل رسالتك بسيطة ومباشرة. يمكنك أن تقول مثلاً: “هذه رسالة متابعة لأعرف إن كان لديك بعض الوقت للتحدث في الأسبوع أو الأسبوعين المقبلين عن تجربتك في العمل في الشركة إكس، لأنني تقدمت للتو بطلب لشغل منصب محلل مالي”.

اجعل طلبك واضحاً

سيجعل السؤال المباشر والصريح طلبك واضحاً للمستلم. وكلما كنت أوضح، حصلت على رد سريع منه. في الواقع، يبلغ احتمال حصولك على إجابة نسبة 50% عندما تطرح ما يصل إلى ثلاثة أسئلة مقارنة بعدم طرح أي سؤال على الإطلاق. على سبيل المثال:

• “هل لديك وقت شاغر في الأسبوع أو الأسبوعين المقبلين؟”
• “هل أنت مستعد لتقديمي أمام ويليام بيرنز؟”
• هل لديك بعض الوقت للتحدث في الأسابيع المقبلة حول أولويات تطوير مساري المهني؟”
• “هل يمكنك المشاركة في لجنة المؤتمر حول المرأة في مجال الذكاء الاصطناعي خلال الثلاثة أشهر المقبلة؟”

التمس الأعذار للآخرين

يتمثّل أحد أسباب عدم رد شخص ما على رسالة بريد إلكتروني في عدم قدرته على تقديم المساعدة، أو لعدم شعوره بالراحة لمتابعة الطلب، لكن التماس العذر له قد يخفف من عدم ارتياحه ويُظهر مدى تواضعك، ما يزيد من احتمالية رده على الرسالة.

جرب استخدام إحدى العبارات التالية:

• “إذا كانت علاقتك مع ويليام رسمية لدرجة أنك لا تستطيع تقديمي أمامه، فأنا أتفهم ذلك تماماً”.
• “إذا وجدت مرشحاً آخر لتوظيفه في هذا المنصب، فأرجو منك إبلاغي بذلك”.
• “إذا كان عليّ التواصل مع شخص آخر للحصول على هذه المعلومات، فأرجو منك إبلاغي بذلك”.
• “أرجو أن تُخبرني إن كنت مشغولاً جداً أو إن كنت لا تملك الوقت الكافي لتقديم ملاحظات حول مشروعي أو أنك تحتاج إلى مزيد من الوقت”.
• “إذا كنت غير قادر على المشاركة في لجنتنا، فإننا نرحب باقتراحاتك وتوصياتك بشأن مؤتمر آخر حول النساء في مجال الذكاء الاصطناعي”.

يمكنك أيضاً منح المستلم فرصة حفظ ماء الوجه من خلال الإقرار بمدى انشغاله والكم الهائل من المسؤوليات التي تقع على عاتقه، لئلا تطغى عليه المشاعر السلبية عند تلقيه رسائل منك، كأن تقول: “إذا كنت مشغولاً للغاية أو إذا كان الوقت غير مناسب الآن، فلا مشكلة”.

كن دؤوباً بحكمة

تظهر البحوث أن طلب ما نحتاج إليه يقلل من حدة القلق ويحسن تقديرنا لذواتنا، ويعزز شعورنا بالقوة ومن جودة علاقاتنا، فضلاً عن أنه يساعدنا على تلبية مطالبنا. باختصار، تستحق رسائل المتابعة الجهد المبذول.

لكن الخط الفاصل بين أن تكون لحوحاً ومزعجاً دقيق جداً. وعليك بالتالي إظهار الجدية والوعي في آن واحد بشأن وقت إرسال رسالة المتابعة ووقت التخلي عن فكرة إرسالها والمضي قدماً. وكقاعدة عامة، فإن الوقت المناسب للتواصل مرة أخرى وإرسال رسالة متابعة هو بعد أسبوع من إرسال رسالتك الأولى. ومع ذلك، قد يكون من الأمثل إرسال رسالة متابعة في وقت أقرب بناءً على طبيعة طلبك أو المحادثات السابقة أو المواعيد النهائية ذات الصلة.

ويجب أن تكون رسائل المتابعة متباعدة قليلاً ما لم يكن الموضوع مستعجلاً، كأن ترسل ثلاث رسائل، رسالة واحدة كل أسبوع. ويمكنك أن تُرسل رسالة رابعة كمحاولة أخيرة استناداً إلى الموقف. أجرى أحد عملائي مقابلة شخصية لشغل منصب رئيسي وأخبرته وكيلة التوظيف أنها أُعجبت بشخصيته وأرادت منه أن يقابل الرئيس التنفيذي. لكنه لم يتلقَ أي رد بعد ثلاث رسائل متابعة. وبعد أن مضت ستة أسابيع على آخر رسالة أرسلها، قرر إرسال رسالة أخيرة إلى وكيلة التوظيف ليتلقى رداً منها في غضون دقائق.

تُعدّ رسائل المتابعة مع الآخرين الذين لا يستجيبون لرسائلك جزءاً لا مفر منه وضرورياً في العمل لتحقيق الأهداف. لذلك، استخدم الاستراتيجيات المذكورة أعلاه لزيادة فعالية رسائل المتابعة ومساعدتك في الحصول على الاستجابة التي تحتاج إليها.