تقنية التأطير الزمني: أداة رائعة لإدارة الوقت وتعزيز الإنتاجية

غيتي إميدجيز/إيفري ثينغ بيغيل

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: هل تُرحِّل المهمات التي يجب القيام بها اليوم إلى الغد، ثم إلى اليوم التالي، ثم إلى اليوم الذي يليه؟ كانت قوائم المهمات تمنح مؤلفة المقالة، نيها كيربالاني، شعوراً حقيقياً بالارتياح إلى أن نالت ترقية في العمل وتسببت مجموعة المسؤوليات الجديدة التي كانت تتوق إلى الاضطلاع بها بتميز في فوضى بجدول مواعيدها المنظّم للغاية. وقد جربت تحديد وقتها بصرامة، ووجدت أنه يأتي بفوائد إضافية كبيرة، بما في ذلك: القضاء على “مفارقة الخيار”: يتعين علينا جميعاً اتخاذ العديد من القرارات كل يوم، وتتمثل إحدى مزايا طريقة “التأطير الزمني” في أنها تخلصنا من حالة الشلل التي تصيبنا عن الاضطرار إلى الاختيار بين مجموعة كبيرة من المهمات في قائمة يبدو أنها لا تنتهي أبداً. ترتيب الأولويات بطريقة استراتيجية: عندما تكون قائمة المهمات طويلة، من الطبيعي اختيار المهمات التي تكون إما أسهل وإما أكثر إلحاحاً على حساب المهمات المهمة. ولكن باستخدام طريقة التأطير الزمني، يمكنك إيلاء الأولوية لما هو مهم (لا ما هو عاجل). توفير سجل إنجازات واضح للرجوع إليه في المستقل: لن تحتاج بعد الآن إلى الاعتماد على الذاكرة أو الملاحظات السريعة أو المبعثرة؛ إذ سيصبح لديك سجل ملموس يضم جميع مشاريعك وإنجازاتك لكل أسبوع، في شكل جدول مواعيد محددة بصرامة.

اعتراف: أنا مهووسة بموضوع الإنتاجية والقدرة على الإنجاز، وإدارة الوقت من الأمور التي آخذها على محمل الجد. أقرأ بنهم عن هذا الموضوع، وألتمس نصائح الأصدقاء البارعين في ذلك، وأخذت دورات عبر الإنترنت لإتقان أحدث الأساليب. تمنحني قوائم المهمات شعوراً حقيقياً بالارتياح. وفي الأيام التي أنجز فيها جميع مهماتي، أشعر أنني بطلة. أعشق مفكرتي وأعتبرها صديقتي.

ولكن قدرتي على الإنجاز كانت أمام اختبار هذا العام. فقد نلت ترقية، وكقائدة صاعدة داخل مؤسستي، توليت إدارة مهمات في قسم التسويق. ولكن مجموعة المسؤوليات الجديدة جعلت جدول مواعيدي المنظم للغاية في حالة فوضى. والجمع بين هذه المسؤوليات ومشاريعي الجانبية المتنوعة والمشاركة في مبادرات العمل الأخرى تطلب مني أن أستغل وقتي بكفاءة أكبر.

في الحقيقة، لم يكن تطبيق ذلك سهلاً.

غالباً ما أرحّل المهمات التي يجب القيام بها اليوم إلى الغد، ثم إلى اليوم التالي، ثم إلى اليوم الذي يليه. وأعتقد أننا جميعاً نتفق على أن العجز عن إتمام مشاريعنا ومهماتنا الشخصية لا يجعلنا نشعر بشعور رائع.

دفعني هذا إلى البحث عن حيلة أحدث وأفضل لزيادة قدرتي على الإنجاز للعودة إلى سابق عهدي. أخذت دورة تدريبية عبر الإنترنت بعنوان “كيف تصبح غير قابل للتشتيت؟” (Becoming Indistractible) التي درّسها المحاضر السابق في جامعة ستانفورد، نير إيال، وتوصلت إلى حل أخيراً.

إنها طريقة أو تقنية “التأطير الزمني” (Timeboxing). هل سمعت بها من قبل؟

أعلم أن هذه الطريقة ليست جديدة تماماً، فقد كان الناس يكتبون عنها منذ فترة. ولكنها كانت الأداة الأكثر فائدة في مجموعة أدواتي لهذا العام، وأدعو أي شخص يجد صعوبة في تنظيم وقته إلى تجربتها.

آلية عمل تقنية التأطير الزمني

مصطلح “التأطير الزمني” مأخوذ من منهجية إدارة المشاريع المرنة، ومعترف به كأكثر الحيَل جدوى لزيادة القدرة على الإنجاز. فهو ينطوي على ترجمة قائمة المهمات إلى فترات زمنية في جدول مواعيدك والالتزام بها. إنه ببساطة يمنحك خطة لما يجب القيام به ومتى.

بدأت بتجربة طريقة التأطير الزمني للوقت على نطاق صغير. أعطيت لنفسي مهلة أسبوعين لأعتاد على هذه العملية. وكل أسبوع كنت أقوم ببعض المهمات الجديدة الموجودة في قائمتي، وأقدّر المدة التي ستستغرقها كل مهمة، ثم أحجز ذلك الوقت في جدولي. وفي نهاية يوم العمل كنت أفكر في مقدار التقدم الذي أحرزته، وأكرر ما فعلته حسب الحاجة. وإذا طرأ اجتماع أو مهمة عاجلة على نحو غير متوقع، أعيد جدولة أولوياتي وفقاً لذلك.

أوضح لكم فيما يلي كيف ساعدتني هذه الطريقة.

القضاء على “مفارقة الخيار”

يتعين علينا جميعاً اتخاذ الكثير للغاية من القرارات كل يوم. تتمثل إحدى مزايا التأطير الزمني (وهي ميزة لم أكن أتوقعها) في تقليل تلك القرارات، ما يوفر مساحة أكبر في الدماغ للعمل بتركيز. فقد خلَّصتني هذه الطريقة من حالة الشلل التي تصيبني عن الاضطرار إلى الاختيار بين مجموعة كبيرة من المهمات في قائمة يبدو أنها لا تنتهي أبداً.

والآن أصبحت أعرف بالضبط ما أحتاج إلى العمل عليه ومتى، لأنني خطّطت له مسبقاً. وجدت متسعاً لجميع أنواع الأنشطة في جدول مواعيدي، سواء كانت مهمات متكررة وتستغرق وقتاً طويلاً مثل قراءة مجموعة من رسائل البريد الإلكتروني (مرة في وقت الظهيرة ومرة أخرى في الثالثة مساءً كل يوم) أو الاستجابة للطلبات العاجلة وحالات الطوارئ (التي يتم تخصيص فترات زمنية احتياطية لها، على الأقل عدة مرات في الأسبوع). وهذا يسمح لي باستغلال بقية يومي بكفاءة أكبر.

تحديد أولويات المهمات بطريقة استراتيجية

عندما تكون قائمة المهمات طويلة، من الطبيعي اختيار المهمات التي تكون إما أسهل وإما أكثر إلحاحاً على حساب المهمات المهمة. (بغض النظر عن ارتفاع مستويات الدوبامين الناتج عن إنجاز تلك المهمات وحذفها من قائمتك).

ولكن باستخدام طريقة التأطير الزمني، أصبح بمقدوري الآن إيلاء الأولوية لما هو مهم (لا ما هو عاجل). على سبيل المثال، أعلم أنني بحاجة إلى تخصيص وقت للتعلم والتطور، لذلك أخصص وقتاً لهذا الغرض بانتظام في جدولي الأسبوعي. إذا لم أكن أستخدم طريقة التأطير الزمني، كان من الممكن أن تصبح هذه المهمة في أسفل قائمتي، بسبب المشاريع العاجلة الأخرى.

التفكير ملياً قبل قبول المشاريع الجديدة

أصبحت الآن أكثر انتباهاً عند قبول الفرص الجديدة التي تصادفني أو رفضها لأن بإمكاني إلقاء نظرة شمولية وواقعية على التزاماتي الأسبوعية والشهرية.

على سبيل المثال، طلبت مني زميلتي مؤخراً توجيهاً بشأن استراتيجية جذب العملاء المحتملين، وكنت أكثر قدرة على تحديد إن كان بإمكاني قبول هذه المهمة. فقد كنت أعرف بالضبط متى سأتمكن من الاجتماع معها (في الأسبوع الأخير من الشهر) لأنني أعرف مواعيد جميع المشاريع والمهمات المهمة الأخرى. ومن دون التأطير الصارم لوقتي، ربما كنت سأميل إلى الموافقة على الفور، وبالتالي إيلاء الأولوية لهذا المشروع الجديد على حساب مهمات أخرى مهمة ولكنها غير موجودة في جدولي، ببساطة لأن جدول مواعيدي كان يبدو فارغاً.

التغلب على “مغالطة التخطيط”

إن “مغالطة التخطيط” (planning fallacy) هي في الأساس ظاهرة تشير إلى أننا عادة ما نخطئ في تقدير المدة التي ستستغرقها المهمات بينما نبالغ في تقدير السرعة التي يمكننا بها إنجاز المهمات. أظهرت الدراسات أن إنهاء مهمة ما يستغرق في المتوسط وقتاً أطول بثلاث مرات مما نعتقد. من خلال التفكير في نهاية كل يوم في التقدم الذي أحرزته في مشاريعي، تحسنت عن غير عمد في توقع المدة التي ستستغرقها كل مهمة عند تحديد مواعيدي.

توفير سجل إنجازات واضح للرجوع إليه في المستقل

عند التخطيط لاجتماع متكرر لمراجعة الأداء مع مديري، لم أعد بحاجة إلى الاعتماد على الذاكرة أو الملاحظات السريعة أو المبعثرة. فقد أصبح لدي سجل ملموس يضم جميع مشاريعي وإنجازاتي لكل أسبوع، في شكل جدول مواعيد محددة بصرامة. وهذا يسمح لي بالتفكير على نحو أفضل في الكيفية التي قضيت بها وقتي طوال الأسبوع أو الشهر، وتوضيحها على نحو أفضل أيضاً.

كان استخدام جدول مواعيد محددة بصرامة نقطة تحول جذرية في حياتي، فقد ساعدني على تصفية ذهني وجعلني أكثر كفاءة. ولكن لأكون صادقة، لم أتخلَّ تماماً عن مفكرتي حتى الآن، وأستخدمها إلى جانب جدول مواعيدي. وبدلاً من حذف المهمات التي أنجزتها من قائمة مهماتي (أو الشعور بالارتباك لأن القائمة أصبحت في حجم لا يمكن إدارته)، أُدرج المهمات في جدولي بمجرد إضافتها إلى قائمة مهماتي. وهذا يساعدني على تنفيذ فكرة “التحديد الصارم للوقت”، وفي الوقت نفسه الشعور بالارتياح لحذف المهمات التي تم إنجازها.

وهذا يحقق نفعاً من جميع الجوانب!

إذا كنت ترغب في رفع مستواك، فيجب أن تنتبه إلى كيفية قضاء وقتك. أدرك أنه لا يملك الجميع الحماس نفسه الذي لديّ تجاه تحسين القدرة على الإنجاز، ولكن يمكن لأي شخص تحويل قائمة مهماته إلى إنجازات من خلال تطبيق استراتيجية بسيطة (والانضباط).