7 طرق فعالة من أجل تقليل وقت الاجتماعات

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

لماذا تكون الاجتماعات غير مثمرة بشكل متوقع؟ لماذا كلما جمعت مزيداً من الأشخاص في غرفة، تأكدت أن الاجتماع سوف يتأخر وأن الجميع سيعجزون عن فعل شيء حيال ذلك؟ ماذا تفعل من أجل تقليل وقت الاجتماعات؟

قبل بضع سنوات، عندما حصلت على مخالفة سرعة، عُرِض علي خيار الالتحاق بمدرسة المرور بدلاً من تسجيل علامة سوداء في سجل قيادتي النظيف. حضرت في قاعة المدينة في تمام السادسة مساء، على أمل أن تنتهي تجربتي التعليمية في الساعة الثامنة والنصف مساء كما هو معلن. تأخر المعلم 25 دقيقة وكان غير منظم تماماً. في الثامنة والربع، كان يعرض الشريحة الثامنة عشر من مجموع 123 شريحة وبدا أنه قد دخل في الموضوع للتو. سقط قلبي وتسرب إلي الامتعاض سريعاً. قبل أربع دقائق من الثامنة والنصف، طرح ما وعد بأن يكون قصة مطولة حول حادث رائع لسيارات متعددة. شعرت بإحساس مسموم من الفزع والعجز. ففي نهاية المطاف، كان هذا اجتماعه هو وليس اجتماعي، وأنا أحتاج إلى محو النقاط السوداء من سجل القيادة الخاص بي.

أجرى جون دارلي وبيب لاتاني في عام 1964 تجربة على عجز المجموعات. دُفع الأشخاص إلى الاعتقاد بأنهم كانوا جزءاً من نقاش جماعي حول مشكلات شخصية كان فيها أحد المشاركين مصاباً بنوبة صرع. تساءل دارلي ولاتاني عن الظروف التي ستتنبأ بما إذا كان الشخص الذي يشهد النوبة تصيب أحداً أمامه سيجلس بشكل سلبي أو سيقاطع “الاجتماع” ويتخذ إجراء لمساعدة المصاب. تبين أنه كلما كانت المجموعة أكبر، قل احتمال أن يكسر الشخص صفوف أقرانه ممن لا حول لهم ولا قوة ويغادر الغرفة بحثاً عن المساعدة. صار هذا معروفاً باسم لامبالاة المتفرج.

إذا يمكن للبشر التصرف بسلبية عندما تكون الصحة والسلامة على المحك، فلا عجب في أننا نحول أنفسنا إلى ضحايا عندما يكون الخطر الوحيد هو قضاء ساعة أو ساعتين من الوقت الضائع. إن الاجتماعات غير فعالة بشكل ملاحظ لأن معظم المشاركين يتصرفون كضحايا سلبيين بدلاً من أن يتصرفوا كجهات مسؤولة.

ومن المثير للاهتمام أن حتى قادة الاجتماع غالباً ما يعتبرون أنفسهم مقيدين بتوقعات المجموعة غير المعلنة وغير المختبرة والتي تحد من قدرتهم على التدخل بفاعلية في عملية المجموعة. إنهم يسمحون لسلوك تضييع الوقت المختل بأن يستمر دون مراجعة لأنهم يتصورون أنه صوت الناس.

لقد جعلت من نفسي ضحية الاجتماعات مراراً أكثر من القدر الذي أريد الاعتراف به، لكن على مر السنين اكتشفت أنني إذا كنت أعاني، فمن المحتمل أن يكون الآخرون يعانون أيضاً، وفي وسعي القيام بشيء ما حيال ذلك. هناك أشياء بارعة يمكنني القيام بها ليس فقط لتحمل مسؤولية استثماري للوقت، ولكن لكي أصبح صوتاً سليماً للأغلبية الصامتة. في الواقع، يشجع معظم الناس في صمت أي إجراء يتخذه شخص ما لإعادة التركيز في لب الموضوع أو إيقاف أنشطة مضيعة للوقت.

طرق تقليل وقت الاجتماعات

فيما يلي سبعة من تدخلاتي المفضلة التي يمكنك استخدامها لوقف تضييع الوقت في الاجتماع:

احضر جاهزاً

يمكن للمحادثة التي تجريها أن تكون فوضوية وتنعكس سلباً على سمعتك، إذا دخلت النقاش منطلقاً من نوايا سيئة تجاه الآخرين والموضوع المطروح للنقاش. لا تضغط به على الآخرين، ولكن اعرض مشاركته إن اعتقدوا أنه سوف يساعد في تسريع المناقشة. وفي الغالب ستجدهم كذلك.

ضع حدوداً

تحمل مسؤولية وقتك. إذا كان هناك اجتماع تشوبه سمعة البداية المتأخرة وإطالة وقته عما هو مقرر سالفاً، أخبر الناس بحدودك عند بدء الاجتماع. على سبيل المثال، قد تقول: “أتفهم أننا بدأنا متأخراً لكن لدي التزام مع فريق نعمان أريد أن أفي به لهذا يجب علي أن أنتهي في الحادية عشرة إلا الربع صباحاً”.

ثق في حدسك كن منفتحاً، راجع الأمر مع المجموعة

لاحظ وكرّم وثق بحدسك. إذا شعرت بالضياع، فانتبه. وإذا شعرت بالملل، فلاحظ. هناك فرصة جيدة أن يكون الآخرون يشعرون بالأمر نفسه. ثم شارك قلقك بلباقة وبشكل مبدئي. لا تعبر عنه باعتباره حقيقة، ولكن اعترف بحقيقة أنه ببساطة تجربتك أنت. ثم تفقد الآخرين إن كان لديهم شعور مماثل. هذا ما قد يبدو الأمر عليه: “لست متأكداً أني أتتبع النقاش. يبدو أننا نتنقل بين ثلاثة بنود مختلفة على جدول الأعمال. هل يرى الآخرون هذا أيضاً؟”.

أعد تأكيد النقاط غير الواضحة

إذا تأرجح النقاش بين مشكلتين أو أكثر، لخّص الموضوعات المطروحة على الطاولة واقترح أن تتناول المجموعة كل مشكلة على حدة. قل، على سبيل المثال، “إنني أسمع ملاحظات حول الرأيين إن كان هذا استثمار جيد ومتى سنقوم بعملية الشراء. أظن أننا اتخذنا بالفعل قرار الشراء ويبقى التوقيت هو السؤال الوحيد الآن. أليس كذلك؟”.

اطرح السؤال الذي لا يسأله أحد

إذا كان هناك أمراً واضحاً وضوح الشمس، فاطلب تأكيد وجوده. يمكنك القول، على سبيل المثال، “أفهم من بعض التعليقات أن بعضنا يشكك في حكمة القرار الأصلي، أليس كذلك؟”.

اكتشف العناصر الضارة

أشر بشكل دوري إلى الاستطراد والانحراف عن الموضوع إلى تفاصيل غير مثمرة. إن كل فرد في المجموعة مسؤول عن العمليات فيها، فإذا لم تقل شيئاً، تكون جزءاً من المشكلة. قل شيئاً مثل “يبدو أننا متفقون بشأن السياسة. يبدو أنه سيكون من الأفضل أن يقوم شخص غيري بكتابة مسودة، أليس كذلك؟”.

وضّح المسؤوليات في النهاية

إنه لمن النادر أن يأخذ أحدهم الوقت الكافي في الاجتماع لتلخيص القرارات وتوضيح الالتزامات في النهاية. عادة لا يستغرق هذا الأمر سوى 60 ثانية لكنه يوفر ساعات من سوء الفهم والاجتماعات المستقبلية. حتى لو لم تكن تدير الاجتماع، يمكنك التحدث والسؤال: “هل يمكننا تلخيص ما اتفقنا عليه في ثانية ومن سيفعل ماذا بحلول أي وقت؟ ربما أنا الشخص الوحيد المشوش لكني أريد التأكد من متابعتي لالتزاماتي”.

عندما جلست في بؤس بمدرسة المرور، بدأت أظن أنني لست وحدي. كان لدي 175 زميلاً في الصف ربما يلعبون دور الضحية مثلي. فراجعت نفسي، وصرحت علناً وراجعت الأمر مع الشخص الذي يدير الاجتماع لكي أتمكن من تقليل وقت الاجتماع.

قلت: “عذراً أستاذنا، أنا حريص على سماع نهاية هذه القصة، ومع ذلك، أتساءل عن موعد انتهاء الجلسة”.

بدا أنه غير متأكد بعض الشيء. قال: “كنت أظن أنها ستنتهي في التاسعة والنصف مساء”.

سمعت همهمات غاضبة لزملاء الفصل.

استفسر قائلاً: “في أي وقت قيل لكم أنها ستنتهي؟”.

قلت: “في الثامنة والنصف”.

نظر إلى ساعته. ثم أعلن “انتهى الدرس”. حينها سمع الكل هتافات التهليل. وشعرت بأني الطالب المتفوق في الفصل.

تنويه: يمكنكم مشاركة أي مقال من هارفارد بزنس ريفيو من خلال نشر رابط المقال أو الفيديو على أي من شبكات التواصل أو إعادة نشر تغريداتنا، لكن لا يمكن نسخ نص المقال نفسه ونشر النص في مكان آخر نظراً لأنه محمي بحقوق الملكية الدولية. إن نسخ نص المقال بدون إذن مسبق يعرض صاحبه للملاحقة القانونية دولياً.