كيف تتحدث إلى مديرك بشأن أدائك الضعيف؟

تيم ماكفرسنغيتي إميدجيز

شارك

ملخص: يضعف أداء الإنسان في بعض الأحيان وهذا أمر طبيعي، فلا بد من أن يمر كل موظف بفترة يسوء أداؤه فيها، سواء كانت ربعاً سنوياً أو عاماً كاملاً. ولكن يجب ألا ترضخ للأمر الواقع وتجلس في انتظار التقييم المؤلم لأدائك، بل أن تتحدث إلى مديرك بصورة استباقية عن عدم قدرتك على تحقيق أهدافك. في بعض هذه الحالات، تتمثل أفضل طريقتين للحفاظ على سمعتك المهنية في: 1) الاعتراف بأدائك الضعيف قبل أن يكتشفه مديرك بطريقة أخرى، 2) التركيز على الحلول لا المبررات. إذاً، حدد موعداً للاجتماع مع مديرك وتحدث إليه على نحو يوضح أنك تحمل كامل المسؤولية عن أخطائك، وعبر عن أسفك وندمك، وستكون عبارة “أنا آسف” الصادقة مفيدة جداً. ثم وضح خطتك لتحسين أدائك وركز على تصحيح أخطائك لا إلقاء اللوم على الآخرين أو كشف مساوئهم أو انتقادهم، وحين تطرح أفكارك واقتراحاتك التمس نصح مديرك وإرشاده.

يضعف أداء الإنسان في بعض الأحيان وهذا أمر طبيعي، فلا بد من أن يمر كل موظف بفترة يسوء أداؤه فيها، سواء كانت ربعاً سنوياً أو عاماً كاملاً. ولكن يجب ألا ترضخ للأمر الواقع وتجلس في انتظار التقييم المؤلم لأدائك، بل يجب أن تجري محادثة مع مديرك في أقرب وقت ممكن. كيف تخبره بالأمر؟ كيف تحافظ على سمعتك المهنية وتواجه المشكلة بصدق في آن معاً؟ وهل يجب أن تفسر أداءك لمديرك، وكيف؟

رأي الخبراء

لربما كان التحدث إلى مديرك خياراً لا تحبذه حين يسوء أداؤك في العمل، سواء فشلت في تحقيق نتائج المشروع الكبير المتوقعة أو كانت نتائج مبيعاتك أدنى من الهدف بفارق كبير. يقول رئيس المعهد الدولي للتطوير الإداري (IMD) ومؤلف كتاب “متلازمة الإعداد للفشل” (The Set-Up to Fail Syndrome)، جان فرانسوا مانزوني، إن عليك مواجهة المشكلة لا التهرب منها: “يجب ألا تتجاهل المشكلة إلى أن يغضب مديرك منك ويتساءل عما يجري”. ولكن هذه المحادثة صعبة، يقول المستشار الإداري ومؤلف كتاب “كيف تضمن تقييم أداء جيداً؟” (How to Be Good at Performance Appraisals)، ديك غروت، إن عليك القيام بأمرين كي تحافظ على مكانتك المهنية: أولاً، اعترف بضعف أدائك قبل أن يكتشفه مديرك بطريقة أخرى؛ وثانياً، ركز على الحلول لا المبررات. فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك اتباعها في وضع خطة هذه المحادثة والاستعداد لها.

فكّر

أول خطوة نحو الاعتراف بضعف أدائك هي تحديد مصدر المشكلة، يقول مانزوني: “عليك أولاً التحقق من أن أداءك ضعيف بالفعل، ففي أغلب الأحيان لا تترجم جهودنا إلى النتائج المؤسسية المرجوة بصورة فورية. بعبارة أخرى، لعلك أديت عملك على أكمل وجه ولكن نتائجه الإيجابية لن تظهر إلا بعد وقت طويل للأسف”. تمعن في دلالات المؤشرات المبكرة والمتأخرة، وإذا دلّت جميعها على ضعف أدائك فمن الأفضل حسب غروت أن تأخذ بعض الوقت لمراجعة ذاتك وتحديد طبيعة هذا الضعف، هل هو مشكلة عابرة أم متكررة بصورة شبه دائمة؟ يقول غروت إن العجز عن تحقيق الأهداف إما أن يكون مشكلة استثنائية أو ناتجة عن ظروف مبررة، وإما أن يكون دليلاً على نمط مستمر، وحينئذ لا بد لك من إعادة النظر في مسارك المهني؛ فقد تعني هذه الورطة أنك تواجه صعوبات حقيقية في عملك وأنك بحاجة إلى مزيد من التطوير المهني، أو أن وظيفتك ليست ملائمة لك (سنناقش هذه النقطة لاحقاً).

استعدّ

يقول غروت إن الخطوة التالية هي التفكير في أدائك الضعيف من وجهة نظر مديرك، وأن تفكر في رد فعله حين تخبره عنه. إن كان مديرك يميل بطبيعته إلى الغضب فتهيأ لذلك، واحرص على ألا تنظر إلى الأمر بسذاجة آملاً أن يكون مديرك في حالة مزاجية جيدة حين تتحدث إليه، وفكر تحديداً في طريقة تفسير ما حدث. يمكن أن تعلل المشكلة مثلاً بأنك جازفت في أمر ولم تكن نتيجته مثلما توقعت؛ لعلك ظننت أن السوق سينقلب وكانت فرص النجاح كبيرة، وبدت لك المجازفة منطقية ولكنها لم تسر كما توقعت. أو لعلك تعاني أمراً خارجياً يشتت انتباهك، مثل مرض أحد والديك، ولذلك لم تستطع تقديم أفضل أداء لديك. وسيكون المدير ذو التفكير المنطقي قادراً على تفهم الأمر.

اعترف

يقول غروت إن عليك التحدث إلى مديرك بأسلوب صريح ومباشر، وأن تبدأ الحديث بقول: “لدي مشكلة أود التحدث إليك بشأنها”، فذلك سيلفت انتباهه ويضمن ألا تصله رسائل مختلطة. ثم عبّر بكلمات ملائمة عن أسفك وندمك، وستكون عبارة “أنا آسف” الصادقة مفيدة جداً. وأخيراً، وضح الحلول التي ستمكنك من إصلاح الوضع، وركز على تصحيح أخطائك لا إلقاء اللوم على الآخرين أو كشف مساوئهم أو انتقادهم. من الطبيعي أن تتخذ موقفاً دفاعياً في هذه المواقف ولكن احرص على أن تتجنب التبرير. يوضح غروت أنه في هذا النوع من المحادثات الصعبة يكون من الطبيعي أن ترغب في إنهاء الحديث بوعد متفائل، ومع ذلك فبعض المحادثات لن تنتهي بنتيجة إيجابية، ولذلك ينصح بعدم المبالغة بالتفكير في طريقة تلميع الصورة. خلاصة القول: لا تحاول الالتفاف حول المشكلة، بل احرص على مواجهتها مباشرة.

التمس النصح

يقول مانزوني إنه من الأفضل أن تلتمس الإرشاد من مديرك حين تطرح عليه أفكارك واقتراحاتك بشأن طرق تحسين الوضع. يقول: “يبين طلب النصح من مديرك أنك تحترم فكره وتثق به”. ويوضح غروت أن طلب المساعدة هو إطراء على مديرك، ولكن يجب ألا يتحول إلى تملق، ويقترح أن تقول شيئاً من قبيل: “الحل الذي يتبادر إلى ذهني لمنع تكرار المشكلة هو كذا، هل يبدو لك منطقياً؟ هل ترى حلاً أفضل؟

فكر على المدى الطويل

إذا كان الأداء الضعيف يدل على مشكلة أكبر، فمن الضروري أن تعالجها. يقول غروت إنك ستضطر إلى إجراء محادثة منفصلة أطول مع مديرك، ويقترح أن تقول شيئاً مثل: “بعد أن نتجاوز هذه المشكلة أودّ أن نحدد موعداً للتحدث إليك بشأن تداعياتها وما يمكنني فعله على المدى الطويل لضمان ألا تتكرر”. ومن إجراءات التدخل المحتملة إجراء عدة مراجعات دورية والخضوع إلى أحد برامج التدريب كي تحسّن مهاراتك. من الممكن أن يدل أداؤك الضعيف على ضرورة انتقالك إلى دور آخر في مؤسستك يناسب مكامن قوتك بدرجة أكبر، وينصح مانزوني في هذه الحالة بأن تتحدث إلى مديرك حول التغيير المحتمل، يمكن أن تقول شيئاً مثل: “أنا ممتن لثقتك بي ودعمك لي، وأنا أبذل جهدي ولكني ما زلت أعاني صعوبة كبيرة”. إن أثبتّ حسن نيتك فسيساعدك مديرك على تحديد الدور الذي يلائمك بدرجة أكبر والانتقال إليه.

مبادئ عليك تذكُّرها

ما ينبغي لك فعله:

• حاول اكتشاف مصدر المشكلة من خلال المراجعة الذاتية.
• اقترح بعض الطرق لتحسين الوضع والتمس الإرشاد من مديرك.
• قاوم الشعور بالتفاؤل المفرط، وتجنب إضفاء لمسة إيجابية على أدائك الضعيف.

ما ينبغي لك تجنّبه:

• الارتجال. بل يجب أن تحضّر ما ستقوله وتفكر في رد فعل مديرك.
• اللف والدوران. بل ابدأ الحديث بعبارة صريحة: “لدي مشكلة أود التحدث إليك بشأنها”، فهذا يضمن ألا تصله رسائل مختلطة.
• تجاهل الإشارات التحذيرية. إذا استمرت معاناتك فلربما كنت بحاجة إلى إجراء مزيد من المراجعات الدورية مع مديرك، أو مزيد من التدريب لتطوير مهاراتك، أو تغيير وظيفتك.

دراسة حالة رقم 1: اعترف بأخطائك واطرح أفكاراً حول طرق تحسين أدائك

يعمل مات لي في شركة ريزوم غو (ResumeGo) المختصة بتقديم خدمات كتابة السير الذاتية، كان قد انضم إليها في عام 2016، وكان منذئذ موظفاً عالي الأداء إلى أن تدهور أداؤه مؤخراً بصورة مفاجئة. بناءً على تعهد الشركة بإعادة المال للعملاء غير الراضين عن المنتج، كانت نسبة عملاء مات الذين طالبو باستعادة أموالهم أكبر من 10%. يقول: “كانت هذه أكبر نسبة أصل إليها من العملاء غير الراضين، وكان من الضروري أن أفسر الأمر لمديري”.

أولاً، فكر في مصدر المشكلة، يقول: “نشأ قسم كبير من المشكلة من عدم تواصلي مع العملاء بدرجة كافية”.

أشار وهو يستذكر تلك الفترة إلى أن عدداً من عملائه قالوا إن تصميم سيرهم الذاتية الجديدة لم يعجبهم: “أدركت أني لو عرضتُ عليهم مسبقاً التصميم الذي سوف أستخدمه ووضحت الأساس المنطقي لاستخدامي له لتمكنت من تجنب هذا المأزق”.

ثانياً، فكر في رد فعل مديره وحضّر ما سيقوله: “كلما ازداد عدد العملاء المطالبين باسترداد أموالهم نقصت إيرادات الشركة، لذلك شعرت بتوتر شديد لفكرة التحدث إلى مديري”.

بدأ مات المحادثة بالاعتراف الصريح بوجود مشكلة، وقال إنه أراد أن يوضح لمديره أنه جادّ في سعيه للتوصل إلى طرق لتحسين أدائه.

لم يرغب مات في اتخاذ موقف دفاعي في محاولته تبرير أدائه الضعيف، ولكنه في الوقت نفسه أراد أن يضمن فهم مديره لوجهة نظره. يقول: “مع أني اعترفت بالخطأ الذي ارتكبته في بعض الأمور ولكني أيضاً دافعت عن قرارات معينة اتخذتها بشأن طرق كتابة السير الذاتية. بما أني الخبير في طرق كتابة السير الذاتية وتصميمها، فليس بإمكاني تغيير معاييري كلما اختلف عميل ما مع طريقتي”.

انتهى الحديث باتفاق المدير مع كثير من النقاط التي طرحها مات، ويوضح مات أنه من الضروري في مثل هذه المسائل أن تتمسك برأيك وتسوّغ أفعالك لا سيما إذا كنت واثقاً من القرارات التي اتخذتها.

أنهى مات المحادثة باقتراح طرق تحسين أدائه، يقول: “كنت قد حضّرت قائمة بالإجراءات التي يمكنني اتخاذها لرفع معدلات رضا عملائي. وكانت جميعها قائمة بصورة أساسية على زيادة تواصلي مع العملاء منذ البداية قبل اتخاذ قرارات معينة بشأن ملفات سيرهم الذاتية”.

وبعد هذه المحادثة، حرص مات على تحسين تواصله مع العملاء وتحسنت معدلات رضاهم في نهاية المطاف. يقول: “أعتقد أن تلك الفترة كانت مجرد حالة عابرة”.

دراسة حالة رقم 2: تعاون مع مديرك لتحسين مستوى أدائك

تريسي نوين هي منسقة علاقات وسائط الإعلام الإلكترونية في الشركة الناشئة، تايني بَلس (Tiny Pulse)، التي يقع مقرها في مدينة سياتل وتختص في تكنولوجيا تقييم معنويات الموظفين، واعتادت أن تجتمع مع مديرها في شهر يناير/ كانون الثاني من كل عام لتخطيط أهدافها للعام المقبل.

تقول: “يتيح لي ذلك متابعة أدائي باستمرار، فمسؤوليتي الأساسية مثل العديد من موظفي العلاقات العامة هي إدارة سمعة العلامة التجارية عن طريق التغطية الإعلامية الإيجابية. ولكن في شهر مايو/أيار السابق لم أتمكن من تحقيق أحد الأهداف الشهرية، وهو الحصول على تغطية صحفية من 7 جهات محددة.

فكرت في أسباب عدم قدرتها على تحقيق هدفها، تقول: “جلست وراجعت جميع أساليب العمل التي أتبعها لمعرفة ما يجدي وما لا يجدي منها، وما يحتاج إلى تحسين.

توصلت إلى أن كلمتي الترويجية طويلة وتحتاج إلى تحسين إذ لم تلفت انتباه الصحفيين المستهدفين”.

ثانياً، بحثت بصورة مكثفة عن طرق لتحسين عروضها الترويجية، والتمست النصح من زملائها، ثم أعدّت الكلام الذي ستقوله لمديرها.

حين بدأ الاجتماع أخبرته أنها لم تتمكن من تحقيق هدفها واعتذرت على عجزها عن تلبية التوقعات، ثم بدأت تناقش ما ستفعله لتحسن أداءها. تقول: “أردت أن ألفت انتباه مديري إلى هذه المشكلة بدلاً من انتظار أن يسألني عن سبب عجزي عن تحقيق الهدف. وكنت مصرة على توجيه الحديث نحو الحلول الممكنة”.

التمست تريسي اقتراحات مديرها حول طرق تطوير مهاراتها في إلقاء الخطابات الترويجية، تقول “توصلنا معاً إلى حلّ يتمثل في تجربة نهج 80/20، أي أن أقضي 80% من الوقت في استهداف المجلات والصحف من المستوى المتوسط و20% منه للمجلات والصحف المرموقة”.

ولقياس فعالية هذه الطريقة، عمل الاثنان على مقارنة نتائج الأسلوبين الجديد والقديم، تقول تريسي: “تمثلت نتيجة ذلك في تجاوز هدفي المحدد بعد شهرين”.