إنترنت متقطّع ومحادثات عدائية أحياناً: كيف تتجاوز ضغط اجتماعات الفيديو؟

shutterstock.com/fizkes

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: لن تختفي ظاهرة اجتماعات الفيديو من عالم الأعمال، على الرغم من أنها قد تكون مُحطمة لأعصاب الأشخاص الذين يعانون القلق في الأساس. وتستعرض هذه المقالة 5 أسئلة يمكنك طرحها على نفسك للتخفيف من حدة التوتر الناجم عن اجتماعات الفيديو: ما الذي يمكنني السيطرة عليه؟ أين أوجّه انتباهي؟ كيف أستعد؟ كيف أنظّم وقتي خلال اليوم أو الأسبوع؟ وهل أعرف كيفية التعامل مع المحادثات العدائية؟ حينما تكوّن فهماً دقيقاً لجذور قلقك وتدرك مزايا العمل عن بُعد، ستتمكّن من البدء ببناء عادات تجعل الاجتماعات الافتراضية أقل مشقة.

بعد أكثر من عامين من الجائحة، اضطررتُ أخيراً إلى قبول حقيقة صعبة، مفادها أنني قد أقضي بقية حياتي العملية في إجراء وتلقي مكالمات الفيديو. وبصفتي انطوائياً وشخصاً تستثير الاجتماعات شعوره بالقلق، أدركتُ أيضاً أنني بحاجة إلى استراتيجيات جديدة للتخلص من قلق الاجتماعات وإدارة طاقتي.

قد تجد نفسك في وضع مماثل. حيث تتسبب اجتماعات الفيديو في استنزاف طاقتنا نحن الانطوائيين والمصابين بالقلق الاجتماعي لأننا نعمل والأضواء مسلَّطة علينا عندما نواجه الكاميرا. إذ نبذل الكثير من الطاقة ولكن دون أن نسترد الكثير منها عبر تلك النوافذ الصغيرة التي تظهر على الشاشة وقد تؤدي إلى زيادة شعورنا بالقلق وتضخيم إحساسنا بالتوتر.

فكيف نضمن ألا يتم استنفاد طاقتنا خلال السنوات المقبلة؟ يبدأ الأمر بالاعتراف بأن كافة أنواع الاجتماعات عبر الإنترنت تصيبنا بالقلق، سواءً كانت اجتماعات مكبَّرة تتناول أموراً على قدرٍ كبير من الخطورة أو مجرد محادثات يومية أو لقاءات عادية أو اجتماعات قصيرة أو اجتماعات ثنائية، وبعد هذا الاعتراف علينا أن نفهم سبب شعورنا بالقلق. يمكننا بعد ذلك بناء مجموعة أدوات لإدارة مختلف أنواع التفاعلات عبر الفيديو، والاستفادة من فسيولوجيا الحد من القلق.

وما يبعث على التفاؤل أن هناك عادات بسيطة يمكننا بناؤها لإدارة عقولنا وأجسادنا في الأيام المزدحمة باجتماعات الفيديو. يمكننا البدء بطرح الأسئلة التالية، اعتماداً على الموقف الذي نتعرض له:

ما الذي يمكنني السيطرة عليه؟

إذا كنت تعاني قلق الاجتماعات، فيجدر بك أن تعمل على تفكيك ما يجري تحت السطح وتحليله. وقد قدّمت كريستينا بلاكين، مؤسِّسة شركة ذا نيو كيو (The New Quo)، وهي شركة استشارية لتطوير القدرات القيادية والشمول، بعض الأسباب الشائعة عندما أجريتُ معها مقابلة شخصية. لعلّك تواجه ضغوطاً زمنية وتشعر بأنك لا تمتلك ما يكفي من الوقت للاستعداد. ولعلّك تعاني متلازمة المحتال وتشعر بأنك لا تمتلك ما يكفي من المعرفة. ربما لا تعجبك الطريقة التي يظهر بها صوتك أو تبدو بها صورتك على الشاشة. وربما كان الاجتماع الأخير مع هذه المجموعة مشحوناً بالتوتر، ومن ثم تشعر بالقلق حيال الاجتماع المقبل. أو ربما كان اتصالك بالإنترنت ضعيفاً وتخشى انقطاع الخدمة في أثناء الاجتماع.

وبمجرد تحديد الأسباب التي تنطبق عليك، تقترح بلاكين أن تطرح على نفسك السؤال التالي: “هل أستطيع السيطرة على هذه الأشياء بأي شكل من الأشكال؟”. وإذا كان الأمر كذلك، فضع خطة للتعامل معها. قد يشمل ذلك تعديل جدول مواعيدك بحيث يكون لديك وقت كافٍ للاستعداد أو القراءة أو الرجوع إلى الملاحظات في أثناء الاجتماع أو مواجهة أي خلل معرفي حتى لا تحضر الاجتماع وأنت تشعر بأنك لست على أهبة الاستعداد. (فمن الواضح أن لديك شيئاً ذا قيمة تسهم به وإلا فما كانوا ليوجهوا إليك الدعوة في الأساس).

وإذا كانت جذور قلقك ترجع إلى أشياء لا تستطيع السيطرة عليها، فاسأل نفسك: “ما الذي يمكنني فعله لأشعر بأن تركها كما هي لن يضرني في شيء؟”. إذ يرتبط الشعور بالقلق في كثير من الأحيان بالرغبة في فرض السيطرة في المواقف التي قد لا تملك فيها القدرة على السيطرة، ولا يمكنك إلغاء كل اجتماع حتى لو كنت ترغب في ذلك، ولا يسعك أيضاً التحكم في الإنترنت المتقطع أو نباح الكلاب، لكن يمكنك بناء حواجز للحماية والتخطيط لما هو آتٍ.

على سبيل المثال، إذا كنت تعرف أن لديك أسبوعاً مشحوناً باجتماعات الفيديو، فخصّص ما يكفي من الوقت والطاقة للاستعداد له في الأيام والساعات التي تسبقه. راجع جدول مواعيدك وخصّص وقتاً للاستراحات أو خصّص 30 دقيقة للترويح عن النفس بين الاجتماعات. (وشخصياً أحب أن أزيل الأعشاب الضارة في حديقتي!)

وكلما تدربت على توزيع وقتك وطاقتك بطريقة فعّالة، زادت قوة عضلاتك في هذا الصدد وبدأ الخوف والقلق في التراجع لأنك ستثبت لنفسك حينها أنك تستطيع التعامل مع الأمر.

أين أوجّه انتباهي؟

تعمل لي بونفيسوتو في مجال مساعدة القادة على التواصل، لكنها تقول إن مشاكلنا في اجتماعات الفيديو لا ترتبط في حقيقة الأمر بمهاراتنا في التواصل، بل ترتبط بضغوط العمل وعدم الثقة بالنفس والقلق الاجتماعي، وموضع الانتباه. “فإذا كان انتباهي ينصب على محاولات تفسير نظرة الآخرين لي أو التفرُّس في وجوههم أو قراءة أفكارهم، كأن يقول المرء لنفسه: ’حسناً، لم تكن هذه هي الكلمة المناسبة في هذا المقام. أنا متأكد من أنه كان بإمكاني صياغة ذلك بشكل أفضل‘، فسيكون هذا موضع انتباهه، وبالتالي هذا ما سيتم تغذيته”.

وعندما يضعف حضورنا ونفقد القدرة على الاسترسال في توصيل أفكارنا، فمن السهل أن نفقد التركيز ونصاب بالقلق، إذ يعمل الدماغ على إبلاغ جهازنا العصبي السمبثاوي بأن ثمة خطراً ينتظرنا في المستقبل. فتتسارع أنفاسنا ونتحدث بسرعة أكبر وتتوتر عضلاتنا استعداداً للكر أو الفر.

وما يبعث على التفاؤل أن وظيفة الجهاز العصبي الباراسمبثاوى هي تهدئة هذه الاستجابة القلقة، ما يساعدنا بالتالي على إعادة توجيه انتباهنا. ويساعد العصب المبهم الذي يمتد عبر الجسم كله على تنشيطه. ويمكنك الاستعانة به لتهدئة نفسك قبل الاجتماع وخلاله وبعده عن طريق رش الماء البارد على وجهك (حسناً، ربما ليس خلال الاجتماع)، أو الهمهمة أو الشهيق بعمق والزفير الطويل أو تذكُّر صديق عزيز أو أحد أحبائك. ويمكنك الاستعانة أيضاً بالأدوات المساعدة، مثل الألعاب المريحة للأعصاب أو كرات الضغط.

وإذا تمكنا في النهاية من توجيه تركيزنا إلى أحد هذه الأشياء، فيمكننا أن نصبح عندئذٍ أكثر وعياً ونستعيد شتات أفكارنا. تقول بونفيسوتو: “إن عدم الوعي بالقلق هو مكمن الخطر الحقيقي. وتتمثل المشكلة في أنه شعور خارج عن السيطرة. ومن هذا المنطلق فلن نستطيع البدء بخلق المزيد من التفكير الواعي والقدرة على التحدث بعقلانية إلا من خلال القدرة على خلق الشعور بالسيطرة. وإذا استطعت أن ترتكز على شيء واحد في كل مرة، سواء كان أداة مادية أو عن طريق تنظيم أنفاسك أو الاتكاء بجسدك على الكرسي، فسيصبح هذا الأساس قوياً بما يكفي للاعتماد عليه في استعادة رباطة جأشك”.

كيف أستعد؟

ربما تعني إدارة العمل عن بُعد لمدة يوم كامل أن تعمل على تبديل الأدوار باستمرار. على سبيل المثال، إذا كانت لديّ دقيقتان بين إعداد وجبة خفيفة لأطفالي والهرولة إلى الطابق السفلي لحضور اجتماع افتراضي، فسأدخل هذا الاجتماع وأنا في حالة من القلق الشديد على الأرجح. وإذا كنتَ تعمل من المنزل، فقد يكون لديك أيضاً المزيد من الوقت الذي تقضيه في التسكع هنا وهناك يتنازعك الشعور بالقلق حيال الاجتماع المقبل. وربما كان يتم في الماضي تخفيف حدة هذا الشعور بالوحدة خلال هذه الأوقات عن طريق التقاء زملاء العمل في المقر المكتبي والانغماس في أجواء العمل التعاوني. ثم هناك القلق من عدم وجود وقت انتقالي كافٍ بين الاجتماعات أو استدعائك إلى الاجتماعات دون سابق إنذار (وهو أمر قد يكون محطماً للأعصاب إذا تلقيت الدعوة لحضور الاجتماع فور عودتك إلى المنزل عقب تمشية كلبك).

وهناك طريقتان لإدارة قلقك في هذه المواقف. تتمثل أولاهما في تطوير عادات لكيفية الاستعداد لاجتماعات الفيديو. وإذا كان لديك علم مسبق به، فيمكنك تخصيص بعض الوقت للتخطيط قبلها بساعات (أو حتى أيام). وها أنا الآن أستعد للاجتماعات الأسبوعية المكبَّرة في أمسيات الأحد، وأتمرَّن على تنظيم جدول مواعيدي وأتأكد من جاهزيتي لكل منها، ثم أسأل نفسي في واقع الأمر: “ما الاجتماعات التي ستصيبني بالقلق هذا الأسبوع؟”، ثم أنظم وقتي أو أقسّمه على كل هذه الاجتماعات لتقليل حدة قلق ما قبل الاجتماعات. أعمل أيضاً على مراجعة الحالة كل ليلة خلال الأسبوع تحسباً لتغيُّر جدول مواعيدي أو إضافة اجتماعات جديدة.

تتمثل الاستراتيجية الثانية في تجسيد المعنى الحقيقي للاجتماعات الجيدة، لا سيّما إذا كانت مؤسستك عرضة لعقد اجتماعات في اللحظة الأخيرة أو التجمعات غير المنظَّمة. وعندما تكون مسؤولاً عن اجتماع، فهذا يعني ضرورة إرسال الدعوات مسبقاً وتحديد جداول الأعمال وتوضيح الغرض من الاجتماع وطريقة توزيع المسؤوليات في هذه الاجتماعات والتأكد من معقولية الوقت المخصص للاجتماع. بل يمكنك التفكير في الذهاب إلى أبعد من ذلك ومناقشة ما إذا كان اجتماع الفيديو يمكن أن يكون في واقع الأمر عبارة عن جلسة تشهد تبادل رسائل البريد الإلكتروني أو عرض التجوال السريع على الهاتف بدلاً من عقد الاجتماع عبر منصة زووم. ولا يُشترط أن تكون اجتماعات الفيديو هي الصيغة الافتراضية للتواصل!

كيف أنظّم وقتي خلال اليوم أو الأسبوع؟

أنا من أشد المؤمنين بأهمية تنظيم الوقت خلال يوم العمل وأسبوع العمل. وهذا يعني ضرورة تكوين فهم حقيقي لتوقيت حصولك على الطاقة لأداء مختلف الأنشطة وكيفية توزيع هذه الطاقة. وإذا كنت شخصاً انطوائياً أو تعاني الرهاب الاجتماعي، أو إذا كانت اجتماعات الفيديو تمثّل لك مشقة بالغة أو إذا كنت تحضر اجتماعات عدائية، فعليك أن تعرف المكوّنات الأساسية للوحدات الزمنية خلال يوم العمل.

تسمح لنا هذه العملية التنظيمية بالحفاظ على طاقتنا عند أعلى المستويات لأداء المهمات الحساسة والحصول على فترات راحة عند احتياجنا إليها. كما تسمح لنا أيضاً بالاستفادة من قلقنا وتحويله إلى طاقة إيجابية في هذا الاجتماع المكبَّر، والشعور بقدر أكبر من السكينة في أثناء الوقت المخصّص للعمل الهادئ. على سبيل المثال، قد تفضل أن تكون لديك أيام خالية من الاجتماعات الافتراضية على منصة “زووم”، أو قد ترغب في توزيع اجتماعات الفيديو على أيام الأسبوع حيثما أمكن. ولتحقيق هذه الغاية، تحتاج أولاً إلى تكوين فهم جيد لكيفية وتوقيت إنجاز مختلف أنواع العمل.

وقد عملت المديرة الإبداعية، كريستين كوه، من المنزل منذ ما يقرب من عقدين من الزمان. وتعرف كريستين ما تطلق عليه “الساعات الذهبية”؛ أي الساعات التي تشعر فيها بالنشاط البالغ. وهي شخصية صباحية تبدأ يومها في الساعة 7 صباحاً وترسم صورة ليومها بأعلى درجات الدقة. تدرك كريستين أيضاً أنه على الرغم من كراهيتها لاجتماعات الفيديو المتتالية، فإنها لا تمانع في وجود بضعة منها موزعة على مدار اليوم.

وفيما يتعلق بالعمل بتركيز ودون مقاطعة، فإن كريستين تخصّص مدة لا تقل عن ساعتين في اليوم “حيث يمكنني التركيز بشكل حقيقي. يعد هذا نوعاً من العناية الاحترافية بالذات… لذا يمكنني في الواقع البحث والتفكير بروية”.

وأحب تحديد الأيام التي أنشغل فيها بالجلوس أمام الكاميرا وترك أيام “خالية من الجلوس أمام الكاميرا” حيث يمكنني الاسترخاء لبعض الوقت والتركيز على العمل. لكنني تعلمت أن ما يثير قلقي حقاً هو التخوّف من الاجتماعات التي يتعين عليّ حضورها، أو أنني أتوقع أن تكون اجتماعات بالغة الصعوبة أو العدائية. وأهدر ساعات في القلق واجترار الأفكار قبل هذه الاجتماعات. لذا أحب وضع هذه الأشياء الصعبة في وقت مبكر قدر الإمكان على جدول مواعيدي خلال يوم العمل. وبهذه الطريقة، لن أقضي ساعات كاملة مشتتة الفكر، قلقة بشأن الاجتماعات المرتقبة. ويمكنني في الواقع إنجاز العمل بمجرد انتهائها.

هل أعرف كيف أتعامل مع المحادثات العدائية؟

قد تمسي المحادثات الصعبة أكثر صعوبة أمام الكاميرا. فعندما تتوقع تجربة أو نتيجة مثيرة للتوتر، فستزداد تخوفاتك وتتحوّل إلى قلق مفرط. وعندما تعمل عن بُعد، قد تشعر بمزيد من الوحدة التي تستجلب معها اجترار الأفكار والقلق. وإذا أجريت هذه المحادثة عبر الكاميرا، فقد يكون من الصعب قراءة لغة جسد الأطراف الأخرى وإشاراتهم غير اللفظية مقارنةً بما كان سيحدث إذا كنتم في الغرفة ذاتها (قد يكون الهاتف أسهل هنا، لأنه لن يكون لديك خيار البحث عن ردود فعل الآخرين).

وإذا راودك الشعور بالقلق في اجتماع مليء بالتحديات، أو حتى إذا ألّح عليك خاطر يحثُّك على إلقاء نظرة على الموعد المحدّد في جدول مواعيدك، فجرّب الحلول التالية: فكر في شخص تشعر معه بالأمان النفسي والحب الحقيقي، كصديق عزيز أو شريك أو حتى طفلك أو حيوانك الأليف. ثم اربط وجه هذا الشخص المحبوب والموثوق به أو صوته أو لمسته بالموقف المسبِّب للقلق.

يسهم هذا التمرين في تهدئة جهازك العصبي، وقد تعلمته في واقع الأمر من توم بون بشركة إل سي إس دبليو (LCSW). وعندما تتوقف عن اجترار الأفكار، ستقل حدة قلقك. وتستخدم كريستينا بلاكن هذا التمرين أيضاً. وإذا كان الخاطر الذي يلح عليك يدعوك إلى إلقاء نظرة على موعد الدعوة في جدول مواعيدك، فتقترح كريستينا إعادة ربط هذا الخاطر بذكرى إيجابية لتناول الغداء مع صديق. وإذا كنت عالقاً في حالة من القلق المتصاعد، فاتصل بشخص يمكنه رفع “معنوياتك” في مستهل هذا الاجتماع أو عند الشعور بالذعر بشأن كيفية ظهورك أمام الكاميرا. المهم أن يؤمن هذا الصديق أن صوتك ومظهرك يبدوان رائعين.

التفكير في المزايا

على الرغم من أنني أجد مشقة في اجتماعات الفيديو وأشعر بأنها تستثير القلق، فإن مزايا العمل عن بُعد تفوق عيوبه. وعندما أكون وحيدة في المنزل أخشى إجراء محادثات صعبة وأتمنى أن أكون في المقر المكتبي حتى أتمكن من تناول القهوة مع صديق، فإنني أحاول أن أذكّر نفسي أن العمل عن بُعد يتيح لي أيضاً الوقت والقدرة للتسكع مع قططي وأطفالي والترويح عن نفسي خلال يوم العمل بممارسة الأنشطة والخروج في الهواء الطلق وممارسة التمارين مرتدية ملابسي الرياضية.

ومن ثم، إذا شعرت بالقلق من الاجتماعات الافتراضية، فاسأل نفسك: ما المزايا التي يحققها لك العمل عن بُعد؟ فاستدعاء هذا الشعور بالامتنان عندما يبدو جلوسك أمام الكاميرا أمراً بالغ المشقة يمكن أن يحدث فارقاً كبيراً أيضاً.