4 إجراءات اتخذتها “مايكروسوفت” لتحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية

جاستين باغيت/غيتي إميدجيز

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: بعد أن انتقل موظفو “مايكروسوفت” إلى العمل عن بُعد خلال جائحة “كوفيد-19″، أظهرت البحوث التي تجريها الشركة أن معدل رضا الموظفين عن التوازن بين العمل والحياة الشخصية انخفض بمقدار 13 نقطة مئوية. فما السبب؟ يرجع ذلك إلى ممارسات العمل غير المستدامة التي أبقتهم مكبلين بالتكنولوجيا. لتحسين رفاهة الموظفين، بحثت الشركة عن الأسباب الجذرية المتمثلة في العمل الذي يتطلب تعاوناً طوال الوقت وعدم القدرة على التركيز في العمل لوقت طويل وعدم استغلال أوقات الإجازات والوقت الذي يقضيه الموظف بعيداً عن العمل، وبدأت بمعالجتها. يمكن للشركات الأخرى التي تواجه تحديات مماثلة تتعلق بقوة العمل تنفيذ الإجراءات التي نفذتها “مايكروسوفت” وهي: تحديد أولويات العمل ووضع حدود وإعادة تقييم الاجتماعات.

إذا كانت هناك كلمة تصف عام 2021، فستكون “الإرهاق”. فبعد مرور عام ونصف عام على الجائحة، ومع صناديق البريد الوارد المكتظة بالرسائل والاجتماعات المتتالية، يشعر الموظفون بالتعب. ويبحثون أيضاً عن سبب الإصابة بهذا “الإرهاق الرقمي”، بمن فيهم أنا. بوصفي رئيسة لقسم تحليل بيانات الأشخاص في “مايكروسوفت”، أقضي الكثير من الوقت في استكشاف هذه المشكلة من خلال تحليل البيانات.

عندما درس زملائي التوجهات المتعلقة بالإنتاجية للملايين من عملاء “مايكروسوفت” حول العالم دون معرفة هويتهم، لاحظوا أنه بعد مرور عام على الجائحة تضاعف الوقت الذي يقضيه الموظفون أسبوعياً في الاجتماعات التي تُعقد عبر برنامج “مايكروسوفت تيمز”، وأن دردشات الشخص العادي بعد ساعات العمل ازدادت بنسبة 42%. على الرغم من أن هذا بدا في البداية كأنه أفضل طريقة يمكن بها للفِرق البقاء على تواصل معاً، فقد أدركنا أن مكالمات الفيديو ورسائل البريد الإلكتروني والدردشات التي لا تتوقف هذه قد تحولت إلى عبء كبير، وقد رأينا تأثيره على رفاهة الموظفين في الاستطلاعات التي نجريها لموظفي “مايكروسوفت”. فقد انخفض معدل رضا الموظفين عن التوازن بين العمل والحياة الشخصية بمقدار 13 نقطة مئوية بين شهري أبريل/نيسان ونوفمبر/تشرين الثاني عام 2020.

لذلك، شرعت أنا وفريقي في الكشف عن الأسباب الكامنة وراء هذا الانخفاض وتحديد الإجراءات المستندة إلى البيانات التي يمكن للمدراء والموظفين اتخاذها لرفع هذه النسبة في بيئة العمل الهجين.

سألنا أنفسنا: ما الذي يمكننا اكتشافه من أنماط نشاط موظفينا وأوقات إجازاتهم واستطلاعات آرائهم؟ وما الذي يمكن للمدراء فعله لخلق ثقافة تُمكّن من تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية وتساعد الموظفين على النجاح؛ ثقافة لا تجعل إنهاء قائمة مهماتك أو تجنُّب العمل بعد ساعات العمل أموراً تحتاج إلى بذل جهد خارق وانضباط ذاتي غير واقعي؟

ممارسات العمل عن بُعد التي تؤثر على رفاهة الموظف

للإجابة عن هذه الأسئلة، درسنا أيضاً البيانات المجمعة حول أنشطة التعاون وبيانات استطلاعات آراء الآلاف من موظفي “مايكروسوفت” دون معرفة هويتهم على مدار عدة أشهر، وكان معظمهم يعملون من المنزل بسبب الجائحة. واكتشفنا عموماً أن الإفراط في التعاون وافتقار الموظف إلى فترات يمكنه فيها التركيز في العمل دون مقاطعة وعدم أخذ إجازات أو فترات راحة، كانت من المسببات الرئيسية للفشل في تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية.

مع زيادة وقت التعاون، انخفض مستوى الرفاهة.

أكد الجزء الأول من تحليلنا، بناءً على البيانات المتعلقة بأنشطة العمل والمشاعر في أبريل/نيسان عام 2020، ما اعتقدنا أنه صحيح: الموظفون الذين يقضون معظم الوقت في التعاون، كحضور اجتماعات وكتابة رسائل بريد إلكتروني والدردشة، انخفضت معدلات رضاهم عن التوازن بين العمل والحياة مقارنة بالموظفين الذين قضوا ساعات أقل في ممارسة تلك الأنشطة التعاونية.

يحضر الموظفون الراضون عن التوازن بين العمل وحياتهم الشخصية اجتماعات أقل بنسبة 25%، ويقضون في المتوسط 6 ساعات أقل أسبوعياً في ممارسة الأنشطة التعاونية مقارنة بالموظفين الذين لديهم مشاعر محايدة أو سلبية تجاه التوازن بين العمل وحياتهم الشخصية. بالإضافة إلى ذلك، يميل هؤلاء الموظفون الراضون عن التوازن بين حياتهم المهنية والشخصية إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني أقل بنسبة 29% بشكل عام ورسائل بريد إلكتروني أقل بنسبة 36% بعد ساعات العمل.

عندما حظي الموظفون بفترات تركيز أطول، تحسن مستوى رفاههم.

وعلى الجانب الآخر، لاحظنا أن عدد ساعات تركيز الموظفين الراضين عن التوازن بين العمل وحياتهم الشخصية، وكذلك فترات التركيز المتواصل لمدة ساعتين، كانت أكبر بـ 1.3 مرة مقارنة بالموظفين الأقل رضا عن التوازن بين العمل وحياتهم الشخصية.

مع زيادة الإجازات، ازدادت الرفاهة أيضاً.

بعد ذلك، حللنا أنماط أوقات الإجازات. ووجدنا أنه في بداية الجائحة، توقف العديد من موظفي “مايكروسوفت” عن أخذ إجازاتهم تماماً مع التزامهم بالحجر المنزلي وتجنب السفر. في الواقع، لاحظنا أن متوسط وقت الإجازة الذي سجله موظفو “مايكروسوفت” في الولايات المتحدة انخفض بنسبة تصل إلى 83%.

تسبب هذا الانخفاض في حدوث تأثير مضاعف، ولاحظنا من خلال الأرقام أن أخذ الإجازة، أوعدم أخذها، له تأثير حقيقي على فهم الموظفين للتوازن بين العمل وحياتهم الشخصية. فقد لاحظنا، استناداً إلى بحوثنا، أن الموظفين في الولايات المتحدة الذين تمكنوا من أخذ إجازة لاستعادة طاقتهم خلال شهر مارس/آذار أو أبريل/نيسان في عام 2020 كان لديهم في المتوسط فهم أفضل للتوازن بين العمل والحياة الشخصية بنسبة 8 نقاط مئوية في شهر مايو/أيار مقارنة بالموظفين الذين لم يأخذوا إجازة خلال تلك الأشهر.

لذا، إذا كان جزء من سر تحقيق الرفاهة يكمن في حضور عدد أقل من الاجتماعات وزيادة وقت التركيز وأخذ إجازات لإعادة شحن طاقتنا، فكيف يمكننا تحديداً أن نفعل ذلك؟ فيما يلي 4 استراتيجيات بدأت مختلف الفِرق في “مايكروسوفت” تنفيذها.

حدد أولويات العمل

تُظهر بياناتنا أن أحد أهم الأشياء التي يمكن للمدير القيام بها لتحسين التوازن بين العمل والحياة الشخصية هو مساعدة فريقه في تحديد الأولويات. على وجه التحديد، الموظفون الذين لا يتلقون دعماً من مدرائهم فيما يتعلق بتحديد الأولويات يكونون أقل رضا عن التوازن بين العمل وحياتهم الشخصية. في الواقع، تُظهر البيانات التي تم جمعها في الفترة بين أكتوبر/تشرين الأول ونوفمبر/تشرين الثاني عام 2020 أن 81% من هؤلاء الموظفين لا يشعرون بالرضا، وأن 42% منهم لا يشعرون أنهم منتجون بقدر ما كانوا قبل الجائحة.

بصفتي مديرة، أعلم أننا لن ننجز جميع المهمات أبداً. لذلك، كان علي إجراء محادثات صعبة مع الشركاء والفِرق الأخرى لأقول لهم: “حسناً، يمكننا القيام بذلك … ولكن هذا يعني أننا قد لا نتمكن من القيام بهذه الأشياء الثلاثة الأخرى. فما هو الشيء الأكثر أهمية من بينها؟”. للتغلب على هذا العبء الزائد وجعل أعباء العمل محتملة، لا يمكننا أن نقول “و” على الدوام، فالأمر يتعلق في الحقيقة بقول “إما هذا أو ذاك”.

لا يزال أعضاء فريقي يمازحونني بقولهم أن تحديد الأولويات يمكن أن يُطلق عليه أيضاً “التواصل مع كلينجهوفر بداخلك” لأنني قلت ذلك كثيراً. وقد أصبح هذا شعاري لسبب ما.

فتحديد الأولويات هو الكيفية التي نحقق بها الاستقرار حتى في مواجهة الفوضى. فهو المنهج الأساسي لتحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية لأنه يُمكّن أعضاء فريقك من تولي زمام الأمور والتعبير عن آرائهم ورفض القيام بالأشياء التي لا تُعد ذات أهمية بالغة لتحقيق رسالة الشركة، وهو ما يعني في النهاية عقد عدد أقل من الاجتماعات وزيادة وقت التركيز، والأهم من ذلك، حرية أخذ إجازة.

أعد تقييم الاجتماعات

بمجرد تحديد أولويات العمل بشكل صحيح، فإن الخطوة التالية هي إعادة تقييم اجتماعات الفريق. فيما يلي بعض الاستراتيجيات التي نجحت معنا.

أخذ استراحات.

أخذ استراحة قصيرة بين الجلسات التي تحتاج إلى تعاون الموظفين معاً تُعد فرصة لهم لشرب كوب من الماء والاستعداد لمكالمتهم التالية أو الانتقال ذهنياً إلى موضوع جديد. يجب أن نحول تركيزنا من زيادة وقت الاجتماعات إلى أقصى حد إلى زيادة فعاليتها إلى أقصى حد؛ فكما تُبين بحوث شركة “مايكروسوفت” حول الدماغ، الاجتماعات التي يتخللها فاصل لمدة 5 إلى 10 دقائق لا تقلل من مستويات إجهاد موظفيك فحسب، بل تساعد أيضاً على تحسين التركيز والاندماج في العمل. يمكن للمؤسسات وضع نظام على مستوى الشركة لهذه الفواصل، من خلال برنامج “أوتلوك” (Outlook) أو أي منصة أخرى للبريد الإلكتروني، أو يمكن للموظفين والفِرق تغيير إعدادات بريدهم الإلكتروني.

تجنُّب الأنشطة التعاونية في بداية كل أسبوع ونهايته.

مثل فترات الراحة بين الاجتماعات، استغلال بداية كل أسبوع ونهايته بشكل سليم يساعد الموظفين على تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية. على سبيل المثال، يمكن أن تؤدي الاجتماعات التي تُعقد في صباح يوم الأحد إلى ضغط الموظفين للاستعداد لها خلال عطلة نهاية الأسبوع، ما يؤدي إلى زيادة شعورهم بالإرهاق. بدلاً من ذلك، خصص صباح يوم الأحد للتركيز على تهيئة الفريق للتعاون بنجاح على مدار الأسبوع والتحضير لذلك. رأينا أيضاً أن العديد من الفِرق في “مايكروسوفت” تجعل أيام الخميس خالية من الاجتماعات وتخصصها لإنهاء الأعمال الأساسية والانفصال تماماً عن العمل قبل عطلة نهاية الأسبوع.

إعادة تقييم فعالية الاجتماعات.

أظهرت دراسة حديثة أجراها “مركز بحوث مايكروسوفت” (Microsoft Research) أن العمل على عدة مهمات في الاجتماعات يزداد بشكل ملحوظ في الاجتماعات الأطول والأكبر. وذكر المشاركون في الدراسة مراراً أنهم يقومون بمهمات متعددة في أثناء الاجتماعات التي يجدونها غير ذات أهمية أو التي ليس لديهم اهتمام بها أو التي تفتقر إلى التفاعل والمشاركة.

لذلك، ارجع خطوة إلى الوراء وأعد تقييم فعالية الاجتماعات بالنسبة إلى أعضاء فريقك من خلال طلب معرفة وجهات نظرهم. اسأل نفسك أيضاً: هل تفتقر اجتماعاتك إلى التفاعل وكثيراً ما يعمل الموظفون على عدة مهمات في أثنائها؟ هل يمكن أن تكون بعض الاجتماعات أقصر؟ وهل يمكن عقدها بوتيرة أقل؟ ومَن يحتاج حقاً إلى حضورها؟ وهل يجب أن تكون الاجتماعات متكررة أو مجدولة فقط حسب الحاجة؟ وهل هناك حاجة إلى عقد اجتماعات أصلاً؟

ضع حدوداً لحماية فترات العمل بتركيز

بعد تحديد أولويات العمل وتقليل عدد الاجتماعات، شجع أعضاء فريقك على إعطاء الأولوية للوقت الذي يقضونه في العمل بتركيز وضع حدوداً لحمايته.

التشجيع على تخصيص وقت للعمل بتركيز.

اقترح أن يخصص فريقك بشكل استباقي فترات زمنية للعمل بتركيز كل أسبوع على الأولويات الرئيسية. فتخصيص هذا الوقت يتيح للموظفين الانخراط في العمل والمشاريع بتركيز دون مشتتات أو مقاطعات. وزيادة وقت التركيز على العمل يعني إحراز تقدم أكبر، ما يعني تقليل الشعور بالإرهاق، وكذلك تقليل العمل الذي قد يمتد إلى ما بعد ساعات العمل.

الاستفادة من التكنولوجيا لاحترام فترات الراحة.

لا يتعلق العمل الهجين “بمكان” العمل فقط، إنما “بوقت” العمل أيضاً. على سبيل المثال، تحقيق التوازن بين وظيفتي وجدول مواعيدي الشخصية يتطلب أحياناً أن أتصفح بريدي الإلكتروني في المساء عندما أستطيع التركيز حقاً؛ فهذه هي أفضل طريقة بالنسبة إلي لإنجاز عملي. من ناحية أخرى، يُظهر بحثنا أن إرسال المدير رسالة بريد إلكتروني واحدة بعد ساعات العمل يمكن أن يضاعف تأثير العمل ما بعد ساعات العمل على الفريق.

يمكن أن تساعد التكنولوجيا في تمكين جميع أعضاء فريقك من العمل بالطريقة التي تناسبهم مع تجنب “العمل طوال الوقت”. على سبيل المثال، عندما أعمل في المساء، وهو الوقت الذي أعمل خلاله على أفضل وجه، أستفيد من ميزة “تأخير إرسال رسائل البريد الإلكتروني” للتأكد من أن ساعات عملي المرنة لن تشكل ضغطاً على شخص آخر لاضطراره إلى العمل في وقت متأخر من الليل.

شجعت فريقي أيضاً على كتم الإشعارات لإزالة الضغط الناجم عن التحقق من رسائل البريد الإلكتروني والدردشات عندما يحين وقت الابتعاد عن العمل. وضعنا أيضاً قواعد للفريق حول الوقت المتوقع للرد، حتى لا يشعر أي عضو أنه يجب أن يكون مستعداً للرد على الدوام.

شجِّع الموظفين على أخذ إجازاتهم

أخيراً، ابحث بفعالية عن طرق تسهل على الموظفين أخذ إجازاتهم التي يستحقونها عن جدارة.

تغيير نظرة الموظف للإجازات.

القدرة على الانفصال عن العمل هي عنصر رئيسي في تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية. يمكن أن يختلف شكل الراحة واستعادة النشاط من شخص إلى آخر، سواء كانت الإجازة بهدف الذهاب في نزهة أو المكوث في المنزل أو الحفاظ على صحتك النفسية أو إجازة مرضية أو إجازة للاحتفال بمناسبة دينية. في أواخر عام 2019، أعدنا تعريف الإجازة المرضية في “مايكروسوفت” لتشمل الإجازات المتعلقة بالصحة النفسية، ولم نكن نتصور مدى أهمية ذلك بعد بضعة أشهر عند تفشي الجائحة. وقدمنا أيضاً 5 أيام إجازة لتحسين رفاهة موظفينا على مستوى العالم، بالإضافة إلى الإجازات التي تُمنح لهم بانتظام لتشجيعهم على أخذ المزيد من فترات الراحة.

بوجه عام، ساعد فريقك على فهم أن هناك العديد من الأسباب لأخذ فترات راحة غير مرتهنة بالسفر أو الرحلات، وأن رفاههم من الأولويات التي تستحق أن يخصصوا وقتاً للحفاظ عليه.

تسهيل الحصول على إجازات.

سيجد الموظفون صعوبة في الابتعاد عن العمل إذا لم يشعروا أن هناك مَن سيقوم بعملهم أو يدعمهم في غيابهم. بصفتك مديرهم، بادر بعرض المساعدة في القيام بعملهم عند غيابهم. يمكنك أيضاً إنشاء نظام زمالة يجعل لكل موظف زميلاً للإشراف على عمله في أثناء غيابه. يمكنك حتى تيسير حصول أعضاء فريقك على إجازات في الأيام نفسها للحد من تراكم رسائل البريد الإلكتروني والأعمال الأخرى عند عودتهم إلى العمل.

تُعد فترات التحولات والتغيرات الكبيرة فرصة للرجوع خطوة إلى الوراء وإعادة التفكير. ومع تغير العالم، يمكن أن تطرأ تغييرات على طريقة عملنا أيضاً. أهم ما تعلمته من دراستنا للتوازن بين العمل والحياة الشخصية هو أننا كمدراء لدينا فرصة لتحدي الوضع الراهن وقول “يمكن أن تكون هذه الطريقة أفضل”.

من خلال التركيز على الأساليب المذكورة أعلاه، يمكن للمدراء بناء عالم لا تقع فيه مسؤولية تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية على عاتق الموظف وحده. فالأمر يتعلق بوضع معايير للفِرق وخلق بيئة تتيح للجميع التركيز على التأثير وليس النشاط. ومن خلال توخي الوضوح وتحديد الأشياء المهمة، سيساعد المدراء موظفيهم على القيام بعملهم على أكمل وجه والنجاح في بيئة العمل الهجين.