ماذا تحتاج لتدير اجتماعاً افتراضياً ناجحاً؟

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

مع تهافت الشركات على اتخاذ إجراءات منع السفر وإتاحة العمل عن بعد لحماية موظفيها من فيروس كورونا المنتشر، هناك احتمال كبير أن تلغى الاجتماعات على أرض الواقع مع الفرق والزبائن أو الموردين لأيام أو حتى أسابيع.

وفي أفضل الظروف، ما أن يحضر عضو أو اثنان إلى أي اجتماع عبر الهاتف، تبدأ الإنتاجية بالتدهور،  وهناك أسباب كثيرة. إذ غالباً ما يترجم الحاضرون الاجتماعات الافتراضية على أنها رخصة للقيام بعدة أعمال في نفس الوقت، كما لا يولي منظم الاجتماع اهتماماً كبيراً بهدف النقاش وتصميمه. وليس مستغرباً أن يهيمن واحد أو اثنان فقط من الحاضرين على النقاش في حين يجلس البقية شاردين.

ولكن، ليس من الضروري أن تكون الأمور على هذا الشكل، بل يمكن أن تدار الاجتماعات الافتراضية بكفاءة أكبر، وحتى الارتجالية منها التي تقررت بسبب الخوف من انتقال العدوى، وذلك عن طريق اتباع أفضل الممارسات الأساسية والتقنيات غير المكلفة وسهلة الاستخدام.

وفيما يلي 12 خطوة يمكنك اتباعها لتحقيق ذلك.

1. استخدم الفيديو. كي تجعل المشاركين يشعرون أنهم جميعاً في الاجتماع ذاته، استخدم ميزة الفيديو في الاجتماع بدلاً من الاكتفاء بالاتصال الصوتي. وتساعد تقنيات مثل “زوم” و”سكايب” و”غوتوميتنغ” (GoToMeeting) على إضفاء طابع شخصي على النقاش والحفاظ على تفاعل المشاركين.

2. أتح خيار الاتصال الصوتي دوماً. يمكن عقد الاجتماع عبر الفيديو دائماً، ولكن يعتمد ذلك على قوة الاتصال بالإنترنت التي قد لا تتوفر دائماً. ولذلك، يحتاج الموظفون إلى إمكانية المشاركة عبر الاتصال الصوتي، ولكن يجب توضيح أن الأولوية لاستخدام اتصال الفيديو دائماً.

3. اختبر التقنية مسبقاً. لا شيء يقتل الزخم في بداية الاجتماع كتأخير لمدة 15 دقيقة بسبب اضطرار المشاركين لتحميل البرمجيات اللازمة أو عدم قدرتهم على تشغيل الفيديو أو مشاكل تقنية من هذا القبيل. ولذلك، قبل موعد الاجتماع الافتراضي، يجب على جميع المشاركين اختبار التقنية المستخدمة والتأكد من قدرتهم على التعامل مع أهم ميزاتها براحة وسهولة. وتذكر أن المحادثات مع الموردين أو الزبائن قد تتطلب من فريقك تعلم التعامل مع مجموعة معينة من البرمجيات.

4. احرص على إمكانية رؤية الوجوه. تزداد فعالية الاجتماعات الافتراضية عبر اتصال الفيديو عندما يتمكن كل مشارك من رؤية وجوه الآخرين وتعابيرهم ولغة أجسادهم. اطلب من المشاركين الجلوس قريباً من الكاميرا من أجل المساعدة على إنشاء جو من الخصوصية شبيه بما تتمتع به الاجتماعات على أرض الواقع.

5. التزم بأساسيات الاجتماع. قبل بدء النقاش، حدد أهدافاً واضحة وأرسل ملخصاً مسبقاً إن أمكن. وأثناء الاجتماع، استخدم جدول أعمال وضَعْ قوانين الاجتماع وخصص فترات للاستراحة وحدد الخطوات التالية بوضوح (بما فيها التوقيت والمسؤوليات) بعد كل فقرة وفي نهاية الاجتماع.

6. اختصر مدة العرض التقديمي. ليس أسوأ من العرض التقديمي الطويل في اجتماع على أرض الواقع إلا العرض التقديمي الطويل في اجتماع افتراضي. يجب أن تتألف الاجتماعات من نقاشات، ويجب تقديم معلوماتها الأساسية مسبقاً. وإذا كان لا بد من إلقاء عرض تقديمي، استخدم ميزة مشاركة الشاشة كي تتمكن من توجيه الحديث وكي يتمكن الحاضرون من متابعة المعلومات التي يجري الحديث عنها. ولكن أعط الأولوية للنقاش كي يتمكن كل مشارك من النظر إلى وجوه الآخرين أطول مدة ممكنة.

7. استخدم أسلوباً للتعارف ونشر الألفة بين المشاركين (كسر الجليد). على الرغم من أننا لا نحب هذه الأساليب كثيراً، إلا أنه من الضروري أن تستخدم كل أسلوب ممكن من أجل تعزيز العلاقات الشخصية بين المشاركين الذين قد يشعرون بالانعزال. كما أنه من الضروري أن تعرف ما إذا كان أحد المشاركين لديه قريب أو صديق مصاب بفيروس كورونا، كي تقوم بالاطمئنان عنه بطريقة ما.

8. استعن بميسر للاجتماع. عادة، تكون إدارة نقاش افتراضي أصعب من إدارة النقاش على أرض الواقع، وستستفيد من الاستعانة بشخص يقوم بتوجيه النقاش كي يتاح لبقية المشاركين التركيز على فحواه. كما يمكن للميسر استخدام نظام التصويت كي “يجس نبض” المجموعة حول مسائل معينة ويضمن أن تكون أصوات الجميع مسموعة، ويجب أن يكون قادراً أيضاً على حل المسائل الأساسية المتعلقة بالتقنية المستخدمة.

9. اطلب من الأعضاء المشاركة. أحد أصعب أوجه إدارة اجتماع افتراضي هو دفع جميع المشاركين للمشاركة من دون أن تتداخل أصواتهم. وكي تحول دون ذلك، نوصي بأن تدعو المشاركين للتحدث واحداً تلو الآخر أثناء الاجتماع، وربما يمكنك “المرور” على جميع المشاركين قبل إصدار أي قرار. حتى أن بعض البرمجيات تتيح للحاضرين “رفع اليد” طلباً لفرصة التحدث، وهذا يتيح للميسر التوجه نحو الختام من دون المجازفة باستبعاد وجهة نظر مشارك انطوائي.

10. احصل على تقييمات وآراء فورية. قد يصعب جمع التقييمات والآراء ذات الجودة العالية أثناء الاجتماع الافتراضي، وذلك لأن العلامات الافتراضية على وجه الخصوص صعبة الفهم. يمكنك استخدام برنامج مخصص للاستقصاء على الهواتف الذكية، مثل “بول إيفري وير” (Poll Everywhere) كي تجمع تقييمات الحاضرين وآراءهم المطلوبة حول مواضيع معينة بصورة فورية. واترك التصويت مفتوحاً بمعزل عن الاجتماع عبر الفيديو تفادياً لعرقلة النقاش. يجب عليك تقديم تعليمات واضحة للمشاركين حول طريقة استخدام النظام والإجراءات، وستعتاد المجموعات عليها بسرعة، وهي جديرة بالجهد المبذول.

11. لا تخش تناول المسائل الصعبة. يعتبر عقد الاجتماعات الافتراضية سلوكاً قابلاً للتعلم، وستذهل من حجم الفائدة التي يمكن أن تجنيها منه ما أن تعتاد أنت وفريقك على العمل بهذه الطريقة. قد يبدو من الطبيعي تأجيل مناقشة المسائل الصعبة إلى أن يتمكن الجميع من الاجتماع على أرض الواقع، ولكن هذا ليس خياراً متاحاً. لذلك، لا تخش من تناول المواضيع الشائكة.

12. تدربوا مرة أو اثنتين في أثناء وجودكم معاً. اعقد اجتماع الموظفين التالي افتراضياً، وليشارك كل مسؤول تنفيذي من مكتبه عبر الإنترنت ومن دون تلقي مساعدة في التعامل مع الواجهة البرمجية. وبعد انتهاء الاجتماع، اجمع المشاركين وتحدثوا عن التجربة.  ما الذي نجح، وما الذي لم ينجح؟ كيف يمكنك تطوير اجتماعاتك الافتراضية كي تصبح منتجة كالاجتماعات على أرض الواقع؟

قد يصبح العمل مع الزملاء في غرفة واحدة غير ممكن في الأسابيع القليلة القادمة، وستحتاج إلى إجراء تعديلات على طريقة فريقك في عقد الاجتماعات الافتراضية كي تضمن نجاحها. وإذا بذلت جهداً بسيطاً للاستعداد اليوم، فستجني فائدة كبيرة عندما يحين ذاك الوقت.