3 أخطاء تُرتكب في العروض التقديمية الجماعية وكيفية تجنبها

غيتي إميدجيز

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: يتطلب تنظيم عرض تقديمي جماعي فعال عملاً جماعياً وتنسيقاً بين الأعضاء حتى لا يبدو وكأنه لحاف مُرقّع. ومع ذلك، لا يخصص الكثير منا وقتاً للاستعداد بشكل كامل له. حددت المؤلفة في هذه المقالة بعض الأخطاء الشائعة التي يرتكبها الأشخاص في العروض التقديمية الجماعية، كما قدمت أفضل الممارسات لإبقائك على المسار الصحيح من أجل تجنب أخطاء العروض التقديمية الجماعية تحديداً.

شهد الكثيرون منا عروضاً تقديمية جماعية سيئة. إذا قدمت أحد هذه العروض، فربما شهدت الإسراع في اللحظة الأخيرة في الليلة السابقة للعرض لتحديد مَن سيقدم أي جزء من العرض. أما إذا حضرت أحد هذه العروض، فربما شهدت الفوضى الناجمة عن سماع العديد من الأشخاص يتناقشون معاً، أو الأسوأ من ذلك، قراءة الشرائح كلمة بكلمة وتجاهل الجمهور.

بالنسبة إلى العديد من المؤسسات، تُعد العروض التقديمية الجماعية جزءاً أساسياً من أعمالها. إذ قد يقدم فريقك عرضاً ترويجياً جماعياً إلى عميل جديد، أو قد يتضمن التدريب الأخير في برنامج تطوير القدرات القيادية تقديم سلسلة من العروض التقديمية الجماعية لرئيس وحدة عملك. تجعل الاجتماعات الافتراضية هذه العروض التقديمية أسهل بكثير لأنه ليس من الضروري أن يكون أعضاء فريقك في الموقع نفسه.

يتطلب تنظيم عرض تقديمي جماعي فعال عملاً جماعياً وتنسيقاً بين الأعضاء حتى لا يبدو وكأنه لحاف مُرقّع. ومع ذلك، لا يخصص الكثير منا وقتاً للاستعداد بشكل كامل له.

ما الذي على المحك هنا؟ كل عرض تقديمي يمثل فرصة لبناء الثقة مع جمهورك. وترابط عرضك التقديمي الجماعي هو مؤشر لعملائك على ما ستكون عليه علاقة العمل معك. أما إذا كان عرضك التقديمي مفككاً وغير منظم، فسوف يتساءل عميلك عما ستكون عليه نتائج مشروعك. على سبيل المثال، إذا انتقد أحد أعضاء فريقك عضواً آخر بقسوة في أثناء العرض التقديمي، فكيف سيتعامل فريقك مع فريق العميل؟ فأنت تقدم لمحة عن علاقة العمل مع العميل، وعن قدرات مؤسستك أيضاً.

دربت أنا وزملائي عملاءنا على عروضهم التقديمية الجماعية لما يقرب من 20 عاماً. كما أنني عضوة في هيئة تدريس دورة تدريبية لتعليم المهارات التنفيذية حول التواصل المقنع في كلية “هارفارد كينيدي”. تنتهي هذه الدورة التي مدتها 3 أسابيع بسلسلة من العروض التقديمية الجماعية التي أقيّمها مع أعضاء هيئة التدريس الآخرين في البرنامج.

وبناءً على هذه التجربة، أقدم لكم فيما يلي بعض الأخطاء الشائعة التي نراها في العروض التقديمية الجماعية، متبوعة ببعض من أفضل الممارسات لإبقائك على المسار الصحيح.

أخطاء العروض التقديمية الجماعية

1. يبدو وكأن كل شريحة صممها شخص مختلف

عندما لا يكون هناك شخص واحد مسؤول عن العرض التقديمي، فإنك عادة ما ترى مجموعة غير مترابطة من الخطوط وأنماط النص والصور المختلفة. قد ترى أيضاً أشخاصاً وضعوا النص بأكمله في الشريحة ويقرؤون منه كلمة بكلمة، وهذا يشتت انتباه الجمهور.

2. يتناقش مقدمو العرض معاً

عندما لا نأخذ الوقت الكافي لتحديد مَن سيغطي كل جزء، وكيف سننتقل من شخص إلى آخر، نبدأ في مقاطعة بعضنا لبعض، ما يقلل من مهنيتنا. قال لي أحد عملائي ذات مرة: “ما الذي سيفكر فيه عملاؤنا عندما نقاطع بعضنا بعضاً؟”.

3. نسيان أنك لا تزال “على خشبة المسرح”

ما إن ينهي شخص ما الجزء الخاص به من العرض التقديمي الجماعي، حتى يشعر بالارتياح الشديد لأنه أنهى حديثه لدرجة أنه ينسى أنه لا يزال “على خشبة المسرح” أو أمام الكاميرا، فيبدأ بالنظر إلى هاتفه أو فقدان تركيزه بدلاً من الاستماع بجدية إلى الشخص الذي سيتحدث بعده.

لحسن الحظ، يمكن تجنُّب ارتكاب هذه الأخطاء من خلال التحضير المناسب للعرض.

أفضل 3 ممارسات

1. وضع استراتيجية مسبقاً من أجل تجنب أخطاء العروض التقديمية الجماعية

عند التحضير لأي نوع من العروض التقديمية، أدرب الأشخاص على طرح 3 أسئلة: مَن هو جمهورك؟ ما هو هدفك؟ ولماذا تم اختيارك أنت بالذات؟ في العروض التقديمية الجماعية، من المهم الإجابة عن هذه الأسئلة معاً. يشجعك السؤال الأخير “لماذا تم اختيارك أنت بالذات”؟، الذي يعني في الواقع “لماذا يجب أن تهتم؟”، على مشاركة دوافعك حول الموضوع، ما يساعد أعضاء فريقك على الترابط معاً كوحدة متماسكة.

عندما تضيف عرضاً تقديمياً جماعياً إلى جدول مواعيدك، خصص وقتاً للتحضير له كمجموعة. واستغل هذا الوقت للاتفاق على مستوى معرفة جمهورك بالموضوع، وهدفك المحدد من العرض التقديمي، والرسالة الرئيسية، والمخطط العام، ومَن سيقدم كل قسم قبل أن يبدأ كل شخص في كتابة العناصر الفردية. يساعدك هذا على تجنب ضغوط اللحظة الأخيرة الناجمة عن محاولة إدراج كل شريحة من الشرائح في المكان المناسب لتكوين عرض مترابط. حدد أيضاً مَن سيجيب عن كل نوع من الأسئلة، أو حدد مَن سيكون مسؤولاً عن تلقّي الأسئلة وتكليف الشخص المناسب بالإجابة عنها.

2. التدرب كمجموعة

خصص وقتاً قبل العرض التقديمي لإجراء مراجعة كاملة وسريعة للعرض والشرائح. على وجه التحديد، تدرب على الانتقالات من شخص إلى آخر، على سبيل المثال: “قامت سعاد بعمل رائع بحديثها عن التحديات التي ينطوي عليها دخول هذه السوق الجديدة. والآن، سأقدم بعض الحلول بناءً على خبرة شركتنا”. استخدم جهاز توقيت للتأكد من التزامك بالوقت المخصص للعرض، أو ضع حداً زمنياً واقعياً بناءً على شكل اجتماعك، وبذلك ستضمن وجود متسع من الوقت لتلقي الأسئلة. خصص وقتاً أيضاً لتقييم الشرائح معاً حتى تكون اللغة والخط والرسومات المستخدمة متسقة معاً.

3. إلقاء العرض بثقة وأصالة

عندما يحين وقت العرض التقديمي الجماعي، ابدأ بالمتحدث الذي يُعد أفضل مَن يمثل مؤسستك، مع منح المتحدثين المبتدئين فرصة للتقديم في منتصف العرض. فهذا يضمن إعطاء انطباع أولي قوي، ويخفف بعض الضغط عن المتحدثين الجدد. عند إلقاء العرض وجهاً لوجه، كن في موقع يسمح لك بالإشارة إلى الشرائح والتحدث مباشرة إلى الجمهور في الوقت ذاته. وقل شيئاً عن نفسك في أثناء العرض، مثل “إذا كنت من كاليفورنيا مثلي، فستعرف أن …”، فالحكايات الشخصية التي تتصل بالجمهور هي طريقة رائعة لبناء الثقة بين الجمهور وكل عضو في المجموعة التي تقدّم العرض.

ما الذي يتغير في البيئة الافتراضية؟

جميع الاقتراحات المذكورة قابلة للتطبيق في العروض التقديمية الافتراضية، لا سيما أهمية إجراء مراجعة كاملة للعرض عبر المنصة الافتراضية التي ستستخدمها. في هذه الحالات، كلِّف شخصاً واحداً بإدارة عرض الشرائح طوال العرض التقديمي حتى لا يضطر كل شخص إلى مشاركة شاشته. وتأكد من أن كل متحدث لديه خلفية مهنية وإضاءة مناسبة على وجهه وأن صوته مسموع بوضوح. استخدم هذا الفيديو كمرجع حول كيفية التحضير للعروض التقديمية الافتراضية. عند التحدث، انظر مباشرة إلى عدسة الكاميرا حتى يرى الجمهور تواصلك البصري ويشعر به. وعندما لا تكون أنت المتحدث، اكتم الصوت في جهازك حتى لا تؤثر ضوضاء الخلفية على المتحدث.

وفي نهاية الحديث عن أخطاء العروض التقديمية الجماعية تحديداً، إذا قُدمت العروض التقديمية الجماعية بشكل جيد، فإنها تدلل على قوة فريقك وجودة عملك. لذا، اغتنم هذه الفرصة الرائعة لبناء الثقة مع جمهورك، ونتيجة لذلك ستساعد مؤسستك على النجاح.