شارك
الرئيسيةما معنى تخطيط موارد المؤسسات؟
تخطيط موارد المؤسسات (Enterprise Resource Planning): ويشار إليها اختصاراً (ERP) وهي العملية التي تقوم بموجبها المؤسسات بإدارة وتكامل الأقسام المختلفة في داخلها مع بعضها البعض.
من أين أتت تقنية تخطيط موارد المؤسسات؟
بدأ تاريخ تخطيط موارد المؤسسات في الستينيات مع أنظمة تخطيط متطلبات المواد (Material Requirements Planning) التي طورتها الشركة المصنعة للجرارات وآلات البناء “جي آي كايس” (J.I. Case) بالتعاون مع شركة “آي بي إم” (IBM) والتي ساعدت الشركات على مراقبة المخزون وتسوية الأرصدة، بالإضافة إلى تضمين وظائف التصنيع والشراء والتسليم الأساسية للغاية. ثم جرى توسيع قدراتها لاحقاً.
جرى تطوير أول نظام تخطيط موارد المؤسسات عبر شركة “ساب” (SAP) الألمانية للبرمجيات في العام 1972. وكان النظام يهدف إلى ربط عدة أقسام ضمن الشركة ومشاركة المعلومات التي تُجمع مع بعضها من أجل رفع كفاءة التشغيل.
الغرض من تقنية تخطيط موارد المؤسسات
تهدف هذه التقنية إلى المساعدة في تنسيق العمليات التجارية واسعة النطاق، وتجري هذه العملية عبر برمجيات حاسوبية متخصصة بذلك، تعمل على تكامل عمليات التخطيط والشراء وتنظيم المستودعات والمخزون والمبيعات والتمويل والموارد البشرية وغيرها.
سابقاً، كان كل قسم داخل الشركة لديه نظام معلومات خاص به، لكن الآن تقوم نظم تخطيط موارد المؤسسات بجمع كل تلك الأنظمة للأقسام المختلفة مع بعضها البعض ضمن نظام جامع شامل واحد، حيث يمكن للأقسام التواصل فيما بينها ومشاركة البيانات بكل سهولة. ما يعني أن نظام تخطيط موارد المؤسسات يعمل بمثابة النظام العصبي للشركة الذي يقوم بجمع المعلومات من كافة الأقسام ويتيحها للجميع لاستخدامها في تخطيط الأعمال.
لكن كثيراً ما تفشل حالات تطبيق نظم تخطيط موارد المؤسسات بسبب مقاومة التغيير الكبيرة التي يبديها العاملون، حيث أنهم يرفضون التخلي عن أنظمة المعلومات التي اعتادو عليها وتبنّي النظام الجديد.
مكونات تخطيط موارد المؤسسات
يتضمن تخطيط موارد المؤسسات العديد من المكونات، وفيما يلي المكونات الأكثر شيوعاً:
- الموارد البشرية: تعد إدارة الموظفين أمراً بالغ الأهمية لنجاح العمل، ويكون هذا المكون مسؤولاً عن أتمتة المدفوعات للموظفين، ودفع الضرائب، وإنشاء تقارير الأداء، وتتبع الحضور، والترقيات، وتحديد ساعات العمل وساعات العطلات للموظفين.
- الإدارة المالية: يحتفظ هذا المكون بمسار لجميع البيانات المالية بما في ذلك الحسابات المدينة والحسابات الدائنة ودفتر الأستاذ العام والتكاليف والميزانيات. ويساعد في الاحتفاظ بسجل للتدفق النقدي، وخفض التكاليف، وزيادة الأرباح والتأكد من سداد جميع الفواتير في الوقت المحدد، كما يحلل البيانات المالية ويقدم تنبؤات عن الإيرادات المستقبلية.
- إدارة سلسلة التوريد: شبكة من المرافق التي تشتري المواد وتحولها إلى منتجات وسيطة ونهائية وتوزع هذه المنتجات على العملاء. وتعمل تطبيقات سلسلة التوريد على تحسين عمليات التوزيع والتصنيع لإنشاء سلسلة توريد أكثر كفاءة من خلال جمع البيانات في الوقت الآني ما يتيح العثور على المشكلات وإصلاحها فور حدوثها، ويوفر التحليلات التنبؤية التي تساعد في تخطيط الطلب، ويساعد في إنشاء خطة إنتاج دقيقة وحديثة بحيث تلبي الطلب بدلاً من تجاوزه.
- إدارة المخزون: تعمل مع مكون إدارة سلسلة التوريد بالإضافة إلى أداء عمليات أخرى مثل إدارة المستودعات والمبيعات. تشمل الميزات الرئيسية لأنظمة إدارة المخزون إدارة تنفيذ الطلبات والحفاظ على وظائف التخزين بالمستودع، كما تتضمن ميزات التتبع التي يمكن أن تقلل التحكم اليدوي في المخزون. ويساعد هذا المكون في ربحية عمليات المخزون ووظائفها.
- إدارة علاقات العملاء: تعمل على تخزين وتتبع بيانات العملاء والعملاء المتوقعين، ما يساعد على تطوير رؤى مفيدة لتحسين المبيعات والتسويق. ويعد تتبع عادات شراء العملاء أحد الاستخدامات الرئسية لهذا المكون، إذ يتيح معرفة المنتجات التي تفتقر إلى المبيعات وأفضل الأطر الزمنية لزيادة المبيعات، وكذلك تتبع سجل المحادثات مع العملاء المتوقعين لمعرفة موظفي المبيعات الذين تحدثوا إلى العملاء، ومتى تحدثوا وما ناقشوه.
- ذكاء الأعمال: يجمع هذا المكون بيانات العملاء من قنوات متعددة ويحللها، ما يوفر رؤى قابلة للتنفيذ حول عمليات الأعمال. كما أنه يدمج البيانات من مختلف الإدارات ويقدم صورة كاملة عن العمل.
فوائد تخطيط موارد المؤسسات
تستخدم الشركات تخطيط موارد المؤسسات لامتلاكها العديد من المزايا التي تفيد الأعمال، ومن أهم هذه المزايا نذكر:
- الوصول بسرعة إلى المعلومات المطلوبة للعملاء والموردين وشركاء الأعمال، ما يساهم في تحسين رضا العملاء والموظفين ومعدلات استجابة أسرع ومعدلات دقة متزايدة.
- امتلاك قدرة أكبر على التعاون وتبادل المعرفة بين الإدارات؛ إذ يمكن للقوى العاملة المتآزرة تحسين الإنتاجية ورضا الموظفين من خلال امتلاك املوظفين قدرة أكبر على رؤية كيفية مساهمة كل مجموعة وظيفية في مهمة الشركة ورؤيتها.
- التخلص من المهام اليدوية التي تستغرق وقتاً طويلاً، ما يسمح للموظفين بتخصيص وقتهم لعمل أكثر فائدة.
- الحصول على بيانات في الوقت الآني ومن مصدر واحد؛ الأمر الذي يولّد تقارير دقيقة وكاملة تساعد الشركات على التخطيط المناسب والميزانية والتنبؤ وإبلاغ حالة العمليات إلى المنظمة والأطراف المهتمة ، مثل المساهمين.
نصائح لتحقيق النجاح في تخطيط موارد المؤسسات
يتطلب تخطيط موارد المؤسسات الناجح الأخذ بعين الاعتبار مجموعة من النصائح منها:
- وضع أهداف واضحة يراد تحقيقها من تخطيط الموارد، على سبيل المثال قد تكون الأهداف تخفيض تكاليف التشغيل، وتحسين إدارة العلاقات مع العملاء وغير ذلك.
- تقييم برامج تخطيط موارد المؤسسات و تحديد الخيار الأفضل بينها.
- الحرص على مواءمة نظم تخطيط الموارد مع احتياجات الشركة.
- إجراء الاختبارات على نظام تخطيط الموارد قبل تطبيقه.
- مراقبة أداء النظام وإدخال التحسينات كلما تطلّب الأمر.
اقرأ أيضاً: