4 عوامل يجب مراعاتها عند وضعك جدول العمل الهجين

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: بدأ العديد من المؤسسات مواصلة أعمالها من المكاتب مجدداً، وأتاحت لموظفيها المرونة لتحقيق التوازن بين خيارات العمل وجهاً لوجه وخيارات العمل عن بُعد. لكن قد تُحدث مثل تلك المرونة بعض الارتباك. كيف يمكنك تحديد الأيام التي سترغب فيها في العمل من المكتب؟ يوجد 4 عوامل رئيسية يجب مراعاتها عند اتخاذ القرارات المرتبطة بوضع جدول العمل الهجين ستضمن لك تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية. فكّر أولاً في القرارات التي تتخذها والمشاريع التي تعمل عليها، إذ قد يكون من المفيد أن تكون موجوداً بشكل شخصي لمناقشة الخيارات وإجراء المفاوضات الاستراتيجية وعقد اجتماعات المشاريع الكبيرة. ثانياً، فكر في كيفية عمل فريقك، إذ قد ترغب في مواءمة وقت عملك من المكتب مع جداول عمل أفراد فريقك الذين يفضّلون العمل وجهاً لوجه. ثالثاً، اختر الأيام التي تتوافق مع أنماط طاقتك. على سبيل المثال، إذا كنت شخصاً انطوائياً، فاستخدم وقت العمل عن بُعد لإعادة شحذ همتك قبل يوم العمل من المكتب. أخيراً، تتبّع أنماط التحفيز لديك، واختر أيام العمل التي ستمنحك دفعة إضافية لتكون منتجاً.

بعد الصدمة المفاجئة في شهر مارس/آذار عام 2020، وجد ملايين الأميركيين الذين يمكنهم أداء أعمالهم بشكل افتراضي أنهم يؤدونها عن بُعد بالفعل. ووفقاً لدراسة أجراها مركز بيو للأبحاث قبل ذلك التحول، كان حوالي 20% من الموظفين الذين يمكنهم العمل عن بُعد يعملون عن بُعد بالفعل، ثم تصاعدت تلك النسبة لتصل إلى 71%.

وحدث ذلك التغيير دون أي سابق إنذار ودون أن يُمنح الموظفون أي خيار في هذا الشأن. لكن مع عودة المؤسسات إلى مواصلة العمل من المكاتب بشكل جدي اليوم، سيحظى الموظفون بالعديد من الخيارات مقارنة بالماضي.

وإذا وجدت نفسك في وضع تكون قادراً فيه على العمل وجهاً لوجه أو يُطلب منك ذلك بالفعل كل أسبوع وكنت تشعر بالغموض بشأن كيفية تنظيم جدول عملك، فجرب بعض الاستراتيجيات التي ستقدم لك بعض التوجيه فيما يتعلق بقرارات جدول عملك الهجين. إذ أجد بصفتي مدرباً في مجال إدارة الوقت أن النظر في هذه العوامل الرئيسية الأربعة سيمكّنك من زيادة إنتاجيتك الإجمالية إلى أقصى حد عندما تواصل عملك (جزئياً) من المكتب.

ما هي المهام التي أفضل أداءها في المكتب؟

في الواقع، نحن ننجز أهم وظائف أعمالنا وجهاً لوجه، أي أننا نرغب في أن نكون “حاضرين” بالفعل عندما يتعلق الأمر باتخاذ القرارات وإجراء المفاوضات الاستراتيجية المهمة. من جهة أخرى، تختلف ماهية المعلومات التي نرغب في مشاركتها أو حجبها عند عملنا بشكل افتراضي مقارنة بالمعلومات التي نشاركها وجهاً لوجه.

وحتى إذا لم تكن مخولاً باتخاذ قرارات التغيير النهائية في الشركة، فلا يزال يوجد مهام قد تفضل أداءها في المكتب. على سبيل المثال، إذا كان لديك اجتماعات مشاريع تتطلب حل المشكلات أو اتخاذ القرارات أو التحقق من بعض المواد الملموسة أو مناقشة قضايا ذات طابع عاطفي جداً، فمن الأفضل أن تعقد تلك الاجتماعات وجهاً لوجه. اجعل أيام عملك من المكتب مماثلة للأيام التي ستُعقد فيها اجتماعات المشاريع تلك. وإذا كنت تتمتع ببعض السلطة في تلك الاجتماعات، ففكر في مطالبة أعضاء الفريق الآخرين بالعمل من مكاتبهم في تلك الأيام أيضاً. ويمكنك تغيير تلك التفضيلات بمرور الوقت بالطبع. على سبيل المثال، اطلب من جميع الموظفين الاجتماع وجهاً لوجه عند بدء تنفيذ المشروع لأول مرة، واعقد اجتماعات افتراضية لمناقشة التطورات اللاحقة، ثم شجع الموظفين على الحضور وجهاً لوجه مرة أخرى عندما يحين الوقت لإجراء مراجعة أكثر تعمقاً للمنجزات.

متى يحتاج فريقي إليّ؟

لزيادة إنتاجية فريقك إلى الحد الأقصى، يجب عليك تحديد نوع التفاعل (الشخصي أو الافتراضي) الذي سينطوي على أكبر قدر من الفاعلية. إذا وجدت أن بعض زملائك، وعلى وجه التحديد، مرؤوسيك المباشرين، يفضلون وجودك في المكتب ليتمكنوا من فهم ما تقوله بشكل أفضل ويكونون قادرين على حفظ المعلومات والاستجابة لها بشكل ملائم، فحاول تخصيص أيام تعمل فيها من المكتب بشكل يتواءم مع الوقت الذي سيعملون فيه هم من المكتب أيضاً؛ فثلاثون دقيقة تقضيها وجهاً لوجه قد توفر عليك ساعات من الصداع في التواصل الهاتفي أو المكتوب غير المقروء أو الذي يساء فهمه. في المقابل، إذا اكتشفت أن بعض زملائك يفهمون المعلومات بشكل أفضل كتابياً أو عبر وسائل افتراضية أخرى، فاستمر في عقد تلك الاجتماعات عن بُعد وخصص وقت العمل من مكتبك لأداء أنشطة أخرى.

وعلى الرغم من أن الجائحة أتاحت لنا صقل مهارات التواصل الافتراضي لدينا، قد يكون لدى الموظفين تفضيلات مختلفة في العمل، كالتواصل الشخصي أو الاجتماعات وجهاً لوجه أو خيارات العمل عن بُعد، لذلك فكّر في ما هو منطقي لكل فرد من أفراد فريقك في أثناء تنظيم جدول عملك.

كيف يمكنني زيادة إنتاجيتي إلى الحد الأقصى؟

يتعلق العاملان الأولان اللذان شاركتهما بزيادة الإنتاجية في المشاريع التي تُشرف عليها وفريقك، في حين يتعلق العاملان الأخيران بمضاعفة إنتاجيتك الشخصية، بدءاً من تنظيم طاقتك.

إذا كنت شخصاً انطوائياً، فقد تجد أنه من الأفضل لك ألا تعمل لمدة يومين متتاليين من المكتب. على سبيل المثال، قد تقرر العمل أيام الأحد والاثنين والثلاثاء من المكتب أو ربما أيام الثلاثاء والأربعاء والخميس. أي عندما توزع أيام عملك بين المكتب والمنزل، فأنت تمنح نفسك بذلك فرصة إعادة شحذ همتك من خلال تقليل التفاعل مع الموظفين الآخرين في أيامك التي تعمل فيها عن بُعد. يمكنك أيضاً تجميع اجتماعاتك معاً في الأيام التي تعمل فيها من المكتب بحيث تكون فترات عملك من المنزل أطول ودون انقطاع، وهو ما يمكّنك من إنجاز مهامك الفردية.

من ناحية أخرى، إذا كنت شخصاً مُنفتحاً، فقد لا يمثل العمل من المكتب عدة أيام متتالية مشكلة بالنسبة لك. وقد تشعر بالتحفيز عموماً عندما تخصص أوقاتاً للاجتماعات، سواء كنت تعمل من المكتب أو من المنزل، إذ تتيح لك الاجتماعات فرصة التواصل مع الموظفين يومياً. اعقد بعض الاجتماعات صباح يوم العمل عن بُعد لتبث في نفسك الحماس، ثم اعقد الاجتماعات الأخرى في فترة ما بعد الظهيرة، أي عندما تخبو طاقتك.

متى يقل دافعي للعمل؟

لاحظت قبل هجر الموظفين مكاتبهم بسبب الجائحة، ولا سيما عملائي الذين أشرف على تدريبهم وجود أنماط تحفيزية واضحة على مدار الأسبوع. قد يبدأ البعض منهم العمل صباح يوم الأحد بحماس، ولكن بحلول ظهر يوم الخميس يكون من الصعب عليهم إنجاز أي عمل مهم. والعكس هو الصحيح في الواقع بالنسبة للآخرين منهم؛ حيث قد يستغرق موظفون آخرون وقتاً طويلاً للشعور بالتحفيز للعمل يوم الأحد، لكنهم يحذفون العديد من المهام من قوائم مهامهم بسهولة بحلول يوم الخميس ويعملون حتى الساعة 6 أو 7 ليلاً.

وقد يؤثر العمل عن بُعد على مستويات التحفيز تلك أيضاً، لا سيما إذا كنت أصغر سناً. وقد وجدت الدراسة التي أجراها “مركز بيو للأبحاث” والتي قيّمت التحول الكبير لنظام العمل عن بُعد أن 42% من الموظفين الذين تتراوح أعمارهم بين 18 و49 عاماً قالوا إنه من الصعب عليهم تعزيز حافزهم لأداء أعمالهم عن بُعد. وكانت النسبة أعلى حتى بالنسبة للأشخاص الذين تتراوح أعمارهم بين 18 و29 عاماً، حيث أفاد 53% منهم بأنه يصعب عليهم تعزيز حافزهم لأداء أعمالهم عندما لا يعملون مع زملائهم وجهاً لوجه. (وذلك على عكس ما يشعر به 20% فقط من الموظفين الذين تبلغ أعمارهم 50 عاماً فأكثر).

استغل الوقت الذي تقضيه في المكتب لشحن طاقتك في الأوقات التي تشعر فيها بضعف الحماس. وكما أن الذهاب إلى النادي الرياضي يُسهل على بعض الأفراد ممارسة الرياضة بشكل كبير، سيسهّل العمل من المكاتب على الموظفين أداء مهامهم. فإذا وجدت أن حماسك يزداد عندما تعمل بالقرب من أشخاص آخرين وأنه يخبو مع مضي الأسبوع، فاطلب أن تعمل من المكتب يومي الأربعاء والخميس. وإذا وجدت أن العكس صحيح، أي أنك تنجز الكثير من مهامك إذا عملت يومي الأحد والإثنين من المكتب، فاجعل ذلك هدفك. باختصار، حدد الوقت الذي تحتاج فيه إلى ضغط الأقران الإيجابي وخطط لجدول عملك الهجين وفقاً لذلك لتزيد إنتاجيتك.

مع مواصلة مزيد من المؤسسات أعمالها من المكاتب، قد تضطر إلى وضع جدول عمل هجين توائم فيه بين عملك من المكتب وعملك عن بُعد. ضع في اعتبارك تلك العوامل الأربعة عند اتخاذك قراراً بشأن الأيام التي ستعمل فيها من المكتب حتى تكون على أتم الاستعداد لتلك الخطوة.