كيف تثبت جدارتك كمدير مؤقت؟

shutterstock.com/barkas

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: إذا طُلب منك أن تحل محل مديرك الذي غادر المؤسسة لتوّه، فعليك أن تفكّر أولاً فيما تريده على وجه التحديد. هل تريد شغل المنصب بشكل دائم أم مؤقت؟ وبمجرد أن تعرف إجابة هذا السؤال، تعامل مع منصب المدير المؤقت بمنتهى الأمانة والصدق منذ اللحظة الأولى. خصص بعض الوقت لتقييم حالة الفريق حتى تتمكن من تحديد ما يجب تحقيقه وتحديد مسارك بدقة. هل يسير عمل الفريق بشكل جيد، أم أن هناك مشكلات تحتاج إلى حل؟ والتزم في كل الأحوال باتخاذ قرارات محدودة الأثر حتى تتجنب الإفراط في ممارسة صلاحياتك. ويجب أن تنال ثقة فريقك من خلال العمل معهم بطريقة تعاونية مع الحرص على عدم التورط في أي مشاحنات مع أعضاء الفريق. وإذا كنت تريد شغل المنصب بصفة دائمة، ولكنك فشلت في الحصول عليه في النهاية، فربما كان هذا مؤشراً على ضرورة البحث عن مكان آخر يتيح لك فرصة الترقي وتحمّل مسؤوليات أكبر بعد أن أثبتّ جدارتك.

لنفترض أن مديرك غادر المؤسسة لأي سبب كان وتم ترشيحك لتحل محله بصفة مؤقتة. تهانينا! هذا خبر سار، ولكن مهلاً! فليس هناك ما يضمن أن تصبح بديلاً دائماً لمديرك السابق. فما أفضل طريقة لزيادة فرص حصولك على المنصب بصفة دائمة؟ وكيف تدير الفريق بحيث يحترم أفراده سلطتك ويدعمون ترشيحك لتولي المنصب؟ وكيف تتعامل مع التوترات المتولدة عن الشعور بأنك في مقابلة عمل لا تنتهي؟

ما الذي يقوله الخبراء؟

غالباً ما يُنظر إلى شَغلك منصب المدير المؤقت أو مدير بالإنابة باعتباره مساراً سريعاً للحصول على المنصب بصفة دائمة، لكنك لم تضمن الحصول عليه بعد. يقول مايكل واتكينز، أحد مؤسسي شركة “جينسيس أدفايزرز” (Genesis Advisers) والأستاذ في “كلية الأعمال التابعة للمعهد الدولي لتطوير الإدارة” (IMD Business School): “إنها وثبة تتطلب التعامل بفن ومهارة. عليك أن تتصرف بطريقة تظهر أنك مدير جدير بالمسؤولية، بينما تستعد في الوقت نفسه لاحتمال عدم حصولك على المنصب”. إذ يختلف شغل منصب مؤقت عن شغل منصب دائم في حقيقة الأمر، وهو ما أوضحته ليندا هيل، الأستاذة في “كلية هارفارد للأعمال” والمؤلفة المشاركة لكتاب “شغل منصب المدير: الواجبات الثلاثة لتصبح قائداً عظيماً” (Being the Boss: The 3 Imperatives for Becoming a Great Leader): “ينطوي الأمر على التعايش مع قدر معين من الغموض”. وفيما يلي بعض الأشياء التي يجب مراعاتها في أثناء التحضير لشغل هذا المنصب الجديد.

فكّر

إذا كنت مبتدئاً ولم يسبق لك شغل منصب كهذا من قبل، فعليك أن تفكّر فيما يُطلب منك، وما تريده أنت، على حد قول واتكينز. هل تتولى المنصب بصفتك “مسؤولاً مؤقتاً بالنيابة عن شخص آخر سيحصل على المنصب في النهاية؟” أم أنك مرشح محتمل لهذا المنصب؟ يقول واتكينز: “تختلف الطريقة التي ينبغي أن تتعامل بها مع الموقف تمام الاختلاف” اعتماداً على كيفية صياغة مديرك للمهمة. فإذا كنت ترغب في الحصول على المنصب، فعليك التفكير في إظهار مواهبك. أما إذا لم تكن تريد المنصب، “فيجب أن تبلغ مديرك بذلك قبل قبوله”. فليس هناك ما يدعو إلى الخجل. يضيف واتكينز: “هناك العديد من الأسباب الوجيهة لعدم الرغبة في قبوله، ومنها أنك قد لا تشعر بأنك الشخص المناسب للوظيفة. “يمكنك أن تعتذر في هذه الحالة، قائلاً: يسعدني شغل المنصب إلى أن تكتمل عملية البحث عن الشخص المناسب”.

تواصل

تنصح هيل بإجراء محادثة مع مديرك الجديد (أي مدير مديرك القديم على الأرجح) حول ما هو متوقع منك. “تحدث معه عن رؤيته لطبيعة المنصب الجديد ومعاييره، ومدة شغلك له بهذه الصفة المؤقتة، وما يتعين عليك إنجازه خلالها”. تشير هيل إلى أن هدفك هنا هو “أن تستوضح الأسلوب الذي يُفترض أن تؤدي به عملك”. ربما كان عليك أيضاً أن تطلب من الإدارة العليا إصدار بيان عام بالنيابة عنك لتعزيز مصداقيتك بين الموظفين باختلاف مناصبهم، ويتوقف هذا المطلب على طبيعة الموقف نفسه. كما تنصح هيل بأن تطلب من مديرك أن يعرّفك على كبار القادة الآخرين، والذين من المفترض أن يكونوا زملاءك الجدد. تقول هيل: “قد لا يعرفك هؤلاء الأشخاص، لذا عليك العمل على ترسيخ هذه العلاقات الرئيسية. عليك بناء سمعة طيبة وكسب ثقتهم”. ويوافقها واتكينز في هذا الطرح، حيث يقول: “عليك أن تُظهر أنك جاهز للمسؤوليات التي يمليها هذا المنصب وأنك جدير به”.

اتخذ قرارات “محدودة الأثر“

ينصح واتكينز بعد ذلك بضرورة “تخصيص بعض الوقت لصياغة رؤيتك واستراتيجيتك” للمؤسسة ثم تحديد الموضع الذي توجّه إليه انتباهك وطاقتك. ويتوقف هذا إلى حدٍّ كبير على التركة التي ورثتها عن المدير السابق. “هل هناك مشكلات تشغيلية يجب أن توليها اهتمامك، أم أنك مطالب فقط بالحفاظ على الوضع القائم؟” وإذا كانت عجلة العمل تسير في المؤسسة على خير ما يرام، فيجب أن “تتأكد من عدم وجود عوائق” خلال مدة توليك الوظيفة. وإذا لم يكن الأمر كذلك، فيجب أن تستعد لاتخاذ “قرارات محدودة الأثر” تسهم في تصحيح المسار. ويضيف واتكينز أن التغييرات الشاملة لن تتم على الأرجح بشكل جيد. “فلا تبالغ في ممارسة صلاحياتك”. وينصح بالبحث عن الأشياء التي تعرضت للتصدع وإصلاحها. فهدفك في هذه المرحلة أن تحصل على بعض المكاسب المبكرة. وتذكر أن غايتك الأساسية هي “أن تقوم بكل ما تعتقد أنه يصب في مصلحة المؤسسة على المديين البعيد والمنظور”، على حد قول هيل.

احرص على بناء الثقة

قد تجد صعوبة في إدارة علاقاتك التي تربطك بزملائك السابقين، ومرؤوسيك الحاليين. وتقترح هيل أن تجري محادثات فردية مع كل منهم بحيث تسأله: ما المشاريع التي تعمل عليها حالياً؟ وما الذي يثير قلقك؟ وتوصي بتحري الشفافية والصدق بشأن طبيعة الموقف التي قد تكون مصدراً لعدم الشعور بالارتياح. “قل: هذا إجراء غير متوقع، وقد يكون محرجاً لكلينا بعض الشيء. لكنني آمل أن أكسب ثقتك”. وتردف هيل: “احرص على إبداء روح التعاون المتبادل بدلاً من تقمّص دور المدير الذي يصدر الأوامر”. وأياً كان نهجك، فاحذر أن تنجر إلى المشاحنات المكتبية، ولا تفعل أي شيء من شأنه أن يفسد علاقاتك أو يعرضها للخطر، على حد وصف واتكينز. ويضيف: “حافظ على حيادك. “ووجّه كل تركيزك بدلاً من ذلك إلى كل ما يصب في مصلحة العمل. كن جاداً في العمل ولطيفاً مع زملائك ومرؤوسيك”. والأهم من ذلك، “لا تكن أخرقاً”.

استعد

على الرغم من أن المنصب قد يكون مؤقتاً، فإنك ستكون مطالباً على الأرجح ببذل الكثير من الجهد والاضطلاع بالكثير من المسؤوليات. تقول هيل: “قد تشعر بأنك تتحمل الكثير من الضغوط لأنك موضوع تحت الملاحظة. “قد تشعر أيضاً بأن هذا اختبار لقدراتك الحقيقية، وأنك بحاجة إلى إثبات جدارتك القيادية وقدرتك على إحداث الفارق”. ويضيف واتكينز: “إنها نقلة كبيرة في حياتك المهنية. ويجب أن تتعامل مع هذا الموقف كما لو كنت تبدأ وظيفة جديدة فعلياً. وسيتطلب منك هذا تكثيف الوقت والطاقة. كن مستعداً أيضاً لتأثر علاقاتك الأسرية بمنصبك الجديد، وفكّر في كيفية إدارة الاضطرابات العاطفية التي ستنجم حتماً عن الوقت المستغرق في تعلم أسرار وظيفتك الجديدة.

فكّر فيما تعلمته

إذا أردت الحصول على المنصب بصفة دائمة، ولم تنجح في هذا المسعى، فقد تجد بعض الصعوبة في العودة إلى وظيفتك القديمة، حيث يتيح لك خوض هذه التجربة اكتساب خبرة مهنية، ويفتح عينيك على طموحات جديدة. تقول هيل: “لقد عرفت معنى شَغل منصب قيادي، وقد تشعر بالملل إذا عدت إلى وظيفتك القديمة لأنك صرت تدرك أنك تريد المزيد من التحديات”. إذا كان الأمر كذلك، فإن واتكينز ينصح بأنه “لا حرج على الإطلاق أن تقول: كنت أريد هذا المنصب وأنا مستعد له تمام الاستعداد، لذا أحتاج إلى البحث عن وظيفة مثلها”. من ناحية أخرى، قد تشعر بالارتياح لأنك لم تعد تتحمل المسؤولية. ويضيف: “أنك إذا لم تكن تمانع بالعودة إلى وظيفتك القديمة، فيجب عليك إبلاغ مديرك الجديد بذلك”، وإلا اعتبروك منافساً خاب أمله. “يجب أن تتعامل مع الموقف ببعض النضج”.

مبادئ عليك تذكرها

ما ينبغي لك فعله:

• كن صادقاً. إذا كنت لا تريد المنصب بصفة دائمة، فأبلغ رؤساءك بذلك من البداية.
• ضع خطة لإظهار مواهبك عندما تشغل المنصب المؤقت.
• أظهر روح التعاون، ولا تلجأ إلى أسلوب إصدار الأوامر. فهذا سيخلق جواً من الثقة المتبادلة بينك وبين فريقك.

ما ينبغي لك تجنبه:

• لا تفترض أن هذه النقلة ستكون سهلة لأن المنصب الجديد سيفرض عليك بذل المزيد من الوقت والجهد.
• لا تبالغ في ممارسة صلاحياتك مع زملائك السابقين.
• لا تستسلم لمشاعر الإحباط وخيبة الأمل إذا لم تحصل على المنصب بصفة دائمة. وإذا أثبتت لك التجربة أنك مستعد لتحمل المزيد من المسؤوليات، فاشرع في البحث في مكان آخر.

نصائح من واقع الممارسات العملية

دراسة حالة رقم 1: تحديد المشكلة واستراتيجية العمل، ثم نيل ثقة فريقك وكسب احترامه

يعمل فيكتور غارسيا* في إحدى شركات الخدمات المالية بأميركا الجنوبية، ويعرف جيداً ما يعنيه أن تكون مديراً مؤقتاً.

طُلب من فيكتور منذ ما يقرب من 10 أشهر أن يشغل منصب مدير بالإنابة بحيث يتولى مسؤولية التسويق الرقمي في الشركة. يتذكر هذا العرض قائلاً: “كانت تلك مفاجأة حقيقية. فقد انتقل الشخص الذي كان يشغل هذا المنصب من قبل للعمل لدى شركة منافسة دون سابق إنذار، وطُلب مني إنقاذ الموقف”.

كان فيكتور حريصاً على اغتنام الفرصة وشغل المنصب بصفة دائمة. ففكَّر أولاً فيما يمكنه فعله لإظهار مواهبه. وركَّز على معالجة المشاكل، حيث يقول: “كان هناك الكثير من العيوب في استراتيجية التسويق السابقة التي كانت تعتمد بالأساس على أسلوب التسويق بالمحتوى لأن الخوارزميات التي تستخدمها محركات البحث، مثل “جوجل”، تتغير باستمرار، وكان من الصعب على شركتنا التنبؤ بها”.

وقد حاول فيكتور إصلاح هذا العيب بتغيير استراتيجية التسويق القديمة وإحلال استراتيجية التسويق بالعمولة محلها. “كانت أولويتي أن نحقق أكبر أثر ممكن في أقصر وقت ممكن”.

ثم عمل بعد ذلك على كسب احترام أقرانه السابقين. ولحسن الحظ، كانت لديه علاقات قوية بالفعل مع الكثير من أعضاء فريقه. وحرص بصفته مديراً بالإنابة على عقد لقاءات أسبوعية مع كل منهم على حدة لمناقشة مشاريعهم وأهدافهم. يعلق فيكتور على هذه الخطوة قائلاً: “كنت أهدف من وراء ذلك إلى خلق ثقافة تحترم الثقة المتبادلة. وقد أردت مساعدتهم على حل أي مشاكل كانوا يواجهونها حتى يتمكنوا أيضاً من التركيز على النتائج المنشودة”.

كما تحسنت قدرة فيكتور على تفويض المسؤوليات، وهو أمر عانى منه المدير السابق. وأوضح هذه النقطة قائلاً: “لقد كان شخصاً يحب أن يتحكم في كل شيء ويديره بأدق التفاصيل. أما أسلوبي فكان على العكس من ذلك تماماً”.

وآتت استراتيجية فيكتور ثمارها. فقد نجح في نيل احترام أعضاء فريقه وكانت نتائجه التجارية رائعة. ونجح قسمه خلال فترة رئاسته له في رفع معدلات تحويل العملاء عبر الإنترنت بأكثر من 20%.

يضيف فيكتور: “كنت محظوظاً في النهاية لأن الشركة عرضت عليّ شغل المنصب بصفة دائمة”.

*اسم مستعار

دراسة حالة رقم 2: كن مستعداً لمواصلة الليل بالنهار وتشجيع أعضاء فريقك

كان قد مضى شهر واحد فقط على بريتاني لارسن في عملها سكرتيرة صحفية لأحد أعضاء الكونغرس في الكابيتول هيل، وفجأة غادر مديرها العمل لتولي منصب آخر. وطُلب من بريتاني شغل منصب مدير الاتصالات بالإنابة بينما كان كبير الموظفين يبحث عن بديل يحل محل المدير السابق بصفة دائمة.

كانت الوظيفة مرهقة للغاية في البداية، حيث تصفها بريتاني بقولها: “لم أحاول أن أرهق نفسي في البداية أو أن أتحمّل مسؤولية أي مبادرات جديدة. كل ما هنالك أنني أردت أن أثبت مقدرتي على أداء المهمات اليومية المطلوبة بالتوازي مع أداء مهمات الوظيفة التي تم تعييني من أجلها”.

ولحسن الحظ، كانت لديها بالفعل علاقات قوية مع زملائها في العمل. ولكنها تقول إن نيل احترامهم كقائدة دون الحصول على المنصب بصفة رسمية كان إلى حد بعيد أكبر تحدٍّ واجهته في الإدارة المؤقتة. وعلقت على هذا الموقف قائلة: “لقد أوضحت لهم أنني هنا لمساعدتهم وأننا سنجتاز عملية الانتقال معاً كفريق واحد. لكن الاكتفاء بقول إنك على أتم استعداد لتقديم يد العون لا يكفي وحده، بل يتعين عليك إثبات ذلك عملياً، لذا لم أتردد في السهر لوقت متأخر والوجود باستمرار وطرح الأسئلة، كما حرصت على تشجيع كل أعضاء الفريق منذ اللحظة الأولى”.

وأثبتت بمرور الوقت أنها قادرة ليس فقط على أداء المهمة الموكلة إليها، بل على أدائها بأعلى درجات الكفاءة أيضاً. وبعد حوالي شهر من توليها مهمات منصبها المؤقت، طلبت مقابلة مديرها الجديد لعرض أفكارها ومناقشة المشكلات التي يجب حلها.

تعلّق بريتاني على هذا الموقف قائلة: “أوضحت خلال المحادثة أنني لم أتلق أي وعود بشغل هذا المنصب بصفة دائمة. وركزت بدلاً من ذلك على الهيكل التنظيمي والاحتياجات الوظيفية التي رأيت أنها ستساعد مكتبنا ككل، وهكذا نجحت في غرس البذرة الأولى”.

وبعد 4 أشهر، طُلب من بريتاني شغل المنصب بصفة رسمية. ومن ثم أصبحت أصغر مديرة للاتصالات في الكابيتول هيل.

وها هي اليوم مديرة خدمات العملاء في إحدى شركات التسويق والاتصالات السياسية في سالت ليك سيتي بولاية يوتا الأميركية. وتقول عن تجربتها تلك: “أهم نصيحة أوجهها إلى المدراء المؤقتين هي التحلي بالصبر. فلن تجد في مثل هذه الظروف مواعيد نهائية بالمعنى التقليدي ولن يبلغك أحد بالخطوة التالية. وإذا حافظت على هدوئك خلال هذه الفترة، فستزداد فرص حصول على المنصب بصفة دائمة”.