كيف تتناغم مع إيقاع العمل عندما لا تستطيع الالتزام بجدول مواعيد؟

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

يزدري العديد من الأفراد ذوي الفكر المتمرد المقاوم فكرة جدول المواعيد، ولكنهم بعدئذ يجدون أن حياتهم ونتاجهم الإبداعي لا يحققان التناغم الذي يأملون بالوصول إليه.

فإذا كنت تنتمي لهذه المجموعة ووجدت صعوبة قي قبول الروتين الاعتيادي، وصعوبة أكبر في تتبعه أو إيجاد التناغم مع إيقاع العمل، فربما قد حان الوقت لتتوقف عن التفكير في إدارة وقتك كمجموعة من القواعد الصارمة الواجب اتباعها وذلك عندما لا تستطيع الالتزام بجدول مواعيد محدد، والبدء بالتفكير في زيادة الإنتاجية كعملية تهدف للعثور على إيقاعك الإبداعي المتفرد وتطويره، أي التوصل إلى إيقاع حياتك ونبضك الخاص. وربما حان الوقت لحضورك في الأماكن التي تعرض الموضوعات المحورية وتعزف الألحان المميزة، وأيضاً حيث يتوفر مجال للارتجال والمزج بين النغمات.

لقد قال ستيفن برادلي المصمم والكاتب في مجال التصميم ذات يوم: “سواء كنت تخطط لذلك أم لا، فهناك إيقاع خاص لتصميمك، والإيقاع ينشط المساحات ويخلق الجو المناسب.. إيقاع يمكنه جذب الزوار من خلال تصاميمك”. وعلاوة على ذلك يمكن للإيقاع أيضاً أن يرشدك في جميع حالاتك.

فإذا وجدت هذا النهج جذاباً، سأقدم لك بعض الأفكار المبنية على تجاربي في الحياة والعمل وتلك التي اكتسبتها من خلال تدريب العملاء على إدارة الوقت، والتي ستساعدك على المواءمة بين وقتك وطاقتك واهتماماتك وأهدافك.

الإيقاع الشهري

يمكنك زيادة الإنجاز المحقق خلال شهر عند تخفيض عدد أهدافك المخططة لهذا الشهر. وذلك لأن معظم الأشخاص الذين يتمتعون بإيقاع طبيعي يمكنهم إنجاز مشروع احترافي أو هدف شخصي واحد خلال الشهر الواحد. أنا لا أشير إلى أن هذا هو الشيء الوحيد الذي يمكنك إنجازه خلال شهر، ولكن أتكلم هنا عن المهام الضخمة، كاتخاذ القرارات بشأن برمجيات جديدة وتنفيذها أو تخطيط مساحة الاستوديو الخاصة بك. فإذا أقنعت نفسك أنك ستنجز ثلاثة عناصر من هذا المستوى خلال شهر واحد، فمن المحتمل أن تحرز بعض التقدم فقط في كل من تلك المهام. أما إذا كنت ملتزماً بإنجاز مهمة واحدة محددة لهذا الشهر، فهناك احتمال كبير في أن تتمكن من إتمامها أو أن توشك على إتمامها في غضون هذه الأسابيع الأربعة. عند احترامك للإيقاع الشهري لمشروعاتك، سيرتفع شعورك بالرضا.

علاوة على ذلك، من الضروري أن تحترم إيقاع طاقتك على مدار شهر من الزمن. وبطبيعة الحال، هناك بعض الاستثناءات ولكن كقاعدة عامة، يمكن للشخص الطبيعي أن يقوم برحلة واحدة أو رحلتين كأقصى تقدير في الشهر دون أن ينهك تماماً. وبهذه الطريقة يمكنك النظر بتنظيم حياتك فيما يتعلق بالأحداث التي قد تقيمها أو الزوار الذين تستضيفهم في منزلك. لا شك أن كل من هذه الأحداث يضيف لمسة تنوع لطيفة إلى الحياة، ولكن إذا أصبحت تلك الاستثناءات قاعدة طبيعية فستفقدك التحكم بزمام الأمور.

الإيقاع الأسبوعي

من المفيد أن يكون لديك صورة عامة عن الإيقاع الأسبوعي على الرغم من اختلاف عدد المشاريع والاجتماعات والالتزامات التي يجب عليك تلبيتها من أسبوع إلى آخر، فذلك سيقدم الكثير من الدعم لأعمالك، حيث يمكنك التعامل مع هذه الوتيرة كقالب تصميمي. فهي صيغة يمكن بناؤها وتعديلها حسب الضرورة لتناسب أي مشروع قد تعمل عليه لاحقاً، وفي هذه الحالة سيكون المشروع برنامجك الأسبوعي.

وبعد إجراء عدة تجارب، وجدت أن الإيقاع الأسبوعي الأنسب يجب أن يتضمن ما يلي:

فترة نشاط مكثف في صباح يوم الأحد، بحيث يتم حجز الساعات القليلة الأولى من الأسبوع للتخطيط والإعداد بعد عطلة نهاية الأسبوع.

جدولة زمن المشاريع المركزة لما بعد ظهيرة يوم الثلاثاء. فأنا أعمل على إنجاز بنود صغيرة نسبياً على مدار الأسبوع ولكن عندما أحتاج للتركيز على مشروع كبير، مثل تقديم اقتراح لكتاب جديد، فأجد أنه من الأفضل حجز فترة بعد الظهيرة بالكامل وإخلائها من الاجتماعات. وبهذا أتمكن من الذهاب إلى المقهى، حيث تتاح لي أفضل الأجواء للعمل دون انقطاع. وهذا من شأنه تطوير هذه المبادرة المهمة لتأخذ شكل استراحة قصيرة لطيفة في منتصف الأسبوع بدلاً من إنجاز الأعمال بالروتين اليومي المعتاد.

تخفيف النشاط تدريجياً في ظهيرة يوم الخميس. فلقد حجزت حوالي ثلاث ساعات لإنهاء المهام التي استغرقت وقتاً أطول مما كنت أتوقعه أو للعمل على المهام الإدارية غير الملحة التي من الجيد إنجازها قبل نهاية الأسبوع.

تخصيص مساء أحد أيام الأسبوع لإنجاز بعض المهام الشخصية وأخذ قسط من الراحة. نعم أنا اجتماعية للغاية، إلا أن المنفتحين أيضاً يحتاجون إلى يوم للراحة.

بالطبع أستطيع التكيف مع أوقات جميع الأنشطة وضبطها وتعديلها حسب الضرورة. ولكن هذا الإيقاع هو الأفضل بالنسبة لي، وأجد أن إنهاء جميع أعمالي قبل عطلة نهاية الأسبوع يحقق لي قدراً كبيراً من الراحة.

الإيقاع اليومي

لا توجد صيغة مناسبة وحيدة لقضاء يوم رائع. فالبعض ينصح بعدم تفقد البريد الإلكتروني في الصباح، بينما يشير الآخرون بنصيحة معاكسة تماماً. يكمن السر في أن تكون صادقاً مع نفسك حول الخيار المفضل للاستفادة القصوى من عدد ساعات اليوم بالكامل.

وأنا شخصياً أمضي أول ساعة أو ساعة ونصف في اليوم للتخطيط، وللرد على رسائل البريد الإلكتروني، بالإضافة إلى إنجاز المهام الصغيرة. وبحلول الساعة 10 إلى 11 صباحاً أنتقل إلى الأعمال التي تحتاج لقدر أكبر من التفكير العميق وللرد على مكالمات العملاء. كما أفضل ألا تأخذ الاجتماعات أكثر من أربع ساعات في اليوم، وأحاول أن أخصص الدقائق الثلاثين الأخيرة من اليوم لإتمام المهام المتبقية. أما بالنسبة لبعض عملائي، فالإيقاع اليومي المفضل لهم هو التفقد السريع للبريد الإلكتروني في الصباح ثم الانتقال إلى التركيز على الأعمال التي تحتاج لقدر أكبر من التفكير العميق حتى وقت وجبة الغداء. وبعد وجبة الغداء يتفرغون للاجتماعات أو للاستجابة لحالات الطوارئ التي قد تظهر خلال اليوم.

بغض النظر عن الأسلوب الذي تفضله، فيجب أن تكون لديك رؤية واضحة للتوقيت الأمثل لإنجاز الأعمال التي تتطلب التركيز، والوقت الأنسب لعقد الاجتماعات، ومتى ستقوم بتوفير المساحة اللازمة للإعداد والتخطيط اللذين يضمنان سير جميع الأعمال في الاتجاه الصحيح.

إيقاع العودة للمركز

أخيراً، يجب أن أنوه إلى أنه من المهم معرفة النمط الذي يمكنه إرشادك للعودة إلى المسار الصحيح عندما تواجه تباينات أساسية مع طبيعة شخصيتك. لذا عليك أن تكون صادقاً مع ذاتك وأن تفسح لنفسك المجال لإعادة تنظيم الأمور عند الحاجة، وهكذا سيتبدد شعورك الدائم بالذنب أو بأنك متأخر عن الركب العام.

على سبيل المثال، ستتمكن من الحد من الضغوط التي تواجهها عندما تقوم بحجز اليوم السابق واليوم التالي للإجازة حتى لا تترك المجال لأي شخص باقتحام هذه الأيام وجدولة الاجتماعات فيها. وبالتالي ستتوفر لديك المرونة اللازمة لإنجاز الأعمال وإعادة التهيئة للعودة وتولي زمام الأمور بذهن صاف بعد فترة الابتعاد عن العمل خلال فترة الإجازة. كذلك، عليك التفكير في حجز نصف يوم على الأقل بعد أي مؤتمر أو فعالية رئيسية ليتاح أمامك المجال لربط الأمور المتعلقة ببعضها ومتابعة ملاحظاتك وفرزها. وهذا سيمكنك من الاستفادة القصوى من جميع المعارف المكتسبة خلال تلك الفعاليات. أخبرتني إحداهن ذات مرة أنها كانت دائماً تحجز ليلة إضافية في الفندق عند حضورها لأي مؤتمر وذلك لتتمكن من إكمال جميع الأعمال الختامية اللازمة قبل عودتها إلى المنزل. فكلما كانت الفعالية مزعزعة، ازداد الوقت اللازم للاستقرار والمواكبة.

وهكذا نجد أنه يمكن لإيقاع العمل الشهري والأسبوعي واليومي إضفاء النظام والمرونة على عملك ووقتك ليسيرا بتناغم وانسجام. إذاً، لقد حان الوقت لاكتشاف إيقاعك الخاص.

اقرأ أيضاً: مهارات التعامل مع ضغوط العمل