6 إعدادات في جيميل ستساعدك على إنجاز مهامك بشكل أسرع

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

البريد الإلكتروني هو جزء لا يتجزأ من عملك. وكذلك فإن كيفية تعاملك مع البريد الإلكتروني تنعكس بشكل مباشر إيجاباً أو سلباً على نفسيتك. فقد يشعرك بإحساس كبير بالإنجاز، وقد يعطيك الانطباع أنك تحت دوامة من المهام المتأخرة. وبعض إعدادات جيميل كافية لتعطيك دفعة قوية باتجاه الإحساس بالإنجاز.

إعدادات جيميل التي تسمح لك بإنجاز المزيد

وبشكلٍ ما، تسبه إدارة البريد الإلكتروني قيادة السفينة. فعندما تجيب على مجموعة من الرسائل، وتنجز المطلوب منك وتنقل الرسائل إلى المجلد المنتهي، تحس نفسك وكأنك في مقدمة سفينتك تشق عمام البحر وأنت سعيد بتقدمك وقرب وصولك من هدفك. الآن تخيّل نفس السفينة، وأنت متأخر في بريدك الإلكتروني. ليس المرعب فقط عدد الرسائل غير المجابة وعدد الرسائل غير المقروءة، بل أيضاً هناك الرسائل الجديدة التي لا تتوقف. عندها ستتخيّل نفسك في أسفل السفينة، تحاول سد ثقبٍ فيها، بينما المياه تستمر في الدخول إليها منذرةً بوقوع كارثة عاجلاً أم آجلاً.

اليوم سنتحدث عن أهم إعدادات جيميل للبريد الإلكتروني التي تتيح لك قيادة سفينتك بثقة أكبر وإنجاز أكبر قدر من الأعمال ضمن يومك.

• إعداد Maxiumum Page Size (الحد الأقصى لحجم الصفحة)

هذا الإعداد يحدد عدد الرسائل التي ستستعرضها في الصفحة الواحدة. الخيار المناسب هو 25 رسالة في الصفحة، وهذا يعود لسببين، الأول ألا تظهر لك كمية كبيرة من الرسائل تعطيك الإحساس بالضياع والتشتت، والثاني أن جيميل سيكون أسرع إذا كان عدد الرسائل أقل في الصفحة.

يمكن تفعيل هذا الإعداد من خلال تاب General (إعدادات عامة).

• إعداد Undo Send (تراجع عن الإرسال)

من الضروري أن تقوم بتفعيل هذا الخيار ليتيح لك التوقف عن إرسال إيميل كنت أرسلته عن طريق الخطأ. اختر هذا الإعداد مع خيار 20 ثانية. هذا يعني أنك بعد أن ترسل الرسالة، سيظهر لك خيار Undo في أسفل الصفحة لمدة 20 ثانية، وفي أي لحظة تضغط فيها هذا الخيار تعود الرسالة إلى مسودة. الرفاهية الوحيدة التي ستخسرها هي الوصول اللحظي لرسائلك، حيث ستحتاج أية رسالة إلى 20 ثانية قبل الوصول للمتلقي.

يمكن تفعيل هذا الإعداد من خلال تاب General (إعدادات عامة).

• إعداد Send and Archive (إرسال وأرشفة)

عندما تكون منطلقاً في الإجابة على رسائلك، وتبعد رسالة خلف الأخرى من صندوق الوارد، ستزيدك هذه الميزة حماساً. فبدل أن ترسل الرد، ثم تقوم بأرشفة الرسالة، سيقوم هذا الزر بالخيارين معاً والعودة إلى صندوق الوارد الخاص بك.

يمكن تفعيل هذا الإعداد من خلال تاب General (إعدادات عامة).

• إعداد Auto-advance (التقدم التلقائي)

تجد هذا الإعداد ضمن الخيارات المتقدمة في جيميل. وهو أيضاً للمنطلقين، ممن يقفون في مقدمة سفينتهم وهي تشق عمام البحر. فغالباً ما يحص أن تجيب على رسالة وتؤرشفها أو تحذفها، ثم تعود إلى صندوق الوارد، وتغرق لعدة ثواني في صندوق الوارد لمعرفة أي الرسائل تختار للرد عليها. هذه الثواني القليلة هي أشبه بالرمال المتحركة، وعليك تجنبها. هذا الإعداد ينتقل بك مباشرة إلى الرسالة الأقدم أو الأحدث (بحسب اختيارك في الإعدادات).

يمكن تفعيل هذا الإعداد من خلال تاب Advanced (ميزات متقدمة).

• إعداد Autocorrect وإعداد Spellcheck (القواعد اللغوية والتدقيق الإملائي)

يختلف الأشخاص بحسب حرصهم على إرسال رسالة خالية من الأخطاء. لا نعرف أنت أيهم، لكننا نعرف عن أشخاص يقرؤون الرسالة مرة ومرتين وحتى أربع مرات قبل إرسالها. كلا الإعدادين ضروري لتسريع عملك. لا داعي لأن تضيع وقتك في التأكد من تهجئة الكلمات أو القواعد، اكتب كل ما تريد بأسرع وقت، ثم اترك جيميل يحدد لك الأخطاء الإملائية والقواعدية التي تحتاج لتصحيح.

يمكن تفعيل هذا الإعداد من خلال تاب General (إعدادات عامة).

• إعداد Multiple Inboxes (أقسام البريد الوارد المتعددة)

هذا الإعداد ممتاز لمن يريد تنظيم رسائله بطريقة تساعده على الإنجاز. يتيح لك هذا الخيار التعامل مع صندوق الوارد على أنه عدة صناديق مصغرة. هذه الطريقة ممتازة في حال أردت عمل صندوق وارد لمشروع معيّن، أو عمل صندوق وارد لما يجب الانتهاء منه اليوم، وبذلك تتجنب نسيان رسالة غرقت ضمن عشرات الرسائل التي تصلك يومياً. اعتبر هذه الميزة هي الميزة المتقدمة أكثر من إضافة نجمة الأهمية لبعض الرسائل.

يمكن تفعيل هذا الإعداد من خلال تاب Inbox (البريد الوارد).