شارك
الرئيسية
4 دقائق 
أتمتع بمرونة فائقة في التكيف مع ما هو جديد. أحب تجربة مئات التطبيقات والشبكات الاجتماعية والأجهزة الجديدة كل عام. ولكن نمط الحياة المحاط بألف تطبيق ليس مرغوباً به من قبل الجميع. يهدف معظم الناس إلى اعتماد أقل عدد من الأدوات اللازمة للعمل بكفاءة. لهذا السبب يسألني أصدقائي وزملائي في كثير من الأحيان عن التقنيات التي أراها ضرورية: الأدوات والأساليب التي تؤثر إيجاباً على إنتاجيتهم دون قضاء الكثير من الوقت أو المال في الاستفادة منها.
أجد نفسي في كثير من الأحيان أوصي بتكنولوجيا معينة للأشخاص الذين يواجهون تحديات معينة، لكن هناك بعض الأدوات التي أقترحها مراراً وتكراراً، لأنها مفيدة للجميع تقريباً. هذه الأدوات لا تفيد الأفراد فحسب، بل تفيد فرقاً بأكملها، من خلال التقليل من فوضى البريد الوارد والوقت المهدور في التواصل بين أعضاء الفريق بدلاً من الإنتاجية. وفي حالات أخرى، أقترح استخدام تلك الأدوات لأنه يؤلمني رؤية شخص ما يستخدم “مايكروسوفت أوفيس” لشيء يمكن إنجازه بشكل أفضل باستخدام أداة لتدوين الملاحظات أو أداة لتنظيم سير العمل.
أدوات رقمية تساعد على زيادة الإنتاجية
توجد هذه التقنيات الثمانية في أعلى القائمة: إنها المواقع والبرامج والخصائص التي أتمنى أن يبدأ كل مستخدم كمبيوتر باستخدامها اليوم. لكل منها نسخة مجانية متاحة للجميع، وقد تضطر إلى الدفع مقابل استخدام الخصائص المتميزة الكاملة بمجرد اكتشاف مدى فائدتها. إليك الأدوات التي يجب أن تستخدمها:
“إيفرنوت” (Evernote):
بالتأكيد، يمكنني قضاء دقيقتين في مراجعة بريدي الإلكتروني في حين تبحث أنت في ذاكرة حاسوبك عن ذلك المستند الذي تعرف أنه موجود في مكان ما. ولكن إذا استخدمت “إيفرنوت”، فستكون جميع ملاحظاتك في مكان واحد، لأنه يسهّل عليك جمعها وتنظيمها، سواء كان ما تبحث عنه هو أول مسودة كتبتها مباشرة في “إيفرنوت”، أو بطاقة عمل قمت بتصويرها وحفظها على التطبيق (إذ يمكن البحث عن محتواها بالكلمات)، أو مقالة عبر الإنترنت قمت بقصها.
“تويتر”:
حان الوقت للتوقف عن إرسال الروابط عبر البريد الإلكتروني. مع المبالغة في استخدام البريد الإلكتروني، سيكون من المفيد جداً مشاركة روابطك بطريقة لا تضيف فوضى إلى بريدك الوارد. إذا كنت ترسلها إلى زملائك، فقم بذلك من خلال “سلاك” (Slack)، أو “يامر” (Yammer)، أو دفتر ملاحظات “إيفرنوت” مشترك للمقاطع ذات الصلة. إذا كنت ترغب في مشاركة اكتشافاتك مع شبكة أوسع من الأصدقاء والزملاء، فقم بنشرها على “تويتر” باستخدام الوسوم لإبرازها للأشخاص المهتمين بنفس الموضوع. على سبيل المثال، استخدم وسم #dataviz لمشاركة هذه القصة بخصوص التصور البصري للبيانات، #smallbiz لمشاركة هذه المقالة الرائعة حول ريادة الأعمال، أو إنشاء وسم خاص للزملاء الذين يرغبون في مشاركة الموارد.
“دودل” (Doodle):
يرهقنا الوصول إلى نهاية سلاسل رسائل البريد الإلكتروني التي تقحمنا في محادثات طويلة ومرهقة حول كيفية جدولة المكالمة الجماعية للفريق! يزيل “دودل” سلاسل المحادثات تلك من خلال استطلاع رأي الأشخاص على نوافذ المكالمات أو الاجتماعات المتاحة لهم، حتى تتمكن من الوصول في وقت ملائم للأطراف كافة دون الحاجة إلى الرد والاستلام إلى ما لا نهاية. إذا وجدت نفسك تقوم بإعداد مكالمة مع أكثر من شخصين أو ثلاثة، فرجاءً استخدم “دودل” بدلاً من إرسالها بالبريد الإلكتروني.
قوائم “فيسبوك”:
نعم، منشوراتك ظريفة. لكنني أتابعك على “فيسبوك” لأنني مهتم برؤيتك المهنية وأخبارك الشخصية. إذا كنت ستشارك أكثر من صورة واحدة في الأسبوع لطفلك المرح، فيرجى استخدام قوائم “فيسبوك” لتستهدف بهذه المنشورات الأشخاص الذين يعرفون طفلك بالفعل. ينطبق المبدأ نفسه على الأخبار المهنية: لقيام المزيد والمزيد من مستخدمي “فيسبوك” بمشاركة تحديثات الصناعة والتواصل مع الزملاء، انظر أياً من منشوراتك يهم فقط زملاءك في الشركة أو مجال عملك المحدد، واستخدم القوائم لاستهدافهم وفقاً لذلك.
“فيدلي” (Feedly):
هناك صداع معين يصيبني عندما أرى صندوق بريد شخص ما مزدحماً بتنبيهات أخبار جوجل. هناك طريقة أفضل: استخدام جامع أخبار مثل “فيدلي” للاشتراك في بحث أخبار جوجل، وفي المدونات، ومواقع الويب المفضلة. حيث يجمع لك الأخبار من جميع المصادر في مكان واحد موفراً لك تجربة ممتعة سواء على الكمبيوتر أو الجوّال .
“سكتش” (Skitch):
عندما تحتاج إلى تغيير حجم الصورة بسرعة قبل مشاركتها، فإن فتحها عبر “فوتوشوب” أمر مبالغ فيه؛ عندما تحتاج إلى حفظ لقطة شاشة بسرعة للرجوع إليها مستقبلاً، لا توفر خاصية التقاط صورة الشاشة المدمجة بجهاز الكمبيوتر الخاص بك، أي ضمان بأنك ستعثر على هذه الصورة مرة أخرى. يحل “سكتش” هاتين المشكلتين، ما يسهل مشاركة رسالة خطأ مع الدعم الفني، أو الحصول على قائمة المنتجات التي تريد حفظها أو مشاركتها، أو تخزين إيصال عبر الإنترنت للأسف، تم إيقاف إصدار “ويندوز” من “سكتش”، ولكن لا يزال بإمكان مستخدمي “ماك” استخدامه.
“تريب إت” (TripIt):
يؤلمني معرفة أنه كان بإمكاني رؤية صديق أو زميل بعيد عندما كنا في نفس المدينة في نفس الوقت. يمكن أن ينقذنا “تريب إت” (TripIt) من هذا الموقف: اتصل بالأشخاص الذين تريد رؤيتهم دائماً، وسيخبرك “تريب إت” عندما يجمعكم السفر في نفس المكان. ويمكنك عن طريقه تحويل جميع حجوزات السفر التي تتلقاها عبر البريد الإلكتروني إلى قائمة من خطط السفر سهلة الاستخدام يمكن الوصول إليها ومشاركتها والرجوع إليها.
“جوجل دوكس”:
إذا لم أكن مضطراً إلى استخدام خاصية “تعقب التغييرات” في “وورد” مرة أخرى، فسيحدث ذلك عاجلاً: من المزعج أن ترسل نفس المستند إلى ثلاثة زملاء مختلفين، ثم تجتهد للتوفيق بين ثلاث مجموعات من التعليقات. كان الغرض من محرّر مستندات جوجل هو إنقاذنا من هذا العذاب من خلال تمكين الجميع من مشاهدة المستند نفسه وإضافة تعديلاتهم واقتراحاتهم في نفس المكان. على الرغم من أن الكثير من الأشخاص يستخدمون محرّر مستندات جوجل أحياناً، لا تزال مشاركة مستندات “وورد” هي الإعداد التقليدي في أغلب الأحيان. من فضلكم أيها البشر: دعونا نعتمد المشاركة الفعالة للمستندات عبر الإنترنت للقيام بتحرير المستند بشكل تعاوني ينقذنا جميعاً من ألم محاولة معرفة من الذي اقترح تغييرات معينة.
في عالم تترابط فيه حياتنا العملية وتجاربنا عبر الإنترنت، نحتاج إلى معرفة بعض الأدوات الرقمية التي تساعد على زيادة الإنتاجية وأن ندرك أن استخدامنا الفردي للبرامج عبر الإنترنت يؤثر بدوره على الآخرين. عانق قوة الإنتاجية عبر الإنترنت، ولن تكون بذلك في خدمة مصلحتك فحسب، بل ستساعد كل شخص تتفاعل معه.