تعرف على نظام شديد الفعالية للتعامل مع البريد الإلكتروني

منذ فترة ليست ببعيدة، قالت لي صديقتي المحامية سارة: "مشكلتي مع البريد الإلكتروني هي أنني أفتح برنامج آوتلوك (Outlook) بنية تفقد البريد بسرعة، فأصادف رسالة تحوي رابطاً، أتبعه وأضيع بين صفحات الإنترنت لساعات. تقتضي وظيفتي أن أعمل على البريد الإلكتروني، ولكن كيف أستطيع تفادي الانغماس فيه لساعات؟".
إعلان: لا تدع حائط الدفع يفصلك عن أهم المهارات والخبرات الإدارية. استفد اليوم من الاشتراك الترحيبي بدءاً من 30 ريال/درهم (8 دولار).

لقد أشرت في مقالي الأخير "كيف تتعامل مع الكميات الكبيرة لرسائل البريد الإلكتروني؟" (Coping With Email Overload) إلى أنه من الأفضل العمل على البريد الإلكتروني بالجملة في مواعيد محددة أثناء اليوم، بدلاً من قراءة كل رسالة على حدة فور وصولها.
وكغالبية المحامين والأشخاص الآخرين الذين أعرفهم، شعرت سارة في البداية أنها يجب أن تكون حاضرة طوال الوقت لاستقبال أي رسالة على البريد الإلكتروني. ولكن بعد التحدث معها بهذا الشأن، اعترفت أنّ لا أحد سيلاحظ عدم حضورها طوال الوقت. وكان ابتعادها عن البريد الإلكتروني لعدة ساعات سيمنحها الوقت الكافي للقيام بأعمال أخرى أكثر أهمية.
ولكنها كانت بحاجة لطريقة تساعدها في العمل على البريد الإلكتروني بفعالية أكبر. وقمت باختبار نظام سأطرحه الآن مع بعض القواعد والأدوات المتوفرة التي تساعد على الحفاظ على إنتاجية المراسلات الإلكترونية وفعاليتها وجعلها ذات مغزى. ربما تحتاج إلى عدة ساعات عند