شارك
الرئيسيةما هو ملف الموظف؟
ملف الموظف (Personnel File): مجلد ورقي أو إلكتروني يحتوي على جميع المستندات المتعلقة بقسم الموارد البشرية وكشف الرواتب، والمعلومات الخاصة بالموظفين الجدد والحاليين والسابقين.
محتويات ملف الموظف
يهدف ملف الموظف إلى جمع السجلات والمعلومات المهمة عن الموظفين، ويجب أن يتضمن ما يلي:
- معلومات الموظف الأساسية مثل الاسم، ومعلومات جهات الاتصال الطارئة، وبيانات الضمان الاجتماعي والتأمين الصحي.
- المسمى الوظيفي.
- السيرة الذاتية للموظف وطلب التقدم إلى الوظيفة.
- معلومات عن الراتب؛ مثل التعويض والحساب المصرفي.
- المستندات الضريبية.
- عقود العمل والاتفاقيات الأخرى ذات الصلة بين الموظف وصاحب العمل.
- اتفاقية عدم المنافسة أو عقود السيارة أو بطاقة الائتمان التي توفرها الشركة.
- وثائق السفر أو التنقل ذات الصلة بالتوظيف.
- مستندات إنهاء الخدمة؛ بما في ذلك سبب المغادرة أو الإقالة.
- بيانات شخصية اختيارية مثل تاريخ الميلاد، وبدء فترة الاختبار وانتهائها.
تحتوي ملفات الموظفين على معلومات حساسة، لذا يجب الحفاظ على سريتها من خلال التحديد الصارم للأشخاص الذين لديهم حق الوصول إليها، وتعتمد الشركات اليوم على البرامج الخاصة بمجال الموارد البشرية؛ مثل برنامج “جوستو” (Gusto) لتخزين مستندات الموظفين على الإنترنت.
اقرأ أيضاً: