شارك
الرئيسيةما معنى جدولة الموظفين؟
جدولة الموظفين (Employee Scheduling): مصطلح يشير إلى عملية تنظيم جداول عمل الموظفين العاملين سواء في دوام كامل أو دوام جزئي.
إجراءات جدولة الموظفين
تتضمن عملية جدولة الموظفين الإجراءات التالية:
- تحديد أيام عمل الموظفين وساعاته.
- تنظيم أيام الإجازة بحيث لا يحدث أي تعارض.
- وضع مواعيد نهائية للمشروعات.
- إدارة طلبات المهام التي تطلب من الموظفين.
فوائد جدولة الموظفين
بصفة عامة؛ تسهم جدولة الموظفين في سير العمل بطريقة تلائم احتياجات الموظفين وقدراتهم، وفي ما يلي أبرز فوائد جدولة الموظفين:
- تدير متطلبات العمل.
- تحدد الموظفين ضمن المناوبات وتتأكد ما إذا كان يتم ملؤها بفعالية.
- تساعد على إنجاز المشروعات في الوقت المطلوب من خلال تحديد المواعيد وتتبُّع المواعيد النهائية.
- تمكّن الموظفين من معرفة أدوارهم وساعات عملهم.
- تقلل تعارض الإجازات بين الموظفين وتضارب المواعيد. على سبيل المثال؛ التنسيق بين إجازة أحد الموظفين والموعد النهائي لأحد المشاروعات بحيث لا يتأثر العمل بإجازته.
- تنظم عملية تفويض المهام.
- تعزز إنتاجية الموظفين.
- توفّر التكاليف من خلال تجنُّب الرسوم والغرامات المحتملة.
- توفّر الوقت عبر تخفيض ساعات العمل التي تخصَّص للجدولة وتخصيصها لمهام أخرى.
برامج جدولة الموظفين
يوجد حالياً العديد من البرمجيات التي يمكن استخدامها للمساعدة على جدولة الموظفين ومنها مايكروسوفت شيفت (Microsoft Shifts)، ووين آي وورك (When I Work)، وتساعد هذه البرامج على معرفة أسماء الموظفين في الورديات من خلال استخدام التطبيقات؛ كما أنها تمكّن من إنشاء جداول الموظفين بسرعة.
نصائح لتنظيم عمل الموظفين
يمكن لتنظيم عمل الموظفين تعزيز إنتاجية الموظفين وتخفيف التوتر والتشتت في العمل، ويقدم مقال “7 نصائح إلى القادة لمساعدة موظفيهم على العمل بتركيز أعلى” المنشور في هارفارد بزنس ريفيو مجموعة نصائح لتحقيق ذلك وهي:
- اختر أفضل قنوات التواصل واشرحها لهم.
- شجعهم على قول “لا” دون خوف من خلال جعل كلمة “لا” طبيعية عبر خلق بيئة آمنة للموظفين للتعبير عن الضغط الشديد الذي يعانونه، وقابل هذا السلوك بردود مدروسة.
- اجعل الاجتماعات ذات قيمة من خلال تعزيز احترام منظم الاجتماع لوقت باقي الموظفين ومساعدة الموظفين على التركيز من خلال السماح لهم برفض الاجتماعات التي لا أهمية لها.
- عزز الإنتاجية الهادفة من خلال سؤال الموظف عما إذا كان لديه الوقت والفرصة للقيام بالعمل الذي تحتاج إليه أو إذا كان يرغب بالقيام به مثلاً، فربما هو بحاجة إلى المساعدة في تحديد أولويات قوائم المهام الخاصة به أو ربما يتم دفعه إلى مشروعات ومهام جانبية.
- أضفِ طابعاً رسمياً على التركيز من خلال تحديد وقت خلال أسبوع أو يوم العمل للتركيز يُمنع التواصل فيها مع الموظف أو جدولة اجتماعات معه.
- احترم الحدود؛ إذ يجب على القائد احترام حدود الوقت المخصص للتركيز لأن تجاوزه سيشجع الآخرين على ذلك.
اقرأ أيضاً: