شارك
الرئيسيةما مفهوم التنظيم الإداري؟
التنظيم الإداري (Management Organizing): الوظيفة الثانية من وظائف الإدارة الخمسة، والتي تقوم على تنسيق الجهود والعلاقات بين مختلف الأنشطة والمستويات الإدارية والوظيفية في المؤسسة.
مبادئ التنظيم الإداري
يمكن حصر مبادئ التنظيم فيما يلي:
- مبدأ الهدف.
- مبدأ الوظيفة.
- مبدأ التخصص وتقسيم العمل.
- مبدأ وحدة الأمر.
- مبدأ نطاق الإشراف.
- مبدأ تكافؤ السلطة والمسؤولية.
- مبدأ المركزية واللامركزية.
- مبدأ التفويض.
- مبدأ التنسيق.
- مبدأ التوازن والمرونة.
خصائص التنظيم الإداري
يمتلك التنظيم الإداري الفعال خصائص عدة، من أبرزها:
- يُعنى التنظيم بتحديد الأعمال الواجب القيام بها لتحقيق الأهداف المسطرة، وتصنيف أنواع المهام وتحديد المجموعات التي ستؤديها وتقسيمها إلى وحدات إدارية، وتفويض المهام مع إعطاء السلطة الملائمة وتقسيم مستويات اتخاذ القرارات.
- من خلال التنظيم الإداري الفعال، فإن كل فرد في المؤسسة يعلم جيداً دوره ومهامه ومسؤولياته ويفهم جميع العاملين التقسيم التنظيمي وحدود وأنواع السلطات في الهيكل التنظيمي.
- يستلزم التنظيم الصحيح إلغاء الفوضى من خلال تنسيق بيئة العمل وإزالة معوقات العمل وتعزيز الروابط بين وحدات العمل المختلفة وأساليب التفاعل بين العاملين.
- تتطور العلاقات الرسمية بين المستويات التنظيمية العليا والدنيا من خلال الهيكل التنظيمي الذي يسهل ذلك ويسمح بنقل الأوامر والاتصال التنظيمي بفعالية.
أنواع التنظيم الإداري
ينقسم التنظيم الإداري إلى نوعين رئيسيين وهما:
- التنظيم الرسمي: يدرس عملية التنظيم الإداري بطريقة رسمية، وذلك عبر وضع الهياكل التنظيمية والهياكل والقوانين، ويُقسم هذا النوع من التصنيف إلى ثلاث فئات وهي: التنظيم الرأسي الشائع استخدامه في التنظيم العسكري وتتحرك السلطة وفقاً له من المستوى الأعلى إلى الأدنى مباشرة على نحو متصل. والتنظيم الوظيفي الذي يتمحور حول التركيز في الوظائف ضمن الشركة، إذ تمتاز كل وحدة إدارية بنشاط مخصص. والتنظيم الرأسي الوظيفي الذي يجمع بين التنظيمين السابقين متضمناً مزاياهما ومتجنباً سلبيات كل تنظيم، إذ يدمج السلطة الرسمية الموكّلة بإدارة العمل، والسلطة الاستشارية التي تزود أصحاب السلطة بالآراء.
- التنظيم غير الرسمي: تنظيم يمتاز بعدم امتثاله لقوانين أو قواعد معينة في الوصول غلى الأهداف التي يسعى إليها، وينشأ عادة بسبب وجود علاقات شخصية تجمع أعضاء المهنة الواحدة.
التحديات التي تواجه التنظيم الإداري
يعترض التنظيم الإدارية مجموعة تحديات مختلفة ومن أمثلتها:
- ضعف التواصل في الشركة الذي ينتج عنه الفشل في تحقيق العديد من الأمور مثل إحداث التغيير في المؤسسة أو إنجاز المهام بالطريقة المرجوة وغير ذلك.
- ارتفاع معدل دوران العمالة الذي يعتبر مؤشراً على وجود خلل في الأداء الإداري للشركة إذا كان المعدل مرتفعاً.
- عدم تبادل الملاحظات والآراء بين المدراء والموظفين التي تساعد في تحسين الشركة.
أهمية التنظيم الإداري في المؤسسات
يستمد التنظيم الإداري أهميته من أنه يساعد على تسهيل عملية التتبع والمساءلة في المؤسسات كما أنه يساعد على تقليل الهدر من خلال تحديد الموارد المتاحة للنمو بدقة، ويزيد إنتاجية الأفراد من خلال منحهم صورة واضحة عن الأهداف المرجوة من مهماتهم.
ما أنواع الهياكل التنظيمية؟
بصفة عامة، يوجد العديد من الهياكل التنظيمية وأبرزها استخداماً في المؤسسات الآتي:
- الهيكل الوظيفي (Functional Structure): يقوم هذا النوع من الهياكل التنظيمية على تقسيم المؤسسة على أساس تخصص القوى العاملة مع التدرج من المناصب التي تحمل أعلى مقدار من المسؤولية إلى الأقل.
- الهيكل التقسيمي أو المتعدد الأقسام (Divisional or Multidivisional Structure): غالباً ما تستخدم الشركات الكبيرة هذا النوع من الهياكل وعلى أساسه يكون لكل قسم فريق تسويق أو فريق مالي خاص به، وتندرج ضمن هذا النوع أنواع فرعية تتمثل في التقسيم على أساس المنتج أو السوق أو المشروع أو التقسيم على أساس المنطقة الجغرافية.
- الهيكل القائم على أساس الفريق (Team-Based Structure): تكون في هذا الهيكل عدة فرق لكل منها قائد؛ مثل فرق سكرام، ويستهدف تعزيز عملية حل المشكلات وسيطرة أعضاء الفريق.
- الهيكل المسطح (Flat Structure): يكون ترتيباً هرمياً مسطحاً ويناسب الشركات الناشئة أو الشركات التي لا يتضمن عملها درجة عالية من التعقيد.
كيف يمكن تحسين الأداء التنظيمي؟
تتطلب عملية تحسين الأداء التنظيمي اتخاذ مجموعة من الإجراءات؛ ومنها:
- ضمان امتلاك الموظفين صورة واضحة عن غاية الشركة وتوضيح مقدار إسهام كل موظف منهم في تحقيق هذه الغاية.
- توفير التقييمات الدورية للموظفين بما يعزز أداءهم لمهماتهم؛ إذ يصبح بمقدورهم معرفة نقاط الضعف لديهم وتطويرها.
- توفير نظام يقدم المكافآت والترقيات بحيث يضمن استمرار وجود الحافز لدى الموظفين.
ما أفضل الطرائق لإدارة التغيير داخل المؤسسات؟
حسب مقال “سر قيادة التغيير التنظيمي هو التعاطف” المنشور في هارفارد بزنس ريفيو؛ تُظهر الدراسات حول قيادة التغيير التنظيمي أن القادة عبر مجلس الإدارة يتفقون على أنه إذا كنت ترغب في قيادة تحول ناجح، يكون التواصل مع إبداء التعاطف أمراً بالغ الأهمية.
كيف يمكن التعامل مع التحديات الثقافية في التنظيم؟
أظهر مقال “بحث: كيف تؤثر الاختلافات الثقافية في فرق العمل العابرة للحدود؟” المنشور في هارفارد بزنس ريفيو، أن عوامل العمر أو النوع الاجتماعي أو الاختلافات العرقية قادرة على تعقيد التفاعلات بين أفراد الفريق. ويقترح المقال استراتيجيتين للتغلب على أي تحديات قد تواجه المؤسسات التي يوجد فيها تنوع ثقافي تتمثل في الآتي:
- أولاً، من أجل تخفيض الآثار السلبية للتنوع الشخصي، يجب على الشركات تطبيق برنامج تدريب يهدف للتوعية بشأن تنوع الثقافات والتواصل بينها من أجل تحسين الذكاء الثقافي لدى أفراد الفرق وزيادة اهتمامهم بالعمل مع موظفين من دول أخرى. ستكون البرامج والسياسات التي تحدّ من التعصب والصور النمطية وتعزز التفاعل الودود بين أفراد الفريق المتنوعين مفيدة في أي فريق متنوع. وسيكون التدريب الإضافي على أدوات التواصل والعمل التعاوني عبر الإنترنت مفيداً جداً لفرق العمل الافتراضية الدولية.
- ثانياً، لن يكون بإمكان التنوع في ظروف العمل تعزيز الإبداع والابتكار بصورة كاملة إلا عندما يتمكن أفراد الفريق من تبادل الأفكار والمعارف بحرية تامة. وبناء على ذلك، يجب أن يعزز تصميم العمل مثل هذه التفاعلات، ويوفر فرصاً لتبادل الأفكار والتقييمات والمناقشات الودية، فضلاً عن النقد واختلاف الآراء البنّاءين. يتمتع الموظفون الذين ينخرطون في عدة ثقافات بقيمة كبيرة في الفرق التي تتسم بالتنوع الثقافي، إذ يمكنهم بناء جسر بين أفرادها.
كيف يمكن قياس الأداء التنظيمي على نحو فعّال؟
يوجد العديد من المقاييس التي يمكن استخدامها من أجل تتبع الأداء التنظيمي؛ ومنها صافي أرباح الشركة، وصافي مبيعاتها، وعدد العملاء الجدد، ومدد تصنيع المنتجات وغيرها من المقاييس.
اقرأ أيضاً: