شارك
الرئيسيةما هو المسؤول الإداري؟
مسؤول إداري (Administrator): هو الموظف مسؤول عن تأدية مجموعة من المهام التي تساعد في إدارة الشركة بفعالية، كما يتعاون مع مختلف الأفراد وفرق العمل ويسهر على تقديم الدعم الملائم لهم.
يتولى المسؤول الإداري عدة مهام منها الرد على المكالمات الواردة، وتلقي الرسائل، والتعامل مع استفسارات البريد الإلكتروني، وإدارة المكتب العام مثل طلب الأدوات المكتبية، وتنظيم السفر والإقامة للموظفين والعملاء، وترتيب الأحداث الداخلية والخارجية.
من غير الضروري أن يكون المسؤول الإداري حاصلاً على شهادة تعليمية عالية، إلا أن بعض الشركات تفضل توظيف خريجي الجامعات، ومن الممكن الاستعاضة عن البكالوريوس بدورات تأهيلية.
مهام المسؤول الإداري ومسؤولياته
يتولى المسؤول الإداري العديد من المهام؛ ومنها ما له صلة بالبيانات والتقارير مثل إدارة البيانات في التقارير والحفاظ على هذه التقارير أو أي سجلات لها صلة بالعمل، إضافة إلى أنه يُعد مسؤولاً عن تنظيم الاجتماعات والفعاليات وجدولتها وتفويض المسؤوليات وبعض المهام الإشرافية للموظفين الآخرين.
مهارات المسؤول الإداري
يجب أن يتمتع المسؤول الإداري بمجموعة من المهارات ومنها:
- مهارات التواصل (Communication skills): والتي تشمل التحدث بطريقة مناسبة مع مجموعة واسعة من الأشخاص مع الحفاظ على اتصال جيد بالعين، وإظهار مجموعة متنوعة من المفردات، والاستماع بفعالية، وتقديم الأفكار بطريقة ملائمة، والكتابة بوضوح ودقة، والعمل على نحو جيد ضمن الفريق.
- مهارات التفاوض (Negotiation skills): والتفاوض هو نقاش وتفاعل يهدف إلى حل مشكلة ما أو تحقيق هدف بطريقة ترضي الأطراف جميعهم، ويتضمن قائمة رسمية بالأهداف المراد تحقيقها أو المشكلات المطلوب حلها، وبنوداً مرتبة ستتم مناقشتها، ويمكن أن تكون أهداف التفاوض واضحة صريحة أو ضمنية وغير صريحة.
- مهارات إدارة الوقت (Time management skills): إذ تساعد القدرة على إدارة الوقت في ضبط الوقت وإنجاز المهام في فترة زمنية أقصر.
كيف تصبح مساعداً إدارياً ناجحاً؟
يتطلب ذلك بذل الجهد لتعزيز المهارات من إدارة للوقت إلى تحسين القدرة على التواصل والتفاوض، فضلاً عن فائدة تعلم التقنيات التي تساعد على ترتيب الأولويات، إضافة إلى أهمية المرونة والانتباه إلى التفاصيل والتنظيم.
اقرأ أيضاً: