جدولة المهام Task Scheduling

1 دقيقة

ما معنى جدولة المهام؟

جدولة المهام (Task Scheduling): مصطلح يُستخدم في عالم الأعمال ويشير إلى إحدى الخطوات التي تنفذ في عملية إدارة المشروعات، ويُقصد بها إيجاد التوزيع الأمثل للأنشطة وتواريخ التسليمات ضمن المشروع.

كيفية جدولة المهام

تتضمن عملية جدولة المهام مجموعة من الخطوات تتمثل في الآتي:

  • جمع المعلومات عن المشروع: وتتمثل هذه المعلومات مثل الموارد المالية والبشرية المتاحة، والأولويات الخاصة بالمشروع والتسليمات.
  • جمع المعلومات عن الموظفين: تفضيلات الموظفين والإجازات التي يرغبون في أخذها ومقدار المرونة التي يرغب بها الموظفون.
  • إسناد المهام: ويُقصد بهذه الخطوة تحديد الموظف المسؤول عن مهمة محددة وتقديم الدعم اللازم من أجل تنفيذها؛ الذي يتمثل في إمداده بالمواد المفيدة لأدائه سواء من المعلومات أو المصادر، وتوضيح توقعات الأداء لهذه المهمة.

فوائد جدولة المهام

تتسم جدولة المهام بمجموعة من الفوائد؛ منها الآتي:

  • تساعد على تحقيق الأهداف وذلك من خلال تحديد أولويات المهام للموظفين فيعرفون ما هي المهام التي تعد أكثر أهمية من غيرها وتتطلب تنفيذاً بما يسهم في تحقيق أقصى استفادة من وقتهم ومواردهم.
  • تسهّل التعامل مع المهام اليومية من خلال خلق روتين يعزز التنظيم ويجعل الأولويات واضحة بما يعزز استهلاك الوقت.
  • تعزز الشفافية بخصوص المدة الزمنية التي تستغرقها المهام.
  • تعزز كفاءة تنفيذ المهام من خلال المساعدة على معرفة المهام التي تتطلب تركيزاً أكثر من غيرها.
  • توقع المعوقات التي قد تحد من كفاءة تنفيذ المهام  بما يُبقي الموظفين مرنين في تنفيذ المهام ويحضرون أنفسهم للتعامل مع التحديات.

مقالات قد تهمك:

نصائح لجدولة المهام

يوجد العديد من النصائح التي يساعد اتباعها على تحسين عملية جدولة المهام؛ منها الآتي:

  • تقسيم المهمة إلى مهام صغيرة، ثم تقسيم المهام الصغيرة إلى مهام أصغر دون الخلط بين المهام والأهداف أو المشروعات.
  • استخدام أفعال محددة وإدراج أكبر قدر ممكن من التفاصيل.
  • تحديد إنجاز المهام حسب الأولوية.
  • الاستعانة بالبرامج والتطبيقات التي تساعد في عملية إدارة المهام.

اقرأ أيضاً: