شارك
الرئيسية
2 دقيقةما معنى تصميم سير العمل؟
تصميم سير العمل (Workflow Design): مصطلح يُستخدم في عالم الأعمال ويشير إلى عملية التخطيط لآلية تسلسل المهام والإجراءات بما يساعد على اكتمال المشروع أو تقديم منتج أو خدمة معينة.
بدأ استخدام المعاني الخاصة بمصطلح تصميم سير العمل مبكراً مع ظهور خبراء الإدارة أمثال فريدريك تايلور وهنري فورد؛ لكن مصطلح "سير العمل" لم يُستخدم على هذا النحو خلال حيواتهم؛ حيث ظهر في عام 1921 مصطلح "تدفق العمل" في مجلة هندسة السكك الحديد، ثم في ثمانينيات القرن الفائت بدأ الاستخدام الشائع للنظريات الإدارية التي من شأنها تحسين سير العمل في الشركات؛ مثل إدارة الجودة الشاملة ونظام معايير سيغما.
إنشاء مخطط سير العمل
تتطلب عملية التخطيط لسير العمل مجموعة من الخطوات تتمثل في الآتي:
- اتخاذ القرار بشأن المهام والإجراءات التي سيتم تضمينها في العمل والتي تساعد على الوصول إلى الهدف، وتتطلب هذه الخطوة إجراء مناقشات مع كل المشاركين في العمل من أجل جمع جميع المعلومات والتفاصيل.
- الغوص في تفاصيل المهام والتوضيح ضمن مخطط سير العمل كيفية ارتباط هذه المهام بعضها ببعض؛ ما يجعل القائمين على العمل يفهمون مدى تأثير مهامهم في مهام الآخرين ومدى تأثر العمل ككل بتنفيذهم لمهامهم، وعلى الرغم من أن بعض المهام قد يرتبط بمهام أخرى، فمن جهة أخرى يمكن أن يكون هناك بعض المهام الذي لا يرتبط بغيره أبداً.
- توضيح الهدف الرئيس من كل مهمة وتوضيح تفاصيله للقائمين عليه.
- وضع احتمالات أخرى لمسارات العمل الفرعية التي يمكن للمشاركين بالعمل اتباعها إذا ما رغبوا أو اضطروا إلى فعلها.
- إجراء تقييم مستمر لآلية سير العمل واتخاذ القرارات بشأن الإجراءات والتعديلات التي تحتاج إليها.
مقالات قد تهمك:
فوائد تصميم سير العمل الجيد
يحقق تصميم العمل الجيد العديد من الفوائد؛ منها الآتي:
- تضمن اتساق عمل الفريق وتضمن عدم تعارض المهام أو الإجراءات التي ينفذها أعضاء الفريق.
- توفير الوقت وخفض مدة تنفيذ المهام حتى لا تأخذ وقتاً أكثر مما هو مطلوب.
- ضمان وصول التسليمات في المواعيد المحددة.
- ضمان أعلى قدر من جودة المهام والإجراءات إضافة للدقة في أدائها.
- تسهيل عملية المساءلة ومعرفة كل شخص مسؤول عن المهام وبالتالي تحسين إنتاجية الفريق وتقليل الأخطاء قدر الإمكان.
كيفية تحليل سير العمل
يمكن تحليل سير العمل من خلال إجراء دراسة للطريقة التي تتحرك بها البيانات والمعلومات والأشخاص المرتبطون بعملية ما في الشركة، وإجراء عملية فحص للشركة تُحدَّد من خلالها نقاط القوة والضعف، بما يمكّن الإدارات في الشركات من إجراء التغييرات اللازمة.
اقرأ أيضاً: