التخطيط للفعاليات Event Planning

ما معنى التخطيط للفعاليات؟

التخطيط للفعاليات (Event Planning): إحدى خطوات إدارة الفعاليات ويشير إلى عملية التحضير لحدث معين بدأ من العصف الذهني للحدث والغرض منه وإعداد ميزانيته ثم تحديد مكانه وتاريخه.

كيفية التخطيط للفعاليات

تتطلب عملية التخطيط للفعاليات تنفيذ مجموعة من الخطوات تتمثل في الآتي:

  • إجراء العصف الذهني لاختيار موضوع الحدث والديكورات.
  • تحديد مكان الحدث وتنفيذ إجراءات الحجز.
  • التخطيط لقائمة خيارات الأطعمة أو المشروبات التي ستُقدم ضمن الحدث وشراء كل ما هو مطلوب لذلك.
  • تنظيم ترتيبات السفر لحضور الحدث.
  • تأمين كل المعدات السمعية والبصرية.
  • تحضير الدعوات لحضور الحدث.

الفرق بين التخطيط للفعاليات وإدارة الفعاليات

يتمثل الاختلاف بين التخطيط للفعاليات وإدارتها في أن عملية إدارة الفعاليات تتضمن عدة جوانب منها التخطيط للحدث بالإضافة إلى كل من التسويق وتسجيل الضيوف.

كيفية إدارة الفعاليات

تتطلب عملية إدارة الفعاليات تنفيذ مجموعة إجراءات تتمثل في:

  • التخطيط للحدث.
  • التسويق للحدث والترويج له.
  • إعداد استمارات الاشتراك بالحدث وإرسالها إلى المدعوين والتعامل مع التذاكر وعمليات التسجيل.
  • وضع خطط التعامل مع حالات الطوارئ خلال الحدث.
  • إدارة الموظفين المسؤولين عن الحدث.

فوائد الفعاليات

تستفيد الشركات من الفعاليات التي تقيمها فيما يسمى التسويق بالفعاليات؛ وهو أسلوب تسويقي يقوم على التواصل المباشر مع الزبائن المحتملين وجهاً لوجه ضمن فعاليات خاصة كالحفلات الموسيقية والمعارض والمباريات الرياضية وغيرها من التظاهرات.

تستخدم الشركات الفعاليات الترفيهية بشكل خاص (العروض السينمائية والمسرحية والغنائية وعروض السيرك وغيرها) للتواصل المباشر مع الزبائن وتقديم أدوات ترويجية لهم مثل القمصان والأقلام والأكواب وغيرها من الأدوات التي تحمل العلامة التجارية، مقابل حصولها على شيء ما منهم مثل بيانات اتصال أو عناوين بريدية أو بريد إلكتروني.

من المهم أن يكون ما تقدمه الشركة في تسويقها في أثناء الفعاليات يحمل قيمة ما للزبون، مثل تقديم خصم سعري أو عيّنات مجانية، وذلك حتى يشعر الزبون المحتمل بإضافة ما وليس مجرد حضوره عرضاً ترويجياً مباشراً.

أنواع الفعاليات في عالم الأعمال

يوجد العديد من أنواع الفعاليات التي يمكن إقامتها في عالم الأعمال ومنها:

  • المعارض التجارية: تستهدف الشركات في هذا النوع من الفعاليات عرض منتجاتها وخدماتها على جمهور محدد ترسل لهم الدعوات لحضورها.
  • المؤتمرات والندوات: بصفة عامة، فإن المؤتمرات تستمر أياماً أو أسابيع، في المقابل تستمر الندوات ساعات فقط.
  • حفلات الأعياد: تساعد هذه الحفلات الشركات في إظهار التقدير للموظفين. 
  • فعاليات التقدير: مثل دعوة الموظفين إلى عشاء أو رحلة ما.
  • حفلة إطلاق منتج أو خدمة جديدة.