شارك
الرئيسية
1 دقيقةماذا يعني إضفاء الطابع الرسمي؟
إضفاء الطابع الرسمي (Formalization): مصطلح يُستخدم في عالم الأعمال ويشير إلى أحد الأبعاد الرئيسة للتصميم التنظيمي؛ الذي يتمحور حول وضع المؤسسات قواعدَ ولوائحَ وسياساتٍ رسميةً تحكم سلوك الموظفين. وكلما كانت المؤسسة تُلزم موظفيها بالكثير من القواعد واللوائح، كانت رسمية أكثر من المؤسسات التي لا تفرض الكثير من القواعد واللوائح.
مثال لإضفاء الطابع الرسمي
من أمثلة إضفاء الطابع الرسمي أن تطبق إحدى شركات النشر قواعدَ ولوائحَ تحدد طريقة قبول المقالات ومعاييرها، والقواعد التي يجب تطبيقها على المقالات، وغير ذلك من التفاصيل، وآلية استلام أفكار المقالات وتقييمها؛ وبذلك تكون أكثر رسمية في التعامل من باقي الشركات التي قد لا تكون لديها آلية محددة وواضحة لقبول المقالات.
إيجابيات إضفاء الطابع الرسمي وسلبياته
يوفر إضفاء الطابع الرسمي للمنظمات احتمالية أكبر للحصول على اتساق في عملية صنع القرار على مستوياتها كافةً، علاوة على أنه وسيلة تساعد على ضبط المنتج النهائي أو الخدمة التي سيحصل عليها العمل من خلال ضمان أن الموظفين جميعهم يتصرفون وفق الإجراءات والقواعد التي تقبلها المؤسسة وتتأكد من أنها مناسبة.
وعلى الرغم من إيجابيات إضفاء الطابع الرسمي، فإنه ينطوي على بعض السلبيات التي تنعكس على المحورين الآتيين:
- تأثير الطابع الرسمي في الموظفين: قد يترافق إضفاء الطابع الرسمي على المؤسسة مع تراجع في رضا الموظفين عن العمل بسبب عدم تحفيز الموظفين لمعرفة الإجابات الأفضل في مجال عملهم وحصولهم على إجابة جاهزة من اللوائح، إضافة إلى أنه قد يقلل قدرة الموظفين على الابتكار، خاصة إذا كانت لم تكن القواعد متجددة ولا تأخذ بعين الاعتبار التغييرات في مجال العمل.
- تأثير الطابع الرسمي في سير العمل: إن وجود قواعد ولوائح ثابتة وصارمة تفرض تسلسلاً معيناً قد يسبب تأخراً في اتخاذ إجراءات العمل حتى تُعرَض على الموظفين جميعهم حسب التسلسل الهرمي. من ناحية أخرى، قد لا تكون القواعد صحيحة دائماً؛ إذ قد تكون أفكار أخرى أصح في حالات محددة وتحقق نتيجة أفضل من حيث كسب العميل.
اقرأ أيضاً: