إسناد المهمة Task Assignment

2 دقيقة

ما معنى إسناد المهمة؟

إسناد المهمة (Task Assignment): مصطلح يستخدم في الموارد البشرية ويشير إلى العملية التي تساعد في تحديد الموظف المسؤول عن مهمة محددة وتقديم الدعم اللازم من أجل تنفيذها، الذي يتمثل في إمداده بالمواد المفيدة في أدائه سواء المعلومات أو المصادر وتوضيح توقعات الأداء لهذه المهمة.

كيفية إسناد المهمة

تتضمن عملية إسناد المهام مجموعة من الخطوات منها الآتي:

  • تحديد الهدف المراد تحقيقه من المهمة وتوضيح هذا الهدف بحيث يمكن للموظف الذي يتولى المهام فهم متى ارتباط مهمته بتحقيق هذا الهدف.
  • تعيين المهمة للموظف بناءً على مهاراته ونقاط ضعفه وقوته.
  • التواصل مع الموظف الذي أسندت إليه المهمة والتأكد إن كان لديه تعليق بخصوص المهام وتعديلات يرغب في إدخالها.
  • تقديم التدريب ورفد الموظف بالمصادر والمعلومات وأي أدوات تفيده بتنفيذ المهمة.
  • متابعة الأداء وعملية تنفيذ المهمة والنتائج المحققة ومراقبتها.

مثال على إسناد المهمة

على سبيل المثال؛ لدى إحدى الشركات هدف في تحقيق المزيد من المبيعات لمنتجاتها من خلال تحسين عملية التسويق للمنتجات التي تقدمها لذلك ستوكل عدة مهام للموظفين لديها من أجل تنفيذ هذا الهدف، ومن المهام، وضع الميزانية وقد تتطلب هذه المهمة تعاوناً بين موظف من قسم التسويق وموظفاً آخر من قسم المالية، إضافة إلى أنها تتطلب تنفيذ مهام أخرى منها وضع الخطة الخاصة بالتسويق والمحتوى المكتوب وغير ذلك.

نصائح تساعد في عملية إسناد المهام

يوجد العديد من النصائح التي تساعد في إسناد المهام للموظفين، ومنها الآتي:

  • إجراء تحليل للموظفين ما يوفر فهماً لقيمة كل موظف بالنسبة للشركة وما يمكنه تقديمه، وبالتالي فإن ذلك يساعد بتسريع اتخاذ القرار بشأن الأشخاص الذين يتولون المهام.
  • المحافظة على التواصل المستمر مع أعضاء الفريق والحصول على التعليقات والآراء والملاحظات بخصوص المهام الموكلة.
  • تحفيز الموظفين ويمكن أن يكون من خلال تشجيعهم وتقديم الدعم لهم ومن غير الضروري أن يكون مادياً.
  • عقد اجتماعات دورية مع أعضاء الفريق.

 إدارة المهام

تعد إدارة المهام عملية متابعة مهام أو مهمة ما منذ البدء بها وحتى إنجازها بما يتضمن اتخاذ القرارات المرتبطة بها. قد يكون منفذ المهام موظفاً فقط أو فريقاً كاملاً، وقد تكون هذه المهام دون مواعيد نهائية. يقترح مقال “كيف تساعد فريقك على إدارة المهام المزعجة؟” المنشور على هارفارد بزنس ريفيو إجراءات تمكّن المدراء من مساعدة الفريق على إدارة المهام، وبخاصة المزعجة منها، وهي:

  • فرض قيود زمنية على أداء المهام.
  • إغراء الموظفين بالأعمال التي تجذبهم.
  • التهديد بالعواقب التي تنتج من عدم تنفيذ المهام.
  • تذكير الموظف بأن الإيجابية وتولي المهام المملة سيقود إلى الترقية.
  • على المدير إظهار المهام المملة التي يقوم بها ليكون قدوة لموظفيه.

اقرأ أيضاً: